Virtuelle Team Meetings richtig planen

Wofür virtuelle Team Meetings?

Virtuelle Team Meetings gewinnen nicht nur in Zeiten von Corona an Bedeutung. Online Team Sitzungen sind aus dem Unternehmensalltag der meisten Firmen aktuell nicht mehr wegzudenken. Ohne sie wäre es sehr viel schwieriger, dauerhaft und über räumliche Entfernungen hinweg produktiv zusammenzuarbeiten. Sie bieten die Möglichkeit, völlig unabhängig von Ort und Zeit mit Kollegen, Geschäftspartnern und Vorgesetzten zu kommunizieren – und das sogar über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.

Sie sind nicht nur eine begrenzte Ausweich- oder Notfalllösung, sondern bergen das große Potenzial in sich, die Geschäftswelt von morgen nachhaltig und digital zu verändern. Denn digitales Denken und Handeln steht schon seit langem immer mehr im Fokus! Meetings im Allgemeinen fördern Zusammenhalt, Kreativität und Innovationen. Beziehungen zwischen den Teammitgliedern werden gepflegt und die Teamatmosphäre aufrecht erhalten. Sie schaffen Raum, um ins Gespräch zu kommen, Informationen auszutauschen sowie um mit- und voneinander zu lernen oder sich gegenseitig bei Problemen zu helfen.

Doch wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Einfach eine Einladung an alle Teilnehmer schicken und das wars? Besser nicht so! Damit ein virtuelles Team Meeting nicht schon von Beginn im Chaos endet, sollte es gründlich vorbereitet werden. Sie sollten vor allem nur dann ein Online Treffen planen, wenn es auch wirklich notwendig ist. Viele verzetteln sich in endlos langen Sitzungen und verlieren dadurch kostbare Arbeitszeit. Regel Nummer eins lautet deshalb: Ein Meeting muss nicht lange dauern!

Die richtige Planung macht den Unterschied

Das Zeitfenster

Legen Sie vorab fest, zu welcher Uhrzeit das virtuelle Team Meeting starten und wann es in etwa wieder enden soll. Setzen Sie sich ein Zeitlimit! Zu lange Zusammenkünfte können auf die Teilnehmer ermüdend wirken. Auch kann jeder den Termin so leichter in seinen Arbeitsalltag integrieren.

Inhaltliches planen

Bereiten Sie das Treffen inhaltlich vor. Sie sollten genau wissen, was Sie bezwecken möchten. Welches Ziel soll mit der Team-Besprechung erreicht werden? Wie sieht der Ablauf aus? Welche Priorität haben die einzelnen Punkte, die Sie ansprechen möchten? Welche Aufgaben müssen verteilt werden und welche Deadlines gibt es?

Auf Teilnehmer eingehen

Während eines Online Meetings sollten Sie immer darauf achten, alle Teilnehmer mit in das Gespräch einzubeziehen. Überlegen Sie sich vorab, wie Sie das gestalten möchten. Sie können zum Beispiel die Chat Funktion nutzen, um in Kontakt zu bleiben. Teilen Sie Ihren Bildschirm, damit alle Anwesenden Ihre Gedankengänge besser nachvollziehen können. Bitten Sie vor allem darum, dass alle ihre Kamera einschalten. In einer real stattfindenden Besprechung würde man schließlich auch jeden in der Runde sehen können. Reagieren Sie auf Handzeichen oder andere virtuelle Reaktionen, die von den Kollegen übermittelt werden.

Technik prüfen

Sorgen Sie dafür, dass die technischen Voraussetzungen stimmen. Das wichtigste ist eine stabile Internetverbindung. Daneben sollten Sie über ein passendes Endgerät verfügen und dafür sorgen, dass der Akku geladen oder die Stromversorgung anderweitig gewährleistet ist. Testen Sie, ob Mikrofon, Headset und Lautsprecher funktionieren. Und was natürlich auf keinen Fall fehlen darf, ist die Wahl der entsprechenden Software, die virtuelle Team Meetings erst ermöglicht.

Team Leitung

Legen Sie fest, wer aus Ihrem Team die Gesprächsführung übernimmt. Diese Person sollte dann dafür sorgen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen können und stellt gleichzeitig sicher, dass die Besprechung nicht völlig unorganisiert abläuft. Schließlich ist es im virtuellen Raum anders, als wenn Sie Ihren Kollegen in einem Raum gegenüber sitzen. Vor allem nonverbale Signale wie die Körpersprache können schlechter wahrgenommen werden. Der direkte Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber fehlt zum Beispiel komplett.

Protokoll führen

Bestimmen Sie in jedem Meeting jemanden, der über das Gesagte stichpunktartig Protokoll führt. Zusätzlich können Sie das Gespräch über die Aufnahmefunktion aufzeichnen, sodass verhinderte Kollegen dieses auch im Nachhinein noch einmal komplett anschauen könnten.

Ungestörtheit ein Muss

Sorgen Sie für ein ungestörtes Umfeld. Ob im Home Office oder im Büro, nichts stört eine Besprechung mehr als laute und unpassende Hintergrundgeräusche. Schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos und sagen Sie zum Beispiel Ihren Familienangehörigen Bescheid, dass Sie an einem geschäftlichen Meeting teilnehmen.

Das richtige Tool wählen

Die wohl wichtigste Entscheidung ist die, mit welcher Software Sie Ihre virtuellen Team Meetings planen und durchführen möchten. Das passende Tool bietet Ihnen dabei umfangreiche Funktionen wie zum Beispiel Videokonferenzen, Einwahl per Telefon, Live Chat Funktionen, Bildschirmfreigabe, File Sharing, Cloud Zugang uvm. Sind Sie in Ihrer Wahl unsicher, sprechen Sie uns gerne an.

Unterstützende Maßnahmen

Nutzen Sie die Funktionen, die Ihre Team Meeting Software Ihnen bietet. Mit einem virtuellen Whiteboard zum Beispiel können Sie Ihre mündliche Präsentation unterstützen und somit die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer einfangen und steigern.

Rotierende Moderation

Sorgen Sie für Abwechslung bei Ihren Zusammenkünften und gestalten Sie die Moderation nach dem Rotationsprinzip. Damit kommt jeder im Team an die Reihe und jedes Meeting bekommt je nach Moderator einen unterschiedlichen Stil.

Warm-Up nicht vergessen

Planen Sie Zeit für ein Warm-Up oder eine kurze Vorstellungsrunde ein. Wie auch bei einem real stattfindenden Treffen lockert das die Stimmung und Inhaltliches kann leichter aufgenommen werden.

Agenda festlegen

Legen Sie Tagesordnungspunkte fest und gehen Sie diese während des Gesprächs Stück für Stück durch. Überschlagen Sie in Ihrer Planung, wie viel Zeit Sie in etwa für jeden dieser Punkte benötigen.

Einladung

Nicht zuletzt nützt Ihnen ein Virtuelles Team Meeting gar nichts, wenn niemand weiß, dass es stattfindet. Haben Sie den Zeitpunkt und Zeitrahmen einmal festgelegt, schicken Sie allen Teilnehmern eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung des Termins. So wissen Sie gleich, ob Sie mit allen rechnen können oder nicht.

3CX Webmeeting bietet Ihnen umfangreiche Funktionen

Das auf WebRTC basierte 3CX Webmeeting macht Ihre Planung noch einfacher. Denn ein zeitaufwendiges Herunterladen und Installieren einer separaten Software ist hier nicht notwendig. Sowohl Organisator wie auch Teilnehmer können sich ganz einfach über den Web-Browser in ein virtuelles Team Meeting einwählen – und das mit nur einem Klick. Profitieren Sie anschließend von zahlreichen Funktionen wie:

  • Video- oder Telefonkonferenzen planen und durchführen
  • Bildschirm teilen
  • Virtuelle Reaktionen abgeben
  • Umfragen starten und Feedback einholen
  • Whiteboard Funktion
  • Konferenz aufzeichnen
  • Einwahl per Telefon
  • Individuelle Einstellungen
  • Remote Control nutzen
  • und viel mehr…

Nachbereitung nicht vergessen

Fertigen Sie am besten schon während der virtuellen Team Sitzung ein digitales Protokoll an, das für jeden Anwesenden oder auch Abwesenden nach dem Termin zugänglich ist. Am besten ist, jemand schreibt mit und alle Teilnehmer können live mitlesen oder sich das Dokument direkt im Anschluss runterladen. So verhindern Sie, dass wichtige Informationen wie Deadlines, Zuständigkeiten, Strategie-Entscheidungen o.ä. erst viel zu spät bei den Verantwortlichen ankommen.

Virtuelle Team Meetings: Wussten Sie…?

…Dass mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland plant, auch nach der Krise virtuelle Team Meetings durchzuführen? Sowohl Präsenz-Meetings als auch Geschäftsreisen sollen dadurch deutlich reduziert werden. Warum also nicht gleich auf eine Software Lösung setzen, die nicht nur vorübergehend, sondern auch langfristig das bietet, was Sie für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit im Team benötigen?! Wir helfen Ihnen gerne, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Nehmen Sie am besten gleich noch Kontakt zu uns auf!

Unified Communications – Grenzen überwinden

Was bedeutet Unified Communications?

Unified Communications oder kurz UC heißt übersetzt “Einheitliche Kommunikation”. Eine UC-Lösung steht für eine einzige Plattform, die alle modernen Kommunikationsdienste gebündelt anbietet, wie zum Beispiel Telefonie-, E-Mail-, Chat-, Video-Dienste und mehr. Mit ihr bekommt der User die Möglichkeit, alles von einem Ort aus zu pflegen und zu steuern. Sowohl interne als auch externe Kommunikations- und Geschäftsprozesse können dadurch verbessert werden. Diese maßgebliche, eine Benutzeroberfläche wird auch als UC-Client bezeichnet.

Ziel von Unified Communications ist, Grenzen zu überwinden, indem jeder Nutzer zu jeder Zeit erreicht werden kann, ganz unabhängig davon, ob er gerade mobil über das Smartphone unterwegs oder ob er im Home Office über seinen privaten Laptop erreichbar ist. Grundsätzlich geht es also um die Ermöglichung standortunabhängiger Echtzeitkommunikation – und das alles möglich durch VoIP (Voice over IP)!

Viele moderne Unternehmen setzen bereits auf Unified Communications (UC) und Unified Collaboration (UCC). Die meisten Firmen haben mehrere Mitarbeiter, die zusammen in Teams arbeiten, gemeinsam Projekte vorantreiben und sich untereinander austauschen (müssen). Eine einheitliche Kommunikationsplattform wie UC ermöglicht nicht nur die Vereinigung unterschiedlichster Tools, sondern berücksichtigt auch die Nutzung verschiedener Endgeräte oder auch deren Kombination.

UC – Gibt es das nicht schon lange?

