Was ist 3CX?

3CX ist eine Kommunikationsplattform, die Lösungen für Telefonie, Messaging und Web-Meetings anbietet. Im Bereich Business VoIP ist 3CX sogar weltweit führender Anbieter von Telefonanlagen. Mit diesen können Sie telefonieren, Live Chats starten und Video Konferenzen planen und durchführen – und das bei Bedarf auch ganz spontan! Die Anlage kann schnell und unkompliziert in einer Cloud oder lokal auf Ihrem Rechner installiert werden. Die Kosten sind gering und der Verwaltungsaufwand bleibt wenig. Mit der Telefonanlage können Sie die Anruf Kapazitäten Ihres Unternehmens um ein Vielfaches steigern, ebenso verbessern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die User Experience Ihrer Kunden.

3CX Webmeeting

Das 3CX Webmeeting funktioniert auf Basis von WebRTC (Web Real Time Communication/ deutsch: “Web Echtzeitkommunikation”). Dabei handelt es sich um eine schnelle und einfach zu bedienende Lösung für Webkonferenzen. Ein Internetanschluss und ein herkömmlicher Web-Browser (wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Apple Safari…) genügen und Sie können beginnen, sowohl Telefon- als auch Videokonferenzen von der Ferne aus abzuhalten.

Dabei ist weder für Sie als Organisator noch für Ihre Teilnehmer die Installation von zusätzlichen Plugins notwendig. Ein Klick genügt und Sie können sich in ein Meeting einwählen oder ein eigenes in wenigen Schritten planen. Nutzen Sie bereits eine 3CX Telefonanlage, ist die Webmeeting Funktion in dieser integriert verfügbar. Alternativ können Sie auch auf eine On Premise Lösung zugreifen.

Darum gewinnen Webmeetings immer mehr an Beliebtheit

Zunehmende nationale und internationale Vernetzungen zwischen Firmen, Standorten und Kunden verändern schon seit langer Zeit kontinuierlich das Kommunikationsverhalten mit- und untereinander. Immer seltener ist ein persönliches Treffen von Angesicht zu Angesicht möglich oder gar notwendig. In der aktuellen Corona-Krise schon gar nicht. Von heute auf morgen mussten unzählige Betriebe Home Office Lösungen anbieten und ihre Mitarbeiter nach Hause schicken. Ein Umdenken musste stattfinden. Aber auch in “normalen” Zeiten nimmt das Bedürfnis nach Videotelefonie-Lösungen stetig zu.

Helfen diese doch sehr, seinen Gesprächspartnern bei Geschäftsterminen, Vorstellungsgesprächen oder Kundenterminen direkt ins Gesicht schauen zu können. Denn Mimik, Gestik und Körperhaltung unterstützen das gesprochene Wort stärker, als vielleicht angenommen. Sie helfen, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen oder sogar komplett zu vermeiden. Viele Online Unternehmen haben daher die Vorteile von Web-Meetings schon seit langem für sich erkannt und veranstalten Online Seminare, Coachings und Kongresse von zu Hause, aus dem Urlaub oder von unterwegs.

3CX Webmeeting Funktionen

Vielfältige Funktionen ermöglichen ein beinahe reales Erfahren der anderen Teilnehmer. Welche das unter anderem sind, sehen Sie in folgender Auflistung:

