Haben Sie auch schon davon gehört oder ist es Ihnen als neue Lösung für Ihre ITK Umgebung angeboten worden? In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, was ein Softphone ist, was es kann und welche Vor- oder Nachteile es Ihnen bietet. Wir erklären Ihnen, warum es sich um kein “normales” Telefon handelt und zeigen, ob es zu Ihnen und Ihrer Firma passt.
Noch nie von einem Softphone gehört?
Ein Softphone ist – wie der Name schon verrät – “soft” und damit kein physisch greifbares Telefon, das Sie praktisch in die Hand nehmen müssen. Vielmehr handelt es sich um eine Software, die das Telefonieren über VoIP ermöglicht. Mit dieser Technologie können sowohl Sprach- als auch Videoanrufe über das Internet getätigt werden.
Gleichzeitig schließt die Nutzung eines Softphones das Telefonieren über ein Tischtelefon in keiner Weise aus. Vielmehr können beide Optionen sich ergänzen. Das SIP Protokoll stellt sicher, dass eine Verbindung zustande kommt und die jeweiligen Sprachdaten werden dann mittels RTP Protokoll übermittelt.
Möchten Sie ein Softphone nutzen, muss dieses lediglich auf Ihrem Endgerät (Laptop, Computer, Smartphone oder Tablet) installiert werden. Einmal startklar, können Sie dann sowohl Anrufe tätigen als auch empfangen. Um eine gute Tonqualität zu gewährleisten, wird es in Verbindung mit einem Headset verwendet. In der Basisversion sind viele Softphones sogar kostenlos.
So ist ein Softphone aufgebaut
Im Grunde gleicht die Oberfläche grafisch der eines normalen Telefons mit einem Ziffernblock zur Eingabe einer Telefonnummer und weiteren Bedienelementen, um Funktionen zu aktivieren. Codecs codieren analoge und digitale Daten. Über eine Liste können Sie Ihre Kontakte einfach auswählen und verwalten.
Die Funktionen können variieren, sind aber in der Regel mindestens diese:
- Telefonie (Sprach- und Video-Anrufe)
- Anklopfen
- Anrufe halten
- Erweiterungen wie Chats, Bildschirme teilen, Anwesenheit, CRM-Integration
- uvm.
In wenigen Steps für Sie einsatzbereit
Möchten Sie auf ein Softphone umsteigen oder Ihre Telefonanlage einfach nur erweitern, können Sie schon in wenigen Schritten alles startklar machen. Das müssen Sie dafür tun:
- Softphone direkt über eine Browser Extension/per Webclient aufrufen oder als Software downloaden und installieren: Zum Beispiel auf Ihrem Windows-, macOS- oder Linux Betriebssystem.
- Anmelden und konfigurieren: Die Einrichtung ist einfach und läuft nahezu automatisch ab.
- Nummer wählen und los: Legen Sie gleich los und rufen Sie Ihren ersten Kunden über das Softphone an. Wählen Sie eine Nummer aus Ihrem Adressbuch oder über das Nummernfeld der Benutzeroberfläche.
Vor- und Nachteile
Welche Vor- oder gar Nachteile können Ihnen nun entstehen, wenn Sie sich für die Nutzung von Softphones in Ihrem Unternehmen entscheiden? Die wichtigsten Punkte haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst.
Vorteile
- Kostenersparnis, da keine teure Hardware gekauft werden muss
- Ortsunabhängig und überall über Ihre Geschäftsnummer erreichbar – egal ob im Büro, Home Office oder unterwegs
- Je nach Anbieter direkt über eine Browser Erweiterung verfügbar, wie zum Beispiel beim 3CX Softphone
- Immer Up-to-Date
- Keine zusätzlichen Kosten
- Bessere Skalierbarkeit Ihrer TK-Anlage durch das beliebige Hinzufügen oder Löschen von Nebenstellen (besonders gut bei Call-Centern)
- Anrufüberwachung in Echtzeit
- Kostenlose Basisversionen verfügbar
- Aufzeichnung von Anrufen für Schulungszwecke nutzen
- Mehr Funktionen als herkömmliche Telefone
Nachteile
- Abhängig von einer stabilen Internetverbindung: Fällt diese einmal aus, können Sie auch keine Anrufe mehr empfangen oder tätigen.
- Softphones können zu einem erhöhten Energieverbrauch Ihres Endgeräts führen, da die App im Hintergrund läuft und Strom verbraucht.
- Das Gerät muss eingeschaltet sein, damit Sie erreichbar sind.
- Es ist ein Headset mit Mikrofon notwendig, wenn Sie kein normales VoIP-Telefon verwenden.
- Interferenzen: Andere Anwendungen können die Funktionen des Softphones möglicherweise stören (Ihre Firewall könnte es zum Beispiel blockieren und Anrufe können nicht eingehen).
- Die Zuverlässigkeit gegenüber VoIP Hardphones ist mitunter geringer: Sie müssen abwägen, was für Sie und Ihr Business am sinnvollsten ist.
In der Praxis könnte das so aussehen
Im Business können Sie Ihr Softphone ganz einfach als SIP Client installieren und starten. Verbinden Sie Ihr Gerät mit einem Headset und legen Sie los. Verwenden Sie es als App über Ihr Mobiltelefon, ist nichts weiter zu tun. Sie können Anrufe ganz wie gewohnt über Ihren Lautsprecher und das integrierte Mikrofon tätigen und beantworten.
Für wen eignet sich ein Softphone?
Über die positiven und negativen Aspekte eines Softphones haben Sie nun gelesen. Stellt sich die Frage, ob die Nutzung zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt oder nicht. Besonders eignen sich Softphones für Start-Up Unternehmen, die noch über kein großes Budget verfügen, mit dem sie teure Hardware anschaffen können. Aber auch für Betriebe mit vielen Mitarbeitern, die häufig telefonieren, sind Softphones eine profitable Alternative zum herkömmlichen Telefon. Bei der Funktionalität müssen keinerlei Abstriche gemacht werden.
Ebenso kann der Einsatz von Softphones jedem Außendienstmitarbeiter oder Freiberufler empfohlen werden, der viel unterwegs ist und trotzdem gern über seine Büronummer erreichbar sein möchte und muss. Genauso verhält es sich mit Kollegen, die im Home Office tätig sind. Schichtbetriebe mit häufigem Mitarbeiterwechsel können von dem flexiblen Hinzufügen und Löschen oder Aktivieren und Deaktivieren von Nebenstellen nur profitieren. Verwenden Sie das Softphone auf Ihrem Smartphone haben Sie quasi zusätzlich zu Ihrer Handynummer immer auch Ihre Nebenstelle mit dabei, und das ganz egal, wo Sie gerade sind.
Für alle Bereiche gilt, dass lediglich die Internetverbindung durchgehend sichergestellt werden muss. Außerdem sollten die Endgeräte funktionsfähig sein und die Akkus geladen.
Zusammengefasst heißt das
Egal, ob unterwegs, aus dem Home Office oder direkt aus der Firma: Mit einem Softphone können Sie ganz unkompliziert von überall aus mit Ihrer Büronummer telefonieren und für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar sein. Dafür benötigen Sie kein großes Kapital und Sie haben kaum Aufwand bei der Einrichtung. Trotzdem kann es zu Einschränkungen kommen, wenn Ihre Verbindung zum Internet gestört wird oder die Hardware nicht mitspielt.
Sind Sie noch unsicher, was Sie davon halten sollten? Gerne können Sie sich von unseren Consultants beraten lassen, welche Telefonie Lösung für Sie am besten geeignet ist und ob das Softphone dazugehört. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine Nachricht!