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob die Idee von Unified Communications wirklich neu ist?! Schließlich legt Ihr Unternehmen schon seit langem auf unterschiedlichste Kommunikationsdienste Wert, um jedem Bedürfnis der Kunden und auch der Mitarbeiter gerecht zu werden. Aber es gibt einen Unterschied! Wesentliches Merkmal für UC ist, dass nicht nur viele Lösungen vorhanden, sondern zusätzlich untereinander vernetzt sind und damit zusammenarbeiten.

Die meisten Firmen haben immer noch für jeden Dienst ein separates Programm, so zum Beispiel für das Instant Messaging, Videotelefonie oder für E-Mails. Je mehr hinzu kommt desto unübersichtlicher wird das Ganze mit der Zeit. Nicht nur etliche Passwörter müssen erstellt und verwaltet werden, der Wechsel von einem Tool zum nächsten ist auch weitaus zeitaufwendiger. Kommt Ihnen das bekannt vor, sollten Sie über eine Veränderung nachdenken. Aber schauen wir uns erst einmal an, ob das Konzept von Unified Communications zu Ihnen und Ihrem Business passt.

Unified Communications für Ihr Unternehmen?

Große oder kleine Unternehmen oder gar beide?

Generell ist es besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen und Angestellten geeignet, da hier die Ansprüche an eine reibungslose Kommunikation besonders hoch sind. Aber auch für kleine Firmen kann es sinnvoll sein, die internen Prozesse auf einer Plattform gemeinsam zu bündeln und von Anfang an den Überblick zu behalten.

Technische Voraussetzungen

Eine stabile Breitband-Internetverbindung sowie das Vorhandensein von IP-fähigen Endgeräten (Hardware) ist Grundvoraussetzung für die Nutzung von Unified Communications Lösungen, da nahezu alle Anwendungen über das Internet laufen. Bei einigen Anbietern ist es möglich, bereits vorhandene Hardware in eine neue UC-Lösung zu integrieren, das heißt, Sie können noch etwas aus Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld mitnehmen. Ob und inwieweit das möglich ist, sollten Sie am besten vorab klären.

11 Vorteile mit einer Unified Communications Lösung

Nicht nur für Sie als Unternehmen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter ergeben sich aus der Nutzung einer UC-Anwendung zahlreiche Vorteile. Wir zeigen Ihnen nachfolgend auf, welche das unter anderem sind.

  • Unified Communications Lösungen sind flexibel skalierbar. Wachsen Sie, Ihr Team oder die Anzahl der Tools, die Sie nutzen, wächst die Plattform ganz einfach mit.
  • Seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar, zum Beispiel über das Smartphone oder Tablet und haben Sie alle Daten und Informationen stets griffbereit.
  • Verlieren Sie keine wertvolle Zeit mehr, in der Sie darauf warten, dass Ihre E-Mails beantwortet werden. Mit der Live-Chat Kommunikation können Sie sich direkt mit Ihren Teamkollegen austauschen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder in Ihrem Team sich wohl und verstanden fühlen und stärken Sie das Miteinander durch eine einheitliche Plattform.
  • Erfahren Sie Ortsunabhängigkeit und überwinden Sie Grenzen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, zum Beispiel durch die Möglichkeit, Videokonferenzen mit hunderten von Teilnehmern zu starten.
  • Die leichte Bedienung und meist sehr übersichtliche Benutzeroberfläche garantiert Ihnen eine positive User Experience.
  • Ihre Daten sind geschützt – Das Thema Sicherheit wird bei UC groß geschrieben.
  • Produktivitäts- und Effizienzsteigerung Ihrer Mitarbeiter durch eine optimierte Zusammenarbeit untereinander.
  • Seien Sie immer Up-to-Date und arbeiten Sie stets mit der neuesten UC-Lösung durch automatische Updates.
  • Die kontinuierliche Anschaffung neuer Hardware oder die Aktualisierung von Lizenzen gehört mit Unified Communications der Vergangenheit an. Sparen Sie dadurch bares Geld.
  • Profitieren Sie nicht zuletzt von der Möglichkeit, bereits vorhandene Programme wie ERP- und CRM Systeme ganz einfach zu integrieren und optimieren Sie damit Ihre Arbeitsprozesse und auch Ihren Kundenservice.

Was Sie mit Unified Communications bekommen

Sprachtelefonie

Eine der wohl wichtigsten Funktionen, die eine UC Plattform bieten sollte, ist die Sprachtelefonie. Mit VoIP sind Sie über das Internet für Mitarbeiter und Kunden erreichbar – egal ob über das Festnetz oder mobil.

Videotelefonie

Planen und veranstalten Sie Online Video Konferenzen, in denen Sie nicht nur die Teilnehmenden live sehen, sondern gleichzeitig auch mit ihnen interagieren können. Teilen Sie zum Beispiel Ihren Bildschirm oder geben Sie eine virtuelle Reaktion (wie zum Beispiel ein Handzeichen) auf etwas Gesagtes.

Instant Messaging

Tauschen Sie sich live und ohne Zeitverlust mit Ihren Angestellten und Kollegen aus und bleiben Sie untereinander vernetzt.

Datenaustausch

Teilen Sie Dokumente oder rufen Sie Daten direkt aus Ihrem verknüpften System ab und bleiben Sie so immer Up-to-Date, egal wo Sie gerade sind. Geben Sie Ihren Kollegen Zugriff auf Ihren geschäftlichen Kalender.

Präsenzstatus

Wissen Sie immer, welcher Ihrer Mitarbeiter und Teamkollegen gerade verfügbar ist und wer nicht. Mit der Präsenzstatus Funktion können Sie sich gegenseitig wissen lassen, ob Sie zum Beispiel gerade an- oder abwesend sind.

Website Live Chats

Ihren Website Besuchern können Sie mit der Live Chat Funktion die Option geben, direkt und in Echtzeit schriftlich mit Ihnen zu kommunizieren. So können schnell und unkompliziert Fragen geklärt und Kunden zum Kauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen animiert werden.

Mailbox

Auch die klassische Mailbox darf natürlich nicht fehlen. Richten Sie sie so ein, wie Sie sie brauchen und programmieren Sie zum Beispiel verschiedene Ansagen für spezielle Anlässe. Lassen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner mit einer professionellen und zur Situation passenden Bandansage immer wissen, woran sie gerade sind.

Social Media

Verknüpfen Sie auch Ihre Social Media Plattformen mit Ihrer UC-Lösung und verpassen Sie keine Anfrage oder Nachricht mehr.

Integration von Hard- und Software

Behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über über all Ihre Kommunikationskanäle und Arbeits-Tools, indem Sie alle Ihre Anwendungen auf einer Plattform vereinen. Das bedeutet zum einen, dass Sie nicht auf alles Gewohnte verzichten müssen und zum anderen, dass Sie trotzdem Ihre Prozesse und Ihren Workflow kontinuierlich verbessern können.

Sie möchten mehr erfahren?

Vereinfachen Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und steigern Sie sowohl die Produktivität als auch den Zusammenhalt innerhalb Ihres Teams! Wir empfehlen Ihnen die Unified Communications Lösung von 3CX – eine softwarebasierte IP TK-Anlage. Haben Sie Fragen oder Wünsche zu dem Thema? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns noch heute. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter!

 

Telefonanlage mehrere Standorte

Ihr Unternehmen hat gleich mehrere Niederlassungen und deshalb benötigen Sie eine Telefonanlage für mehrere Standorte? Gerade in mittelständischen und größeren Firmen wirkt das auf den ersten Blick vielleicht wie eine große Herausforderung. Aber auch kleine Betriebe, die Ihren Mitarbeitern zum Beispiel Remote Work oder andere Modelle der flexiblen Arbeitszeitgestaltung anbieten, stehen immer häufiger vor der Frage, wie Sie Ihre Kommunikationsstrukturen intern ausbauen und besser organisieren können – und das ohne einen zu hohen Kostenaufwand!

Vor nicht allzu langer Zeit gab es nur die Option, dass Sie zunächst teure Investitionen tätigen mussten, um eine entsprechende Hardware anzuschaffen. Auch war lange erforderlich, dass Ihr IT-Experte sich mit einem Dienstleister für Telekommunikation an jedem einzelnen Standort trifft, um die Einrichtung der jeweiligen Anlagen sicherzustellen. Ein meist sehr kostenaufwendiges und Zeit intensives Unterfangen, vor dem der ein oder andere Verantwortliche sicher schon mal zurückgeschreckt ist.

Dabei geht es doch dank Voice over IP (VoIP) heutzutage sehr viel schneller und auch einfacher! Nicht nur eine der wohl entscheidendsten Anforderungen, die eine TK-Anlage für mehrere Standorte bieten sollte, wird damit erfüllt – nämlich das kostenfreie, interne Telefonieren. Sondern auch viele weitere Funktionen stehen Ihnen damit zur Verfügung, die Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Angestellten mit Sicherheit um einiges erleichtern werden.

Mehrere Standorte sind keine Seltenheit mehr

Immer häufiger kommt es vor, dass Unternehmen an unterschiedlichen Standorten aktiv sind, zum Beispiel aufgrund internationaler Vernetzungen und der Möglichkeit, im Zuge der Digitalisierung von überall aus arbeiten zu können. Vielleicht wollen Sie auch einfach expandieren und neue Filialen eröffnen.

Standortübergreifende Kommunikation wird deshalb zunehmend wichtiger. Entscheidend für Sie ist, dass Sie innerhalb Ihrer Firma auf eine Telefonielösung setzen, die es ermöglicht, trotz Distanzen effektiv und und vor allem effizient innerhalb des Teams zusammenzuarbeiten, ohne dass die Qualität der Arbeit darunter leidet.

Telefonanlage mehrere Standorte: Das sollte sie bieten

Telefonanlagen für mehrere Standorte müssen vor allem flexibel, überall verfügbar und noch dazu kostengünstig sein. Die wichtigsten Features sind zum Beispiel diese:

Kostenlose interne Telefonie

Eine Telefonanlage für mehrere Standorte sollte es ermöglichen, dass intern unbegrenzt und kostenlos miteinander telefoniert werden kann. Denn gerade dieser Kostenfaktor ist es, der Telefonrechnungen schnell in die Höhe treibt und deshalb nicht zu unterschätzen ist.

Screen- & File-Sharing

Tauschen Sie im Team Daten und Informationen aus, schnell und unkompliziert. Teilen Sie bei Bedarf Ihren Bildschirm mit Ihren Kollegen, damit diese sehen können, was Sie sehen. Besonders für Meetings ist das eine Funktion, die jede TK-Anlage mitbringen sollte.

Videokonferenzen planen und durchführen

Planen und halten Sie Videokonferenzen oder -seminare online ab. Dadurch sparen Sie und alle Teilnehmenden viel Zeit und Aufwand.

Live Chats starten

Eine Chat-Funktion für direkten schriftlichen Austausch in Echtzeit sollte es in jedem Fall geben. Mit dieser können Ihre Mitarbeiter sich über Projekte austauschen und sich gegenseitig unterstützen.

Mobile Verfügbarkeit

Unterschiedliche Standorte miteinander zu vernetzen ist das eine – auch auf Außenterminen oder unterwegs weiterhin über die Büronummer erreichbar zu sein, das andere. Mit einer VoIP TK-Anlage ist beides möglich.