• Bildschirmfreigabe und Dokumente senden und teilen: Visuell ist es oft einfacher, bestimmte Sachverhalte deutlich zu kommunizieren. Teilen Sie dafür Ihren Bildschirm mit anderen oder verschicken Sie wichtige Dokumente, sodass jeder auf die gleichen Daten zugreifen kann wie Sie.
• Telefon- oder Videokonferenzen abhalten: Ob aus dem Auto und nur per Telefon, aus dem warmen Büro oder Home Office. Sowohl Audio- als auch Videokonferenzen sind mit der 3CX Webmeeting Funktion möglich.
• Aufzeichnung von Seminaren oder anderen Veranstaltungen: Ein Geschäftspartner verspätet sich oder kann aufgrund von Krankheit gar nicht bei der Besprechung dabei sein? Kein Problem! Zeichnen Sie einfach alles auf und stellen Sie die Aufzeichnung im Anschluss zur Verfügung.
• Reaktionen teilen: In Meetings mit mehreren Teilnehmern ist die Funktion, eine Reaktion zu teilen, viel wert. Heben Sie einfach virtuell die Hand und zeigen Sie damit zum Beispiel, dass Sie als nächstes etwas zu sagen haben.
• Whiteboard nutzen: Für Seminare und Schulungen oder Brainstormings eignet sich die Whiteboard Funktion ideal. Unterstützen Sie Ihre Ideen und Veranschaulichungen mit Zeichnungen oder kleinen Notizen, die alle Teilnehmenden sehen können. Schreiben Sie auch hilfreiche Äußerungen von anderen auf.
• Feedback einholen: Starten Sie zum Schluss eines Meetings eine Umfrage und bitten Sie Ihre Gesprächspartner um ein ehrliches Feedback. Das hilft, mögliche Fehlerquellen leichter zu entdecken und es beim nächsten Mal noch ein Stückchen besser zu machen.
• Remote Control Funktion: Greifen Sie mit Einwilligung des Kunden auf seinen Rechner oder Laptop zu, wenn dieser zum Beispiel technische Probleme hat oder anderweitig Ihre Hilfe benötigt.
• Moderation: Als verantwortlicher Leiter und Moderator einer Konferenz können Sie Ihren Teilnehmern bestimmte Rechte zuweisen. Sie als Organisator können auf umfangreichere Funktionen zugreifen als die Teilnehmer. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit Leute auszuschließen, wenn diese sich unangemessen verhalten.
• Präsentationen abhalten: Halten Sie wie in einem Seminar-Raum eine Online Präsentation vor Ihren Arbeitskollegen, Geschäftspartnern oder Kunden ab.
• Persönlicher Einladungslink für jeden User: Verschicken Sie an jeden User einen individuellen Einladungslink (Click2Meet URL). Einmal angeklickt, gelangt die Person automatisch in den virtuellen Konferenzraum.
• Teilnahme per Telefonnummer: Hat einer Ihrer Kunden (temporär) keinen Zugriff auf das Internet? Das sollte kein Hindernis sein, nicht an einem Verkaufs- oder Beratungsgespräch mit Ihnen teilnehmen zu können. 3CX Webmeeting bietet auch die Möglichkeit, sich über eine entsprechende Telefonnummer in ein Meeting einzuwählen und per Audio dabei zu sein.
• Individuelle Lautstärkeregelung: Regeln Sie die Lautstärke für jeden Teilnehmenden individuell. Besonders in Konferenzen mit vielen Personen kann diese Funktion sehr hilfreich sein.
• Speichern der bevorzugten Konfiguration für das nächste Meeting: Sie haben immer wiederkehrende Online Zusammenkünfte mit Ihren Mitarbeitern und keine Lust, Ihre Einstellungen jedes Mal von neu vorzunehmen? Kein Problem! 3CX Webmeeting speichert Ihre bevorzugte Konfiguration für das nächste Mal. Sie können sich einfach einwählen und loslegen.
• Automatische Anpassung der Videoqualität: Bevor Ihre Kunden oder Kollegen aus einer Besprechung aufgrund von Verbindungsproblemen “rausfliegen”, regelt 3CX Webmeeting die Qualität des Videos herunter, sodass eine Teilnahme möglichst gewährleistet bleibt.