Interaktives Sprachmenü

Um sowohl Zeit als auch Nerven zu sparen, sollte Ihre Telefonanlage in jedem Fall ein Interaktives Sprachmenü bieten. Damit Ihre Mitarbeiter direkt mit den richtigen Kunden verbunden werden – und der Kunde mit dem passenden Mitarbeiter!

Rufnummern hinzufügen

Benötigen Sie für einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Geschäftsstelle weitere Nebenstellen, fügen Sie diese mit wenigen Klicks ohne großen Aufwand hinzu. Und das Beste ist: Auch internationale Rufnummern für Zweigstellen im Ausland sind möglich.

Faxe per Mail

Empfangen Sie “Old-School” Faxe auf eine moderne Art und Weise – nämlich ganz einfach per E-Mail.

uvm.

Wie die richtige TK-Anlage gleich mehrere Probleme in Ihrem Unternehmen löst

Langfristige Kostenersparnis

Profitieren Sie nicht nur von einmaligen Einsparungen (z.B. keine teure Hardware oder Einrichtungskosten), sondern auch von langfristig niedrigeren Telefonkosten (bis zu 50% und mehr). Möglich wird das, da durch die Vernetzung mittels VoIP zwischen Ihren mehreren Niederlassungen keine Extra-Kosten (mehr) anfallen.

Bessere Kommunikation

Ob im In- oder Ausland, die interne Kommunikation unter Ihren Mitarbeitern wird durch eine VoIP Telefonanlage enorm verbessert. Mit Kurzwahlen haben Sie schnell genau den Kollegen in der Leitung, den Sie erreichen möchten.

Teamgefühl stärken

Durch einen verbesserten Austausch untereinander entsteht unter Ihren Mitarbeitern und Teamkollegen ein gestärktes Teamgefühl und damit auch ein besserer Zusammenhalt – gerade in Krisenzeiten! Sie werden sehen, dass sich das auch auf die Arbeitsergebnisse positiv auswirken wird.

Erreichbarkeit erhöhen

Haben Sie Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen, können Sie zudem Ihre Erreichbarkeit maximal erhöhen.

Mehr Flexibilität und maximale Skalierbarkeit

Passen Sie Ihre Telefonanlage schnell und einfach entsprechend Ihren Bedürfnissen an, aktivieren Sie in Nullkommanichts neue Nebenstellen oder vernetzen Sie ganze Standorte neu miteinander.

Enorme Zeitersparnis

Vorbei sind lange Wartezeiten für Einrichtungs- oder Wartungsarbeiten. Ihre VoIP Telefonanlage für mehrere Standorte ist sofort einsatzbereit.

Ortsunabhängigkeit

Mit einer mobilen App auf Ihrem Smartphone sind Sie unterwegs überall zu erreichen und komplett unabhängig vom eigentlichen Firmenstandort.

Diese Möglichkeiten haben Sie

Lokal (On-Premise)

  1. Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Standorten mit jeweils wenigen Mitarbeitern bietet sich an, eine TK-Anlage am Hauptstandort einzurichten und die anderen Geschäftsstellen per VPN (Virtual Private Network) miteinander zu verbinden. Da nur eine Telefonanlage genutzt wird, ist der Kostenaufwand durch Wartungen etc. eher gering.
  2. Bei einer größeren Firma mit vielen Geschäftsniederlassungen können Sie auch an jedem Standort eine eigene IP TK-Telefonanlage einrichten und diese untereinander vernetzen. Dadurch kann die benötigte Bandbreite bei einem erhöhten Telefonaufkommen zuverlässig gewährleistet werden. Die verschlüsselte Verbindung der einzelnen Anlagen erfolgt dann wiederum mittels eines VPN-Tunnels. Die geografische Distanz ist dabei nicht entscheidend.

Cloud Telefonanlage

Eine Telefonanlage für mehrere Standorte zusammengefasst in einer Cloud ist vor allem eine gute Option für sowohl kleine als auch mittelständische Unternehmen. Eine Vor-Ort-Einrichtung ist hier nicht notwendig. Ein Stromanschluss und Internetzugang reicht völlig aus. Das Setup erfolgt bequem aus der Ferne. Über eine Weboberfläche in Ihrem Browser können Sie Telefone an- oder abmelden, Mitarbeiter verwalten und alle notwendigen Konfigurationen vornehmen.

Telefonanlage mehrere Standorte – Längst kein Problem mehr!

Egal ob lokal installiert oder aus der Cloud, die einzige und wichtigste Voraussetzung ist immer, dass Ihr Internetanschluss an jedem Standort über eine ausreichende Bandbreite verfügt. Welche Option für Sie und Ihr Unternehmen die beste ist und welche Möglichkeiten es sonst noch gibt, erfahren Sie am besten in einem persönlichen Gespräch mit einem unserer Consultants. Fragen Sie uns!

Ein CRM Manager ist so gut wie die Software, die er nutzt

Ohne Kunden – kein Unternehmen! Es ist so einfach, wie es klingt! Sie können das beste und günstigste Produkt auf dem Markt haben, wenn die Kundenbeziehung nicht stimmt, verkaufen Sie gar nichts! Genau da kommt der CRM Manager ins Spiel!

Er ist für die Pflege von Kundendaten und -beziehungen verantwortlich. Dabei ist sein Ziel, sowohl neue Kunden zu gewinnen als auch Bestandskunden umfangreich und zufriedenstellend zu betreuen und damit langfristig an das Unternehmen zu binden. Dafür kennt er seine Käufer so genau, dass er ihnen stets treffsichere Angebote unterbreiten kann. Kurzum: Er trägt die Verantwortung für glückliche Kunden und das Kundenwachstum.

Wächst Ihre Firma, wachsen automatisch auch die Kundendaten, die Sie irgendwo sammeln und abspeichern müssen. Eine CRM-Software allein ist schon mal Grundvoraussetzung, um den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern, aber ohne einen Fachexperten wird die Verwaltung und Analyse schnell zu einem langwierigen Unterfangen und vielversprechende Verkaufschancen bleiben ungenutzt.

Ein CRM Manager kennt seine Zielgruppe

CRM (Customer Relationship Management) bedeutet übersetzt Kundenbeziehungsmanagement. Dabei geht es generell um die strategische Gestaltung und Abbildung von allen Prozessen, die zwischen einem Kunden und einem Unternehmen stattfinden. Ein Customer Relationship Manager hat ein gutes Gespür für den Menschen und seine Bedürfnisse und Wünsche und weiß, was dieser will, noch bevor er es ausspricht. Dafür analysiert er den Markt und aktuelle Trends und schaut sich das Kaufverhalten seiner Zielgruppe genau an.

Gleichzeitig weiß er bestens über interne Möglichkeiten, Abläufe und Prozesse Bescheid. Als fester und zentraler Ansprechpartner innerhalb der Firma hat er die Aufgabe, zwischen den Abteilungen als wichtiges Bindeglied zu fungieren. Er ist quasi ein “Verkuppler” zwischen den Wünschen und Interessen des Kunden und denen des Unternehmens und findet passende, überzeugende und beste Lösungen für beide Parteien. Ein CRM Manager ist dabei sowohl analytisch topfit, als auch ein kreativer Kopf mit vielen neuen Ideen.

Ebenso ist er direkter Ansprechpartner für externe Dienstleister. Als Organisationstalent weiß ein CRM Leiter immer, welche Aufgaben als nächstes an der Reihe sind. Schlussendlich wertet ein CRM Manager anhand unterschiedlichster Daten aus, ob seine Maßnahmen erfolgreich waren oder nicht. Fühlt sich der Kunde wohl bei Ihnen und bekommt er genau das, was er gesucht hat? Anhand dieser Erfolgskontrollen leitet er dann nächste Schritte, wie zum Beispiel die Optimierung einer Marketing Kampagne, ein.

Was Sie von einem guten CRM-System erwarten können

Eine professionelle CRM-Software ist das Hauptarbeitsmittel eines CRM Managers. In dieser werden alle relevanten Kundendaten und Vorgänge detailliert erfasst und als Basis für jedes Beratungs- und Verkaufsgespräch genutzt. Ohne sie ist die Arbeit gerade in größeren Unternehmen und Konzernen nahezu unmöglich. Ein CRM hilft, die vielen Daten innerhalb eines Unternehmens, wie zum Beispiel aus dem Vertrieb, dem Kundenservice und dem Marketing, übersichtlich und kompakt zusammenzustellen und eine Grundlage für detaillierte Analysen zu schaffen.

  • Archiv für Dokumente: Bündeln Sie alle Dokumente und Informationen zu einem Kunden wie E-Mails, Briefe, Angebote und Verträge, kompakt an einem Ort.
  • Aufgaben und Termine im Blick: Haben Sie nicht nur Ihren eigenen Kalender, sondern auch den von Kollegen und Vorgesetzten im Auge und verwalten Sie die Termine.
  • Kontaktverwaltung: Importieren und speichern Sie Adressen, prüfen Sie auf Dubletten und erstellen Sie Beziehungen unter den Kontakten. Drucken Sie sich einen Bericht über einzelne Kontakte aus.  
  • Serienbriefe erstellen: Wählen Sie aus, für welche Kunden Sie einen Serienbrief erstellen möchten und versenden Sie ihn in Nullkommanichts.
  • Historie: Haben Sie einen Überblick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Kunden in Kontakt war und worüber gesprochen wurde mithilfe der Historie. Diese Funktion ist besonders für die Akquise oder Beratungsgespräche hilfreich.
  • Statistiken: Erstellen Sie Kontakt Statistiken, Verkaufszahlen oder Diagramme mit nur wenigen Klicks.
  • Vertriebsprognosen: Treffen Sie umfangreiche und treffsichere Vertriebsprognosen.
  • Berichte & Diagramme: Lassen Sie sich übersichtlich anzeigen, wie Ihr Team in den letzten Wochen gearbeitet hat und analysieren Sie, wo es Optimierungsbedarf gibt. Erstellen Sie jederzeit Datenexporte und Berichte Ihrer wichtigsten Kennzahlen.
  • E-Mail Vorlagen: Sparen Sie viel Zeit, indem Sie fertige Vorlagen verwenden.
  • Follow-Up Mails: Versenden Sie automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt E-Mails an Ihre Kunden und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn diese geöffnet oder gar ein Link darin geklickt wurde.
  • Einfache Datenerfassung: Ein CRM sollte auch über die Funktion verfügen, zum Beispiel automatisch Telefonanrufe aufzuzeichnen und für spätere Zeitpunkte zu speichern.
  • Integration anderer Software: Die Möglichkeit zur Integration mit anderen Softwarelösungen, die Sie für Ihre Arbeit im Unternehmen benötigen, erleichtert Ihren Workflow enorm.
  • Mobile Verfügbarkeit: Ein gutes CRM ist auch mobil per App auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar und ermöglicht Ihnen, immer und jederzeit einsatzbereit sein.
  • Leads verfolgen: Finden Sie heraus, wer Ihre Website besucht und sich für Ihre Produkte und Dienstleistungen interessiert hat.
  • Echtzeit Dashboard: Organisieren und kontrollieren Sie Ihre Arbeit, planen Sie Aktionen und lassen Sie sich diese auf dem Live-Dashboard anzeigen.
  • uvm…

Vorteile einer CRM Software

  • Kundenbeziehungen stärken und Zufriedenheit erhöhen: Eine gute Betreuung schafft Vertrauen und führt dazu, dass Kunden sich langfristig an Ihr Unternehmen binden.
  • Mitarbeitereffizienz verbessern: Schneller und unkomplizierter Zugriff auf benötigte Daten und Informationen ist die Basis für eine gesteigerte Produktivität.
  • Informationen immer und überall abrufbar: Ob bei einem Außentermin oder im Home Office, ein CRM stellt Ihnen jederzeit alle Infos zur Verfügung, die Sie brauchen.
  • Live-Überblick durch Echtzeit-Dashboard: Nie mehr den Überblick verlieren, weder über Ihre eigene Arbeit noch über die Ihres Teams. Sehen Sie, welche Aufgabe oder Aktivität als nächstes ansteht oder vergleichen Sie Ihre Leistung mit der einer anderen Woche.
  • Bessere Entscheidungen und Prognosen treffen: Die Übersicht über allein relevante Daten hilft Ihnen dabei.
  • Weniger Zeitaufwand: Planen Sie zum Beispiel Anrufe, E-Mails oder Angebote im Voraus und vor allem zur passenden Zeit für den Kunden.
  • Mehr Umsätze generieren: Glückliche Kunden kommen wieder und damit können Sie Ihre Umsätze kontinuierlich steigern.
  • Bessere Marketing Mails versenden: Kennen Sie Ihren Kunden, können Sie auch zielgerichteter in Marketing E-Mails und Newslettern auf ihn eingehen und genau da abholen, wo er ein Bedürfnis hat.
  • Team Management optimieren: Wissen Sie, was Ihre Team-Kollegen tun, wann welche Aktionen ausgeführt wurden und nutzen Sie die Chancen, Ihr Teamwork zu verbessern.
  • Zielgerichtete Kampagnen entwickeln: Erstellen Sie Listen und teilen Sie Ihre Kontakte in unterschiedliche Zielgruppen ein. Kennen Sie Ihre Zielgruppe, können Sie auch bessere Marketing Kampagnen entwickeln.
  • Bedarf des Kunden besser ermitteln: Kennt ein CRM Manager das Kaufverhalten seiner Kunden, können beispielsweise Cross-Selling Chancen besser wahrgenommen und ergriffen werden. Welche Verträge wurden bereits abgeschlossen? Wo sehen Sie noch Handlungsbedarf?
  • Schnellere Kommunikation mit dem Kunden: Mit E-Mail Vorlagen oder fertigen Angebots-Mustern, Newslettern usw. ist die Kommunikation mit Ihren Kunden schnell und eine zügige Reaktion ist gern gesehen.

Noch auf der Suche nach einer CRM Software?

Sie sind CRM Manager und suchen noch nach einer geeigneten Software mit ähnlichen Funktionen? Wir empfehlen Ihnen das Open Source CRM von Odoo! Es ermöglicht Ihnen all dies und noch viel mehr und durch die Integration in andere Odoo Apps könnten Sie sogar jeden Ihrer Prozesse vollständig automatisieren. Eine Software, mit der Sie alles managen können – das klingt gut? Sie möchten gern mehr darüber erfahren? Dann warten Sie nicht länger und kontaktieren Sie uns noch heute. Unsere Consultants stehen Ihnen sehr gerne beratend und unterstützend zur Seite!

 

3CX Webmeeting – Eine Lösung, die verbindet

Was ist 3CX?

3CX ist eine Kommunikationsplattform, die Lösungen für Telefonie, Messaging und Web-Meetings anbietet. Im Bereich Business VoIP ist 3CX sogar weltweit führender Anbieter von Telefonanlagen. Mit diesen können Sie telefonieren, Live Chats starten und Video Konferenzen planen und durchführen – und das bei Bedarf auch ganz spontan! Die Anlage kann schnell und unkompliziert in einer Cloud oder lokal auf Ihrem Rechner installiert werden. Die Kosten sind gering und der Verwaltungsaufwand bleibt wenig. Mit der Telefonanlage können Sie die Anruf Kapazitäten Ihres Unternehmens um ein Vielfaches steigern, ebenso verbessern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die User Experience Ihrer Kunden.

3CX Webmeeting

Das 3CX Webmeeting funktioniert auf Basis von WebRTC (Web Real Time Communication/ deutsch: “Web Echtzeitkommunikation”). Dabei handelt es sich um eine schnelle und einfach zu bedienende Lösung für Webkonferenzen. Ein Internetanschluss und ein herkömmlicher Web-Browser (wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Apple Safari…) genügen und Sie können beginnen, sowohl Telefon- als auch Videokonferenzen von der Ferne aus abzuhalten.

Dabei ist weder für Sie als Organisator noch für Ihre Teilnehmer die Installation von zusätzlichen Plugins notwendig. Ein Klick genügt und Sie können sich in ein Meeting einwählen oder ein eigenes in wenigen Schritten planen. Nutzen Sie bereits eine 3CX Telefonanlage, ist die Webmeeting Funktion in dieser integriert verfügbar. Alternativ können Sie auch auf eine On Premise Lösung zugreifen.

Darum gewinnen Webmeetings immer mehr an Beliebtheit

Zunehmende nationale und internationale Vernetzungen zwischen Firmen, Standorten und Kunden verändern schon seit langer Zeit kontinuierlich das Kommunikationsverhalten mit- und untereinander. Immer seltener ist ein persönliches Treffen von Angesicht zu Angesicht möglich oder gar notwendig. In der aktuellen Corona-Krise schon gar nicht. Von heute auf morgen mussten unzählige Betriebe Home Office Lösungen anbieten und ihre Mitarbeiter nach Hause schicken. Ein Umdenken musste stattfinden. Aber auch in “normalen” Zeiten nimmt das Bedürfnis nach Videotelefonie-Lösungen stetig zu.

Helfen diese doch sehr, seinen Gesprächspartnern bei Geschäftsterminen, Vorstellungsgesprächen oder Kundenterminen direkt ins Gesicht schauen zu können. Denn Mimik, Gestik und Körperhaltung unterstützen das gesprochene Wort stärker, als vielleicht angenommen. Sie helfen, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen oder sogar komplett zu vermeiden. Viele Online Unternehmen haben daher die Vorteile von Web-Meetings schon seit langem für sich erkannt und veranstalten Online Seminare, Coachings und Kongresse von zu Hause, aus dem Urlaub oder von unterwegs.

3CX Webmeeting Funktionen

Vielfältige Funktionen ermöglichen ein beinahe reales Erfahren der anderen Teilnehmer. Welche das unter anderem sind, sehen Sie in folgender Auflistung:

  • Bildschirmfreigabe und Dokumente senden und teilen: Visuell ist es oft einfacher, bestimmte Sachverhalte deutlich zu kommunizieren. Teilen Sie dafür Ihren Bildschirm mit anderen oder verschicken Sie wichtige Dokumente, sodass jeder auf die gleichen Daten zugreifen kann wie Sie.
  • Telefon- oder Videokonferenzen abhalten: Ob aus dem Auto und nur per Telefon, aus dem warmen Büro oder Home Office. Sowohl Audio- als auch Videokonferenzen sind mit der 3CX Webmeeting Funktion möglich.
  • Aufzeichnung von Seminaren oder anderen Veranstaltungen: Ein Geschäftspartner verspätet sich oder kann aufgrund von Krankheit gar nicht bei der Besprechung dabei sein? Kein Problem! Zeichnen Sie einfach alles auf und stellen Sie die Aufzeichnung im Anschluss zur Verfügung.
  • Reaktionen teilen: In Meetings mit mehreren Teilnehmern ist die Funktion, eine Reaktion zu teilen, viel wert. Heben Sie einfach virtuell die Hand und zeigen Sie damit zum Beispiel, dass Sie als nächstes etwas zu sagen haben.
  • Whiteboard nutzen: Für Seminare und Schulungen oder Brainstormings eignet sich die Whiteboard Funktion ideal. Unterstützen Sie Ihre Ideen und Veranschaulichungen mit Zeichnungen oder kleinen Notizen, die alle Teilnehmenden sehen können. Schreiben Sie auch hilfreiche Äußerungen von anderen auf.
  • Feedback einholen: Starten Sie zum Schluss eines Meetings eine Umfrage und bitten Sie Ihre Gesprächspartner um ein ehrliches Feedback. Das hilft, mögliche Fehlerquellen leichter zu entdecken und es beim nächsten Mal noch ein Stückchen besser zu machen.
  • Remote Control Funktion: Greifen Sie mit Einwilligung des Kunden auf seinen Rechner oder Laptop zu, wenn dieser zum Beispiel technische Probleme hat oder anderweitig Ihre Hilfe benötigt.
  • Moderation: Als verantwortlicher Leiter und Moderator einer Konferenz können Sie Ihren Teilnehmern bestimmte Rechte zuweisen. Sie als Organisator können auf umfangreichere Funktionen zugreifen als die Teilnehmer. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit Leute auszuschließen, wenn diese sich unangemessen verhalten.
  • Präsentationen abhalten: Halten Sie wie in einem Seminar-Raum eine Online Präsentation vor Ihren Arbeitskollegen, Geschäftspartnern oder Kunden ab.
  • Persönlicher Einladungslink für jeden User: Verschicken Sie an jeden User einen individuellen Einladungslink (Click2Meet URL). Einmal angeklickt, gelangt die Person automatisch in den virtuellen Konferenzraum.
  • Teilnahme per Telefonnummer: Hat einer Ihrer Kunden (temporär) keinen Zugriff auf das Internet? Das sollte kein Hindernis sein, nicht an einem Verkaufs- oder Beratungsgespräch mit Ihnen teilnehmen zu können. 3CX Webmeeting bietet auch die Möglichkeit, sich über eine entsprechende Telefonnummer in ein Meeting einzuwählen und per Audio dabei zu sein.
  • Individuelle Lautstärkeregelung: Regeln Sie die Lautstärke für jeden Teilnehmenden individuell. Besonders in Konferenzen mit vielen Personen kann diese Funktion sehr hilfreich sein.
  • Speichern der bevorzugten Konfiguration für das nächste Meeting: Sie haben immer wiederkehrende Online Zusammenkünfte mit Ihren Mitarbeitern und keine Lust, Ihre Einstellungen jedes Mal von neu vorzunehmen? Kein Problem! 3CX Webmeeting speichert Ihre bevorzugte Konfiguration für das nächste Mal. Sie können sich einfach einwählen und loslegen.
  • Automatische Anpassung der Videoqualität: Bevor Ihre Kunden oder Kollegen aus einer Besprechung aufgrund von Verbindungsproblemen “rausfliegen”, regelt 3CX Webmeeting die Qualität des Videos herunter, sodass eine Teilnahme möglichst gewährleistet bleibt.