In wenigen Schritten Ihre eigene Webkonferenz planen

• Klicken Sie im 3CX Browserfenster oder im Menüfeld Ihres 3CX Clients auf “Konferenz planen”
• Geben Sie die Informationen ein, die erforderlich sind wie Datum, Uhrzeit, Thema und Teilnehmer
• Legen Sie fest, ob der Termin in Ihrem Google oder Outlook Kalender eingetragen werden soll und verschicken Sie ihn an die Teilnehmer
• Für ganz spontane Meetings können Sie auch einfach Ihren persönlichen Konferenzraum für andere Personen freigeben
• Damit auch technisch alles einwandfrei läuft, sollten alle ihre Kamera und ihr Mikrofon prüfen und gegebenenfalls freischalten
• Das war’s auch schon! Legen Sie nun los und starten Sie Ihre erste virtuelle Videokonferenz mit 3CX Webmeeting!

Ihre Vorteile von 3CX Webmeeting auf einen Blick

• Sie brauchen keine Clients oder andere Software installieren, um 3CX Webmeeting nutzen zu können. Wählen Sie sich einfach direkt über Ihren Browser ein.
• Es ist nicht notwendig, dass Ihre Teilnehmer bei Betreten des virtuellen Raums ein extra Benutzerkonto anlegen.
• Ein Klick genügt und Sie sind mitten in einer Konferenz, einem Seminar oder einem ähnlichen Gespräch.
• Profitieren Sie von einer hochauflösenden HD-Videoqualität.
• Zeigen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern visuell mithilfe des Whiteboards oder der Bildschirmfreigabe, worüber Sie sprechen.
• Sind Sie bereits Nutzer der 3CX Telefonanlage, können Sie das 3CX Webmeeting jederzeit und ohne Mehrkostenaufwand verwenden.
• Führen Sie Verkaufsgespräche oder Mitarbeiterschulungen in Echtzeit, ohne lange Vorplanung, schnell und effektiv.
• Ob zwei, fünf oder fünfzig Teilnehmer – Laden Sie unbegrenzt viele Personen zu Ihrem Meeting ein.
• Auch per App können Sie sich einwählen und bleiben somit vollkommen ortsunabhängig.
• Sparen Sie wertvolle Zeit und Fahrtkosten.
• Freuen Sie sich über eine bedienerfreundliche und stetig optimierte Benutzeroberfläche.

Sie haben das Potenzial erkannt…?

…und möchten gern mehr über das 3CX Webmeeting erfahren? Dann zögern Sie nicht lange und kontaktieren Sie uns einfach per Mail oder Telefonanruf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Was Sie auch anbieten, guter Kundenservice beginnt schon lange vor dem eigentlichen Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Ein Kunde möchte sich gut beraten, aufgehoben und wohl bei Ihnen fühlen. Auch aus dem Home Office heraus! Neben einem ansprechenden Angebot, das Sie digital übermitteln können sollten, ist zum Beispiel die Erreichbarkeit ein wichtiger Faktor, der einen guten von einem schlechten Service unterscheidet.

Denn eines ist sicher: Verärgerte oder enttäuschte Kunden behalten Ihre Unzufriedenheit oft nicht für sich. Darüber hinaus ist auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen ein Faktor, der sich auf die Qualität der Kundenbetreuung auswirkt. Wenn Prozesse auch außerhalb des Büros gut laufen und Störfälle oder Fehlermeldungen selten bleiben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Arbeitsergebnisse stimmen. Die folgenden Grundsätze zeigen Ihnen, was einen guten Kundenservice von zu Hause aus ausmacht:

1. Erreichbarkeit: Anrufer sollten schon beim ersten Anruf die Hilfe bekommen, die sie suchen
2. Reaktionszeit: Eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung des Kundenanliegens
3. Qualität: Die Anrufqualität ist sehr gut und die Verbindung stabil
4. Transparenz: Lassen Sie den Kunden wissen, warum er in einer Warteschleife hängt
5. Kurze Wege: Rücksprachen mit Kollegen erledigen Sie schnell und unkompliziert
6. Ergebnis: Der Kunde bekommt die Antworten, die er braucht
7. Effizienz: Die Kundenbetreuung sollte sich auch für Sie und Ihr Geschäft auszahlen