In wenigen Schritten Ihre eigene Webkonferenz planen

  • Klicken Sie im 3CX Browserfenster oder im Menüfeld Ihres 3CX Clients auf “Konferenz planen”
  • Geben Sie die Informationen ein, die erforderlich sind wie Datum, Uhrzeit, Thema und Teilnehmer
  • Legen Sie fest, ob der Termin in Ihrem Google oder Outlook Kalender eingetragen werden soll und verschicken Sie ihn an die Teilnehmer
  • Für ganz spontane Meetings können Sie auch einfach Ihren persönlichen Konferenzraum für andere Personen freigeben
  • Damit auch technisch alles einwandfrei läuft, sollten alle ihre Kamera und ihr Mikrofon prüfen und gegebenenfalls freischalten
  • Das war’s auch schon! Legen Sie nun los und starten Sie Ihre erste virtuelle Videokonferenz mit 3CX Webmeeting!

Ihre Vorteile von 3CX Webmeeting auf einen Blick

  • Sie brauchen keine Clients oder andere Software installieren, um 3CX Webmeeting nutzen zu können. Wählen Sie sich einfach direkt über Ihren Browser ein.
  • Es ist nicht notwendig, dass Ihre Teilnehmer bei Betreten des virtuellen Raums ein extra Benutzerkonto anlegen.
  • Ein Klick genügt und Sie sind mitten in einer Konferenz, einem Seminar oder einem ähnlichen Gespräch.
  • Profitieren Sie von einer hochauflösenden HD-Videoqualität.
  • Zeigen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern visuell mithilfe des Whiteboards oder der Bildschirmfreigabe, worüber Sie sprechen.
  • Sind Sie bereits Nutzer der 3CX Telefonanlage, können Sie das 3CX Webmeeting jederzeit und ohne Mehrkostenaufwand verwenden.
  • Führen Sie Verkaufsgespräche oder Mitarbeiterschulungen in Echtzeit, ohne lange Vorplanung, schnell und effektiv.
  • Ob zwei, fünf oder fünfzig Teilnehmer – Laden Sie unbegrenzt viele Personen zu Ihrem Meeting ein.
  • Auch per App können Sie sich einwählen und bleiben somit vollkommen ortsunabhängig.
  • Sparen Sie wertvolle Zeit und Fahrtkosten.
  • Freuen Sie sich über eine bedienerfreundliche und stetig optimierte Benutzeroberfläche.

Sie haben das Potenzial erkannt…?

…und möchten gern mehr über das 3CX Webmeeting erfahren? Dann zögern Sie nicht lange und kontaktieren Sie uns einfach per Mail oder Telefonanruf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Wie eine gute Kundenbetreuung im Home Office aussehen sollte

Kundenbetreuung Home OfficeWas Sie auch anbieten, guter Kundenservice beginnt schon lange vor dem eigentlichen Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Ein Kunde möchte sich gut beraten, aufgehoben und wohl bei Ihnen fühlen. Auch aus dem Home Office heraus! Neben einem ansprechenden Angebot, das Sie digital übermitteln können sollten, ist zum Beispiel die Erreichbarkeit ein wichtiger Faktor, der einen guten von einem schlechten Service unterscheidet.

Denn eines ist sicher: Verärgerte oder enttäuschte Kunden behalten Ihre Unzufriedenheit oft nicht für sich. Darüber hinaus ist auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen ein Faktor, der sich auf die Qualität der Kundenbetreuung auswirkt. Wenn Prozesse auch außerhalb des Büros gut laufen und Störfälle oder Fehlermeldungen selten bleiben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Arbeitsergebnisse stimmen. Die folgenden Grundsätze zeigen Ihnen, was einen guten Kundenservice von zu Hause aus ausmacht:

  1. Erreichbarkeit: Anrufer sollten schon beim ersten Anruf die Hilfe bekommen, die sie suchen
  2. Reaktionszeit: Eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung des Kundenanliegens
  3. Qualität: Die Anrufqualität ist sehr gut und die Verbindung stabil
  4. Transparenz: Lassen Sie den Kunden wissen, warum er in einer Warteschleife hängt
  5. Kurze Wege: Rücksprachen mit Kollegen erledigen Sie schnell und unkompliziert
  6. Ergebnis: Der Kunde bekommt die Antworten, die er braucht
  7. Effizienz: Die Kundenbetreuung sollte sich auch für Sie und Ihr Geschäft auszahlen

Als Corona kam, musste es plötzlich schnell gehen

Die Corona Krise hat nicht nur das private Leben, sondern vor allem auch das geschäftliche ganz schön auf den Kopf gestellt. Telefonie-Lösungen sind seitdem nicht weniger wichtig – ganz im Gegenteil sogar. Gerade, wenn Sie mit Ihren Arbeitskollegen nicht mehr zusammen in einem Raum sitzen, ist die persönliche Erreichbarkeit über das Telefon eines der wichtigsten Dinge überhaupt, um Ihre Arbeit weiterführen zu können. Aber auch der Kontakt zu den Kunden darf nicht einfach abreißen.

Zwar gibt es die Entwicklungen hin zu einer digitalen Arbeitswelt, die auch mal außerhalb des Büros stattfinden darf, nicht erst seit gestern. Dennoch hat die aktuelle Lage im Land viele Unternehmen dazu aufgefordert, einen Gang höher zu schalten und die Entwicklungen von einem Tag auf den anderen enorm beschleunigt.

Home Office richtig gestalten

Im Büro zu Hause sollten Ihre Mitarbeiter über all die Strukturen verfügen, die es braucht, um ihren Job weiter ausführen zu können und jeden Ihrer Kunden so zu betreuen, als gäbe es keine Veränderung. Und zwar nicht nur so gerade eben, sondern effektiv und effizient. Das Kundengeschäft und die Kundenbeziehungen dürfen nicht darunter leiden, dass sich der Ort der Arbeitsausführung geändert hat.

Eine perfekte “Home Office Kundenbetreuung” sollte durch einen privaten Arbeitsplatz sichergestellt werden, der Flexibilität, Sicherheit, Kommunikation und Zusammenarbeit gleichermaßen ermöglicht, auch im Team. Es sollte möglich sein, Daten untereinander auszutauschen und einander zu helfen, wenn ein schwieriges Kundengespräch ansteht. Nicht zuletzt deswegen sollte Sie über eine VoIP Telefonanlage nachdenken, die Ihnen unter anderem folgende Funktionen bietet:

Videotelefonie

Ob Teambesprechung zur Optimierung des Kundenerlebnisses oder ein direktes Kundengespräch, mit der Videotelefonie Funktion sind Sie beinahe in einem Raum.

Durchwahlen

Behalten Sie Ihre Büronummer und Ihre gewohnten Durchwahlen. Anrufer merken so gar nicht, dass sich das Umfeld Ihres Arbeitsortes verändert hat.

Interaktives Sprachmenü

Mit einem interaktiven Sprachmenü (IVR) finden Ihre Kunden schneller zum richtigen Ansprechpartner für ihr Anliegen. Entscheiden Sie, welche Auswahloptionen es geben soll.

Chat Funktionen

Nutzen Sie umfangreiche Chat Funktionen der VoIP Telefonanlage und klären Sie für Ihre Kunden Fragen mit Ihren Arbeitskollegen.

Datenaustausch

Sie müssen Dokumente verschicken und wollen nicht ständig den Umweg über E-Mail oder den Postweg gehen? Kein Problem! Der Austausch von Daten ist auch direkt über Ihre IP PBX problemlos möglich.

Wartemusik

Ständige Besetztzeichen mag niemand. Deshalb können Sie selbstverständlich auch eine individuelle Warteschleifenmusik einrichten, die jeden Anrufer bei Laune hält.

Schnelle Verfügbarkeit

Installation und Einrichtung Ihrer neuen Telefonanlage dauert nur wenige Minuten. Das heißt, Sie sind kurzer Hand wieder für Ihre Anrufer da und niemand muss lange warten.

Mobilität

Mit der VoIP App sind Sie über Ihr Smartphone unter der Büronummer erreichbar. Einfach installieren, einrichten und fertig!

Mailbox

Ob außerhalb der Öffnungszeiten oder Mittagspause, mit den vielfältigen Mailbox Optionen können Sie Ihre Anrufer immer auf dem aktuellen Stand halten.

Desktop Client

Mit dem Desktop Client können Sie eine VoIP Telefonanlage auch ganz einfach über Ihren Laptop in Form eines Softphones nutzen. Kombiniert mit einem Headset sind Sie bestens für Kundengespräche gewappnet.

Sicherheit

Das Wichtigste: Auf Sicherheit brauchen weder Sie noch Ihre Kunden zu verzichten! Die Anlagen werden in deutschen Rechenzentren gehostet und sind umfassend geschützt.

Mit VoIP auch zu Hause wie gewohnt erreichbar

  • Steigern Sie die Leistungsfähigkeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Home Office
  • Ermöglichen Sie gerade in Krisenzeiten wie diesen, dass die Kundenkommunikation trotzdem lückenlos sichergestellt ist.
  • Seien Sie wie gewohnt für Ihre Kunden da und schaffen Sie Nähe und Vertrauen.
  • Heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz ab, die noch über kein erneuertes Kommunikationskonzept verfügt.
  • Bieten Sie einen besseren, schnelleren und exzellenten Kundenservice an.
  • Lassen Sie nicht zu, dass bei Kunden oder Mitarbeitern Unsicherheiten entstehen und seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar. 
  • Sparen Sie bares Geld und verzichten Sie auf teure Hardware oder Wartungskosten.
  • Profitieren Sie von der mobilen App oder einem Softphone über Ihren Rechner.
  • Lassen Sie das Rufnummern Chaos hinter sich. Nehmen Sie Ihre Büronummern ganz einfach mit und bleiben Sie unter der gewohnten Durchwahl auch für Ihre Kollegen immer erreichbar.
  • Verschwenden Sie keine Zeit und freuen Sie sich darauf, in nur wenigen Minuten einsatzbereit zu sein. Ihre Kunden merken es gar nicht erst, dass Sie vom Büro ins Home Office umgezogen sind.

Sie möchten Ihre Kundenbetreuung im Home Office verbessern?

Viele Menschen sind sogar davon überzeugt, dass das Home Office die Krise überdauern wird. Ob es so bleibt oder nicht, es macht jederzeit Sinn, die aktuellen Kommunikationsprozesse und -strukturen in Ihrem Unternehmen zu überdenken und nachhaltig und langfristig zu verbessern.

Sie möchten nicht mehr lang auf Besserungen warten, sondern endlich selbst ins Handeln kommen und die Home Office Kundenbetreuung mit einem umfangreichen Kommunikationskonzept sicherstellen? Dann rufen Sie uns noch heute an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir stehen Ihnen in allen Fragen rund um Telefonanlagen und VoIP beratend zur Seite!

 

Telefonanlage Arztpraxis – Mit VoIP starten Sie durch

In Ihrer Arztpraxis klingelt das Telefon ständig?

Telefonanlage ArztpraxisZwar nimmt auch der Austausch per E-Mail in Arztpraxen zu, aber das Telefon und die persönliche Erreichbarkeit ist und bleibt das Hauptkommunikationsmittel Nummer Eins. Patienten rufen an, um einen spontanen Besuch anzumelden, um Sprechzeiten zu erfragen, Probleme zu schildern oder um ein neues Rezept für ein notwendiges Medikament zu bestellen. Auch die Terminvereinbarung erfolgt meist telefonisch. Ebenso können wichtige Details für den Arzt am besten vorab mündlich geklärt werden.

Egal, ob Hausarzt-, Augenarzt- oder Zahnarztpraxis. In vielen Praxen klingelt das Telefon im Minutentakt – häufig sogar in einer Tour. Das führt dazu, dass Patienten nicht durchkommen, dass die Leitungen durchweg belegt sind und sich schnell Unzufriedenheit oder gar Ärger breit macht. Auf der anderen Seite sind Arzthelferinnen oder Empfangs-Sekretäre im Dauereinsatz und wissen nicht, wie sie das erhöhte Telefonaufkommen bewerkstelligen sollen und gleichzeitig jedem Anrufenden gerecht werden.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Höchste Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen und die Kommunikationsprozesse in Ihrer Praxis neu zu überdenken und zu optimieren. Durch die IP-Umstellung ändern sich auch die Anforderungen an Telefonanlagen für Arztpraxen, im gleichen Zug erweitern sich die Möglichkeiten. Um Struktur und Ordnung in Ihren Praxisalltag hineinzubringen und sowohl Ihre Patienten als auch Angestellten zufrieden zu stellen, sollten Sie einmal über eine komplett neue Lösung nachdenken. Denn die Zukunft heißt VoIP!

VoIP Telefonanlage Arztpraxis: Vielfältige Funktionen

Mit einer VoIP Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis tätigen Sie Anrufe über das Internet. VoIP bezeichnet deshalb übersetzt die sprachliche Kommunikation über das Internet Protokoll. Auf welche nützlichen Features Sie sich freuen können, haben wir Ihnen einmal übersichtlich zusammengestellt.

Individueller Anrufbeantworter

Vielleicht machen Sie eine Woche Urlaub, es ist ein Feiertag oder Sie können aus Krankheitsgründen die Praxis nicht besetzen. Aus welchem Grund auch immer Sie schließen, mit einer individuellen Bandansage für unterschiedliche Anlässe können Sie Ihren Patienten stets mitteilen, was los ist. Spricht jemand etwas auf, bekommen Sie anschließend automatisch eine E-Mail mit der Sprachnachricht als mp3 geschickt.

Zeitprogrammierung

Sie entscheiden, wann und zu welchen Zeiten Sie telefonisch erreichbar sein möchten! Programmieren Sie Ihre VoIP “Telefonanlage Arztpraxis” so, dass zum Beispiel zu wiederkehrenden Team-Besprechungszeiten oder Pausen die Anrufer entweder auf ein anderes Telefon oder den Anrufbeantworter weitergeleitet werden. Für jeden Anlass können Sie eine eigene Sprachansage laufen lassen.

Interaktives Sprachmenü

Dank des interaktiven Sprachmenüs (IVR) können Ihre Patienten Rezept-Wünsche aufgeben oder andere Anfragen stellen, ohne dass ein Mitarbeiter direkt verbunden sein muss. Eine Bestellung bekommen Sie direkt danach per Mail zugesandt. Über das Eingabefeld des Telefons kann zwischen unterschiedlichen, vorher bestimmten Optionen gewählt werden.

Personalisierte Warteschleifen

Sie mögen es auch nicht, ständig nur ein Besetztzeichen zu hören, wenn Sie jemanden erreichen möchten? Ihre Patienten auch nicht! Anstatt also immer wieder aufs Neue anrufen zu müssen, können die Anrufer ganz einfach in einer Warteschleife mit ausgewählter Wartemusik oder Bandansage bleiben und warten, bis sie dran sind.

Mobile App

Interne Weiterleitungen sollten auch unterwegs für Sie möglich sein? Mit der mobilen App für Ihre VoIP Telefonanlage sind Sie auch auf Hausbesuchen immer und überall unter der gewohnten Praxisnummer erreichbar. Schnell installiert können Sie sofort lostelefonieren.

Fax 2 Mail

Old School Faxgeräte sind von gestern. Heute heißt die Lösung “Fax to Mail”. Faxe werden an und von Arztpraxen häufig immer noch verschickt, zum Beispiel, um Laborergebnisse zu übermitteln. Doch Sie können mit der Telefonanlagen-Fax-Funktion ganz einfach PDF Dateien per E-Mail senden und empfangen.

Bringen Sie Ihre Praxiskommunikation auf ein neues Level

Wieso nicht die Vorteile der VoIP Telefonie schon bald nutzen? Konkret bedeutet das für Sie:

Verbesserter Patientenservice

Seien Sie für jeden Anrufer erreichbar und sorgen Sie dafür, dass Patienten nicht ewig lang ein Besetztzeichen hören müssen. Optimieren Sie damit den Service und die Qualität Ihrer Praxisleistungen und erhöhen Sie die Chancen, weiterempfohlen zu werden (zum Beispiel auf Online-Plattformen wie “Jameda”).

Flexible Erreichbarkeit

Gerade Ärzte sollten eine bestmögliche Erreichbarkeit sicherstellen. Auch wenn Sie zu einem Notfall gerufen werden oder auf Hausbesuch sind, sollte das die Kommunikation mit Mitarbeitern und Patienten nicht einschränken oder gar komplett verhindern. Sowohl interne als auch externe Anrufe über die normale Praxis Rufnummer sind mit einer VoIP Telefonanlage weiterhin gewährleistet.

Professioneller Außenauftritt

Mit durchdachten Bandansagen und vielfältigen Möglichkeiten, wie die Nutzung des Interaktiven Sprachmenüs, steigern Sie das Ansehen gegenüber Ihren Patienten. Es unterstreicht, dass Sie alle Prozesse in Ihrer Arztpraxis rund um die Uhr im Griff haben und das schafft Vertrauen.

Zufriedene Mitarbeiter

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Angestellten durch ein durchdachtes Telefonie Konzept. Entlasten Sie sie und schaffen Sie optimale Voraussetzungen für eine produktive und effektive Arbeitsleistung Ihres Praxisteams.

Zeitersparnis

Sparen Sie Zeit ein. Ihre VoIP Telefonanlage für Ihre Arztpraxis kann dank interaktivem Sprachmenü “eigenständig” Aufgaben “übernehmen”. Verbringen Sie keine wertvollen Minuten mehr mit Telefonaten für Rezeptbestellungen oder die Übermittlung von Laborergebnissen, wenn dazu kein Erklärungsbedarf besteht. Möchte ein Patient Sie oder einen Ihrer Medizinischen Fachangestellten doch persönlich sprechen, ist auch das über das Eingabefeld der Tastatur problemlos auszuwählen.

Ferndiagnosen stellen

Sichern Sie sich die Option, bei Bedarf per Video Call mit Patienten zu sprechen und gegebenenfalls Ferndiagnosen zu stellen. Gerade in Krisenzeiten oder für Patienten, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr selbständig zu Ihnen kommen können, kann das entscheidend sein.

Kosten reduzieren

Sparen Sie bares Geld, indem Sie auf teure Hardware wie neue Telefone oder Faxgeräte verzichten und zum Beispiel auf die Telefonie Lösung aus der Cloud setzen. Auch teure Wartungskosten gehören dann der Vergangenheit an.

Rufnummer Portierung

Machen Sie sich keine Gedanken über die Telefonnummer und einen aufwendigen Wechsel. Ihre Praxis-Rufnummer nehmen Sie ganz einfach mit.

Diese Optionen haben Sie

Telefonanlage aus der Cloud

Eine Cloud Telefonanlage (oder Hosted Pbx/ Cloud Pbx) ist vor allem dann geeignet für Sie, wenn Sie öfter auf Hausbesuchen sind oder vielleicht sogar mehrere Praxis Standorte haben. Die Anlage befindet sich nicht physisch in Ihren Praxisräumen, sondern digital in einer Cloud. Da sie meist in einem deutschen Rechenzentrum gehosted wird, sind auch Ihre Daten in der Cloud absolut sicher. Bei einer Cloud Telefonanlage für Ihre Arztpraxis zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr. Wartungskosten entfallen. Der Vorteil ist, dass Sie auch im Falle eines örtlichen Stromausfalles weiterhin über Ihre App erreichbar wären.

Hardware Telefonanlage

Sie möchten doch noch auf alt Bewährtes setzen und bevorzugen eher eine Hardware Telefonanlage? Kein Problem! Sie können eine VoIP Anlage auch einfach an Ihren Router anschließen. Für kleine Praxen ist das auch sehr gut geeignet. Beachten sollten Sie, dass es zu Beginn höhere Anschaffungskosten gibt und dass Sie im Falle eines Stromausfalles nicht mehr erreichbar sind.

Das Thema der Optimierung oder Erneuerung der Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis lässt Sie nicht los und Sie könnten sich vorstellen, auf VoIP umzusteigen? Wenn Sie sich mehr Informationen wünschen oder gar umfassend beraten werden möchten, sind wir von comceptPLUS jederzeit gern für Sie da. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen Sie uns an!

Mobiles Festnetz – Telefonie im Außendienst

Gerade in herausfordernden Zeiten wie diesen ist es wichtig, sich innerhalb des Unternehmens untereinander zu vernetzen und eine dauerhafte Erreichbarkeit sicherzustellen – auch zu Mitarbeitern im Außendienst oder Home Office. Festnetztelefone verlieren dabei zunehmend an Bedeutung, wird doch immer häufiger direkt über das Handy telefoniert. Nichts desto trotz bleibt die Festnetznummer für viele wichtig. Sie sehen das genauso? Dann möchten wir Ihnen die Option „Mobiles Festnetz“ nicht vorenthalten!

Immer noch Standard

Doch warum ist die Festnetznummer noch immer ein wichtiger Standard im Unternehmensalltag? Gründe dafür sind unterschiedlich. Zum einen rufen die Kunden teilweise immer noch lieber auf eine Festnetznummer an, wenn es günstiger für sie ist.

Daneben vermittelt diese eine örtliche Präsenz, was Vertrauen schafft und bei Kaufentscheidungen und Vertragsabschlüssen eine entscheidende Rolle spielt. Für andere ist es schlichtweg eine Gewohnheit, auf die sie nicht verzichten möchten. Außerdem ist es so, dass zu viele unterschiedliche Nummern den Kommunikationsfluss eines Unternehmens zu stark unterbrechen.