Als Corona kam, musste es plötzlich schnell gehen

Die Corona Krise hat nicht nur das private Leben, sondern vor allem auch das geschäftliche ganz schön auf den Kopf gestellt. Telefonie-Lösungen sind seitdem nicht weniger wichtig – ganz im Gegenteil sogar. Gerade, wenn Sie mit Ihren Arbeitskollegen nicht mehr zusammen in einem Raum sitzen, ist die persönliche Erreichbarkeit über das Telefon eines der wichtigsten Dinge überhaupt, um Ihre Arbeit weiterführen zu können. Aber auch der Kontakt zu den Kunden darf nicht einfach abreißen.

Zwar gibt es die Entwicklungen hin zu einer digitalen Arbeitswelt, die auch mal außerhalb des Büros stattfinden darf, nicht erst seit gestern. Dennoch hat die aktuelle Lage im Land viele Unternehmen dazu aufgefordert, einen Gang höher zu schalten und die Entwicklungen von einem Tag auf den anderen enorm beschleunigt.

Home Office richtig gestalten

Im Büro zu Hause sollten Ihre Mitarbeiter über all die Strukturen verfügen, die es braucht, um ihren Job weiter ausführen zu können und jeden Ihrer Kunden so zu betreuen, als gäbe es keine Veränderung. Und zwar nicht nur so gerade eben, sondern effektiv und effizient. Das Kundengeschäft und die Kundenbeziehungen dürfen nicht darunter leiden, dass sich der Ort der Arbeitsausführung geändert hat.

Eine perfekte “Home Office Kundenbetreuung” sollte durch einen privaten Arbeitsplatz sichergestellt werden, der Flexibilität, Sicherheit, Kommunikation und Zusammenarbeit gleichermaßen ermöglicht, auch im Team. Es sollte möglich sein, Daten untereinander auszutauschen und einander zu helfen, wenn ein schwieriges Kundengespräch ansteht. Nicht zuletzt deswegen sollte Sie über eine VoIP Telefonanlage nachdenken, die Ihnen unter anderem folgende Funktionen bietet:

Videotelefonie

Ob Teambesprechung zur Optimierung des Kundenerlebnisses oder ein direktes Kundengespräch, mit der Videotelefonie Funktion sind Sie beinahe in einem Raum.

Durchwahlen

Behalten Sie Ihre Büronummer und Ihre gewohnten Durchwahlen. Anrufer merken so gar nicht, dass sich das Umfeld Ihres Arbeitsortes verändert hat.

Interaktives Sprachmenü

Mit einem interaktiven Sprachmenü (IVR) finden Ihre Kunden schneller zum richtigen Ansprechpartner für ihr Anliegen. Entscheiden Sie, welche Auswahloptionen es geben soll.

Chat Funktionen

Nutzen Sie umfangreiche Chat Funktionen der VoIP Telefonanlage und klären Sie für Ihre Kunden Fragen mit Ihren Arbeitskollegen.

Datenaustausch

Sie müssen Dokumente verschicken und wollen nicht ständig den Umweg über E-Mail oder den Postweg gehen? Kein Problem! Der Austausch von Daten ist auch direkt über Ihre IP PBX problemlos möglich.

Wartemusik

Ständige Besetztzeichen mag niemand. Deshalb können Sie selbstverständlich auch eine individuelle Warteschleifenmusik einrichten, die jeden Anrufer bei Laune hält.

Schnelle Verfügbarkeit

Installation und Einrichtung Ihrer neuen Telefonanlage dauert nur wenige Minuten. Das heißt, Sie sind kurzer Hand wieder für Ihre Anrufer da und niemand muss lange warten.

Mobilität

Mit der VoIP App sind Sie über Ihr Smartphone unter der Büronummer erreichbar. Einfach installieren, einrichten und fertig!