Wer kein (teures) Festnetztelefon anschaffen, aber dennoch über eine Festnetz-Telefonnummer erreichbar sein will, ist mit einer mobilen Festnetznummer gut bedient. Anrufer zahlen dann allein den Festnetztarif, auch wenn Sie das Gespräch real über  das Handy führen. War es bis vor einiger Zeit noch so, dass Festnetz-Anrufe über den jeweiligen Telefonanbieter liefen und einfach an eine Mobilfunknummer weitergeleitet wurden, wenn ein Mitarbeiter nicht im Haus war, gibt es mittlerweile andere Möglichkeiten.

Mobiles Festnetz über VoIP

Die Entwicklung im Bereich Telekommunikation schläft nicht und so gibt es moderne Lösungen, die nicht zwingend an Ihren Telefonanbieter gebunden sein müssen. Mit VoIP (Voice over Internet Protocol) können Sie zum Beispiel über das Internet von jedem Smartphone aus über eine Festnetznummer flexibel erreichbar sein. Die Festnetztelefonie erfolgt dann nicht wie üblich über eine extra Telefonleitung, sondern ganz einfach über das Internet.

In der Praxis sieht das dann so aus: Ihr Handy wird mittels einer App Teil einer virtuellen Telefonanlage, mit der Sie Festnetz Anrufe sowohl tätigen als auch empfangen können. So haben Sie Ihr mobiles Festnetz immer mit dabei. Voraussetzung für eine gute Erreichbarkeit und Gewährleistung der Sprachqualität ist lediglich eine gute Internetverbindung.

Für jeden Ihrer Firmenstandorte können Sie eine beliebige Festnetznummer mit entsprechender Orts-Vorwahl auswählen, einrichten und nutzen. Oder Sie behalten ganz einfach Ihre alte Telefonnummer – auch darum kümmern wir uns. Kunden merken im Gespräch keinen Unterschied zur normalen Festnetztelefonie – es sei denn, Sie halten sich gerade an einem windigen Strand mit tosenden Wellen auf. Das könnte im Hintergrund zu hören sein und dann müssten Sie sich vielleicht auch auf die ein oder andere Rückfrage einstellen ;-).

Mit VoIP Telefonie können Sie alle Standard Funktionen nutzen, wie zum Beispiel das Weiterleiten oder Halten von Anrufen. Daneben bietet es Ihnen unzählige weitere Features wie Sprachassistenten, Reporting Funktionen, Präsenz-Status Anzeigen, Instant Messaging und vieles mehr. Chat-Funktionen gewinnen im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung, ermöglichen sie doch eine schnellere Kommunikation, als dies auf dem E-Mail Postweg möglich ist. Integrieren und synchronisieren Sie außerdem Ihre Kontakte mit der VoIP Telefonanlage und sparen Sie sich zukünftig langes Suchen.

Herausforderungen gerade im Außendienst

Arbeiten Sie im Außendienst und sind Sie viel unterwegs, dürften Sie mit den Problemen und Herausforderungen hinsichtlich der mobilen Telefonie vertraut sein. Sind Mitarbeiter nur über eine Mobilfunknummer erreichbar, kann eine Kundenanfrage zu einem aufwendigen Akt werden und viele einzelne Anrufe erfordern. Der Außendienst muss zum Beispiel den Innendienst anrufen und wird von dort zu einer anderen Abteilung weitergeleitet. Von da geht es wieder zurück zum Außendienst und nicht zuletzt erneut zum Kunden.

Diese “Umwege” kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Die Telefonkosten steigen enorm an, weil die meiste Zeit mobil telefoniert wird. Außerdem ist das Organisieren von Kundenkontakten und -terminen erheblich eingeschränkt. Eine weitere Schwierigkeit ist, dass die Arbeit des Mitarbeiters nirgends erfasst wird und somit auch nur mangelhaft ausgewertet werden kann.

Mit einer VoIP Telefonanlage kann die Telefoninfrastruktur eines Unternehmens ganz einfach integriert werden und Ihre Außendienst Mitarbeiter sind dann über die normale Festnetznummer bzw. Firmen-Durchwahl erreichbar. Weder Kollegen noch Kunden müssen wissen, dass Sie nicht im Haus sind. Die Kommunikation zwischen Außendienst, Backoffice und Kunden kann so einwandfrei gewährleistet werden. Auch werden Außendienstler und Home Office Mitarbeiter weniger vom Rest der Firma abgeschottet und können so z.B. jederzeit sehen, ob die Kollegen zur Zeit sprechen, Anrufe heranholen usw.

Das Einrichten von Rufumleitungen ist mit dem Mobilen Festnetz über VoIP nicht mehr notwendig. Hohe Betriebskosten für Telefone, Kosten für Wartungen der ITK-Systeme und Lizenzgebühren entfallen. Ab Einrichtung sind alle Anruflisten und Kundendaten überall verfügbar. Ebenso profitieren Sie von einer beispiellosen Flexibilität, indem Sie Nebenstellen ganz einfach und schnell zu- oder abbuchen können. Klingt interessant? Dann dürfen Sie die folgenden Gründe, die für ein Mobiles Festnetz über VoIP sprechen, nicht verpassen.

15 Gründe für Mobiles Festnetz via VoIP

  • Schnelle und unkomplizierte Einrichtung per App auf Ihrem Smartphone: Ein Internetanschluss reicht aus und Sie sind sofort einsatzbereit!
  • Um ein Vielfaches günstiger telefonieren
  • Kostenlose Anrufe intern und im Außendienst oder Home Office (z.B. mit 3CX)
  • Keine zusätzliche, teure Hardware nötig
  • Ortsunabhängig über Ihre Festnetz-Rufnummer – und das weltweit!
  • Nutzung modernster ITK-Lösungen, zukunftsorientiert und sicher
  • Mobilfunk und Festnetz auf einem Gerät vereint: Kein Rufnummern-Wirrwarr mehr
  • Ein Anbieter, eine Rechnung: Schluss mit dem Durcheinander
  • Mehr Flexibilität: Nutzen Sie Festnetztelefonie über Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop
  • Kein Unterschied in der Sprachqualität Ihrer Anrufe
  • Besonders für Ihre Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office interessant
  • Komplett skalierbar: Sie entscheiden, über welche Devices Sie telefonieren und wie viele Mitarbeiter über das Mobile Festnetz via VoIP App ortsunabhängig erreichbar sein sollen.
  • Auf Wunsch Ihre alte Festnetznummer einfach mitnehmen
  • Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens, sowohl im Innen- als auch im Außendienst, erheblich steigern
  • Volle Datenkontrolle

VoIP überwindet die Spaltung zwischen Mobilfunk und Festnetz. Das heißt, Sie müssen zukünftig keinen Spagat mehr hinlegen, sondern können beides schnell, unkompliziert und einfach miteinander verbinden. Verzichten müssen Sie trotzdem nicht! Nutzen Sie immer noch gern das Festnetztelefon, können Sie die VoIP App mit Ihrer Festnetznummer nur für Ihre Außentermine nutzen. Sie möchten mehr über Optionen des Mobilen Festnetz erfahren? Dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine Nachricht! Unsere erfahrenen Consultants sind sehr gerne für Sie da.

 

Softphone – Das Telefon, das eigentlich keins ist

Haben Sie auch schon davon gehört oder ist es Ihnen als neue Lösung für Ihre ITK Umgebung angeboten worden? In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, was ein Softphone ist, was es kann und welche Vor- oder Nachteile es Ihnen bietet. Wir erklären Ihnen, warum es sich um kein “normales” Telefon handelt und zeigen, ob es zu Ihnen und Ihrer Firma passt.

Noch nie von einem Softphone gehört?

Ein Softphone ist – wie der Name schon verrät – “soft” und damit kein physisch greifbares Telefon, das Sie praktisch in die Hand nehmen müssen. Vielmehr handelt es sich um eine Software, die das Telefonieren über VoIP ermöglicht. Mit dieser Technologie können sowohl Sprach- als auch Videoanrufe über das Internet getätigt werden.

Gleichzeitig schließt die Nutzung eines Softphones das Telefonieren über ein Tischtelefon in keiner Weise aus. Vielmehr können beide Optionen sich ergänzen. Das SIP Protokoll stellt sicher, dass eine Verbindung zustande kommt und die jeweiligen Sprachdaten werden dann mittels RTP Protokoll übermittelt.

Möchten Sie ein Softphone nutzen, muss dieses lediglich auf Ihrem Endgerät (Laptop, Computer, Smartphone oder Tablet) installiert werden. Einmal startklar, können Sie dann sowohl Anrufe tätigen als auch empfangen. Um eine gute Tonqualität zu gewährleisten, wird es in Verbindung mit einem Headset verwendet. In der Basisversion sind viele Softphones sogar kostenlos.

So ist ein Softphone aufgebaut

Im Grunde gleicht die Oberfläche grafisch der eines normalen Telefons mit einem Ziffernblock zur Eingabe einer Telefonnummer und weiteren Bedienelementen, um Funktionen zu aktivieren. Codecs codieren analoge und digitale Daten. Über eine Liste können Sie Ihre Kontakte einfach auswählen und verwalten.

Die Funktionen können variieren, sind aber in der Regel mindestens diese:

  • Telefonie (Sprach- und Video-Anrufe)
  • Anklopfen
  • Anrufe halten
  • Erweiterungen wie Chats, Bildschirme teilen, Anwesenheit, CRM-Integration
  • uvm.

In wenigen Steps für Sie einsatzbereit

Möchten Sie auf ein Softphone umsteigen oder Ihre Telefonanlage einfach nur erweitern, können Sie schon in wenigen Schritten alles startklar machen. Das müssen Sie dafür tun:

  • Softphone direkt über eine Browser Extension/per Webclient aufrufen oder als Software downloaden und installieren: Zum Beispiel auf Ihrem Windows-, macOS- oder Linux Betriebssystem.
  • Anmelden und konfigurieren: Die Einrichtung ist einfach und läuft nahezu automatisch ab.
  • Nummer wählen und los: Legen Sie gleich los und rufen Sie Ihren ersten Kunden über das Softphone an. Wählen Sie eine Nummer aus Ihrem Adressbuch oder über das Nummernfeld der Benutzeroberfläche.

Vor- und Nachteile

Welche Vor- oder gar Nachteile können Ihnen nun entstehen, wenn Sie sich für die Nutzung von Softphones in Ihrem Unternehmen entscheiden? Die wichtigsten Punkte haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst.

Vorteile

  • Kostenersparnis, da keine teure Hardware gekauft werden muss
  • Ortsunabhängig und überall über Ihre Geschäftsnummer erreichbar – egal ob im Büro, Home Office oder unterwegs
  • Je nach Anbieter direkt über eine Browser Erweiterung verfügbar, wie zum Beispiel beim 3CX Softphone
  • Immer Up-to-Date
  • Keine zusätzlichen Kosten
  • Bessere Skalierbarkeit Ihrer TK-Anlage durch das beliebige Hinzufügen oder Löschen von Nebenstellen (besonders gut bei Call-Centern)
  • Anrufüberwachung in Echtzeit
  • Kostenlose Basisversionen verfügbar
  • Aufzeichnung von Anrufen für Schulungszwecke nutzen
  • Mehr Funktionen als herkömmliche Telefone

Nachteile

  • Abhängig von einer stabilen Internetverbindung: Fällt diese einmal aus, können Sie auch keine Anrufe mehr empfangen oder tätigen.
  • Softphones können zu einem erhöhten Energieverbrauch Ihres Endgeräts führen, da die App im Hintergrund läuft und Strom verbraucht.
  • Das Gerät muss eingeschaltet sein, damit Sie erreichbar sind.
  • Es ist ein Headset mit Mikrofon notwendig, wenn Sie kein normales VoIP-Telefon verwenden.
  • Interferenzen: Andere Anwendungen können die Funktionen des Softphones möglicherweise stören (Ihre Firewall könnte es zum Beispiel blockieren und Anrufe können nicht eingehen).
  • Die Zuverlässigkeit gegenüber VoIP Hardphones ist mitunter geringer: Sie müssen abwägen, was für Sie und Ihr Business am sinnvollsten ist.

In der Praxis könnte das so aussehen

Im Business können Sie Ihr Softphone ganz einfach als SIP Client installieren und starten. Verbinden Sie Ihr Gerät mit einem Headset und legen Sie los. Verwenden Sie es als App über Ihr Mobiltelefon, ist nichts weiter zu tun. Sie können Anrufe ganz wie gewohnt über Ihren Lautsprecher und das integrierte Mikrofon tätigen und beantworten.

Für wen eignet sich ein Softphone?

Über die positiven und negativen Aspekte eines Softphones haben Sie nun gelesen. Stellt sich die Frage, ob die Nutzung zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt oder nicht. Besonders eignen sich Softphones für Start-Up Unternehmen, die noch über kein großes Budget verfügen, mit dem sie teure Hardware anschaffen können. Aber auch für Betriebe mit vielen Mitarbeitern, die häufig telefonieren, sind Softphones eine profitable Alternative zum herkömmlichen Telefon. Bei der Funktionalität müssen keinerlei Abstriche gemacht werden.

Ebenso kann der Einsatz von Softphones jedem Außendienstmitarbeiter oder Freiberufler empfohlen werden, der viel unterwegs ist und trotzdem gern über seine Büronummer erreichbar sein möchte und muss. Genauso verhält es sich mit Kollegen, die im Home Office tätig sind. Schichtbetriebe mit häufigem Mitarbeiterwechsel können von dem flexiblen Hinzufügen und Löschen oder Aktivieren und Deaktivieren von Nebenstellen nur profitieren. Verwenden Sie das Softphone auf Ihrem Smartphone haben Sie quasi zusätzlich zu Ihrer Handynummer immer auch Ihre Nebenstelle mit dabei, und das ganz egal, wo Sie gerade sind.

Für alle Bereiche gilt, dass lediglich die Internetverbindung durchgehend sichergestellt werden muss. Außerdem sollten die Endgeräte funktionsfähig sein und die Akkus geladen.

Zusammengefasst heißt das

Egal, ob unterwegs, aus dem Home Office oder direkt aus der Firma: Mit einem Softphone können Sie ganz unkompliziert von überall aus mit Ihrer Büronummer telefonieren und für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar sein. Dafür benötigen Sie kein großes Kapital und Sie haben kaum Aufwand bei der Einrichtung. Trotzdem kann es zu Einschränkungen kommen, wenn Ihre Verbindung zum Internet gestört wird oder die Hardware nicht mitspielt.

Sind Sie noch unsicher, was Sie davon halten sollten? Gerne können Sie sich von unseren Consultants beraten lassen, welche Telefonie Lösung für Sie am besten geeignet ist und ob das Softphone dazugehört. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine Nachricht!

Das muss eine moderne Call Center Telefonanlage können 

Ihre Vertriebsabteilung oder Ihre Service Hotline benötigt dringend ein Update und Sie streben nach einer besseren Qualität für alle Ihre Anrufer? Mit einer Call Center Telefonanlage können Sie schnell und effektiv die Anliegen Ihrer Kunden abwickeln, ohne dass Ihre Kosten in die Höhe schnellen oder Mitarbeiter neu geschult werden müssen.

Erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen geboten werden und mit welchen Vorteilen Sie rechnen können. Profitieren Sie von einer ganz neuen Customer Experience, die hilft, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und zu erhalten.

Individuelle Konfiguration

Ihre Telefonanlage muss abgestimmt sein auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Ihrer Kunden.

Wartemusik und Bandansagen

Um das Warten auf einen freien Mitarbeiter zu erleichtern, können Sie Wartemusik oder personalisierte Bandansagen für Ihre Clients abspielen.

Voicemail

Richten Sie eine Voicemail mit individueller Ansage ein. Aufgezeichnete Nachrichten werden dann an Ihre E-Mail Adresse weitergeleitet.

Zeitsteuerung

Stellen Sie ein, dass Kunden nach Geschäftsschluss automatisch an einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden.

Virtuelle Faxe

Senden und empfangen Sie virtuelle Faxnachrichten.

Verschlüsselung

Sowohl der Sprach- als auch der Datenaustausch erfolgt verschlüsselt und sicher.

Monitoring und Reporting Funktionen

Erhalten Sie detaillierte und aussagekräftige Auswertungen zu verpassten Anrufen, Wartezeiten oder Anrufdauer.

Warteschleifen (Queues)

Eingehende Anrufer reihen sich in eine Warteschlange ein.

Verschiedene Sprachkanäle

Nutzen Sie mehrere Sprachkanäle zur gleichen Zeit, und das bei einer verbesserten Kostenkontrolle.

CTI

Kundendaten können durch eine CTI-Software und einer Koppelung mit einem CRM System, wie zum Beispiel Zendesk oder Office 365, direkt zu der Person angezeigt werden.

Skill Based Routing

Agenten können verschiedene Skills zugeteilt bekommen. Jemand, der zum Beispiel fließend Französisch spricht, wird automatisch einen Anrufer empfangen, der sich nur in dieser Sprache ausdrücken kann.

IVR-Sprachmenüs

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. IVR-Sprachmenüs unterstützen dabei, indem Auskunft Suchende noch vor einer Verbindung zum Beispiel eine Nummer auswählen, die zu ihrem jeweiligen Anliegen passt.

Auto Dialer

Vor allem für Outbound Call-Center ist wichtig, dass eine automatische Telefonliste erstellt wird und das System nach erfolgtem Anruf direkt den nächsten Interessenten anruft. Mitarbeiter sparen dadurch wertvolle Ressourcen.

Chats

Geben Sie Ihren Website Besuchern die Option, Ihnen direkt und live im Chat Fragen zu stellen. Verbessern Sie dadurch das Kundenerlebnis.

Anrufaufzeichnung

Ob zu Schulungszwecken oder aus anderen Gründen. Mit der Aufzeichnung von Anrufen gehen Ihnen keine wichtigen Gesprächs-Details mehr verloren.

Whisper Mode

Die Flüsterfunktion hilft bei der Ausbildung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Unterstützung anfordern

Ihre Call-Agenten können bei schwierigen Anrufern Hilfe von einer weiteren Person anfordern.

Anrufe aus dem Webbrowser

Mit nur einem Klick können Sie Anrufe aus Ihrem Browser oder einer Anwendung heraus starten.

Rückruf-Funktion

Diese Funktion gibt den Kunden die Möglichkeit, während des Wartens aufzulegen und Ihre Position in der Warteschleife dennoch zu behalten. Wird diese frei, werden sie zurückgerufen.

Darum ist VoIP die richtige Wahl

VoIP ist für Sie und Ihr Call Center deshalb die richtige Wahl, da es eine große Chance der Kostenreduzierung gibt. Gerade in Einrichtungen und Unternehmen, in denen sehr viel telefoniert wird, bietet diese Technologie hohes Einsparpotential und maximiert die Performance der Telefonagenten. Als Virtual PBX aus einem externen Rechenzentrum betrieben, können Sie unzählige Telefonate zur gleichen Zeit abwickeln. Welche Kapazitäten Sie genau benötigen, sollten Sie vorab in einem Gespräch mit Ihrem Provider klären.

Ebenso können durch die Nutzung einer VoIP Call Center Telefonanlage Prozesse deutlich optimiert werden. Abläufe, die früher zum Beispiel manuell getätigt wurden, können automatisiert werden. So ist es nicht mehr notwendig, dass beispielsweise ein Call Agent am Empfang die ersten Anrufe entgegennimmt, um diese anschließend an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten – dem IVR-Sprachmenü sei Dank. Ebenso sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit durch die Verbindung einer CTI-Software mit Ihrem CRM System.

Wie sicher sind virtuelle Call Center?

Das Thema Sicherheit spielt bei der Beurteilung einer Call Center Telefonanlage eine nicht unentscheidende Rolle. Besonders dann, wenn Sie über das Telefon wichtige Daten wie Kreditkartennummern oder andere sensible Informationen herausgeben. Deshalb sollte eine Zertifizierung nach PCI DSS Standard selbstverständlich sein. Außerdem sollten sowohl Ihre Daten über SSL/TLS sowie Ihre Telefongespräche über SRTP und SIPS verschlüsselt übertragen werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Bessere User Experience, zum Beispiel durch Koppelung von CTI Software und CRM sowie einer Live Chat Integration
  • Schnellere Erreichbarkeit und damit zufriedenere Kunden
  • Enorme Kostenersparnis: Hardware ist kostengünstig oder entfällt ganz, da VoIP Telefonanlagen oft reine Softwarelösungen sind, Günstigere Telefone durch SIP-Standard, bis zu 70% geringere Gesprächskosten, keine Wartungskosten
  • Individuelle Konfiguration und Erweiterungen 
  • Vereinfachte Einrichtung und Steuerung direkt über das Web-Portal
  • Verschlüsselung aller Gespräche und Daten-Transfers
  • Umfangreiches Monitoring und Reporting 

Ein gutes Reporting hilft

Um einen guten Überblick über Ihre Kosten und Ihre Performance zu erhalten und zukünftig keine Anrufer mehr zu verpassen, ist ein umfassendes Reporting entscheidend. Mit einer VoIP Call Center Telefonanlage sind Echtzeitkontrollen eine Selbstverständlichkeit. Sie können Auswertungen über verpasste Anrufe, Wartezeiten, Anrufdauer und die Gesamtzahl der Anrufe erhalten. Ebenso sind zum Beispiel Statistiken über Rückrufe, angenommene Anrufe und Details abrufbar.

Auch können Sie Reportings je Agent, Gruppe oder Standort erstellen lassen. Damit ist leicht zu prüfen, wie viele Sitzungen ein Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums hatte. Tag- und zeitgenaue Abfragen durch extra Zeitfilter erleichtern zudem die Nachverfolgung von einzelnen Fällen. Jeden Report können Sie ganz einfach als CSV-Datei exportieren. Dabei ist egal, ob Sie im In- oder im Outbound tätig sind.

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