Mailbox

Ob außerhalb der Öffnungszeiten oder Mittagspause, mit den vielfältigen Mailbox Optionen können Sie Ihre Anrufer immer auf dem aktuellen Stand halten.

Desktop Client

Mit dem Desktop Client können Sie eine VoIP Telefonanlage auch ganz einfach über Ihren Laptop in Form eines Softphones nutzen. Kombiniert mit einem Headset sind Sie bestens für Kundengespräche gewappnet.

Sicherheit

Das Wichtigste: Auf Sicherheit brauchen weder Sie noch Ihre Kunden zu verzichten! Die Anlagen werden in deutschen Rechenzentren gehostet und sind umfassend geschützt.

Mit VoIP auch zu Hause wie gewohnt erreichbar

• Steigern Sie die Leistungsfähigkeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Home Office
• Ermöglichen Sie gerade in Krisenzeiten wie diesen, dass die Kundenkommunikation trotzdem lückenlos sichergestellt ist.
• Seien Sie wie gewohnt für Ihre Kunden da und schaffen Sie Nähe und Vertrauen.
• Heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz ab, die noch über kein erneuertes Kommunikationskonzept verfügt.
• Bieten Sie einen besseren, schnelleren und exzellenten Kundenservice an.
• Lassen Sie nicht zu, dass bei Kunden oder Mitarbeitern Unsicherheiten entstehen und seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar. 
• Sparen Sie bares Geld und verzichten Sie auf teure Hardware oder Wartungskosten.
• Profitieren Sie von der mobilen App oder einem Softphone über Ihren Rechner.
• Lassen Sie das Rufnummern Chaos hinter sich. Nehmen Sie Ihre Büronummern ganz einfach mit und bleiben Sie unter der gewohnten Durchwahl auch für Ihre Kollegen immer erreichbar.
• Verschwenden Sie keine Zeit und freuen Sie sich darauf, in nur wenigen Minuten einsatzbereit zu sein. Ihre Kunden merken es gar nicht erst, dass Sie vom Büro ins Home Office umgezogen sind.

Sie möchten Ihre Kundenbetreuung im Home Office verbessern?

Viele Menschen sind sogar davon überzeugt, dass das Home Office die Krise überdauern wird. Ob es so bleibt oder nicht, es macht jederzeit Sinn, die aktuellen Kommunikationsprozesse und -strukturen in Ihrem Unternehmen zu überdenken und nachhaltig und langfristig zu verbessern.

Sie möchten nicht mehr lang auf Besserungen warten, sondern endlich selbst ins Handeln kommen und die Home Office Kundenbetreuung mit einem umfangreichen Kommunikationskonzept sicherstellen? Dann rufen Sie uns noch heute an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir stehen Ihnen in allen Fragen rund um Telefonanlagen und VoIP beratend zur Seite!

In Ihrer Arztpraxis klingelt das Telefon ständig?

Zwar nimmt auch der Austausch per E-Mail in Arztpraxen zu, aber das Telefon und die persönliche Erreichbarkeit ist und bleibt das Hauptkommunikationsmittel Nummer Eins. Patienten rufen an, um einen spontanen Besuch anzumelden, um Sprechzeiten zu erfragen, Probleme zu schildern oder um ein neues Rezept für ein notwendiges Medikament zu bestellen. Auch die Terminvereinbarung erfolgt meist telefonisch. Ebenso können wichtige Details für den Arzt am besten vorab mündlich geklärt werden.

Egal, ob Hausarzt-, Augenarzt- oder Zahnarztpraxis. In vielen Praxen klingelt das Telefon im Minutentakt – häufig sogar in einer Tour. Das führt dazu, dass Patienten nicht durchkommen, dass die Leitungen durchweg belegt sind und sich schnell Unzufriedenheit oder gar Ärger breit macht. Auf der anderen Seite sind Arzthelferinnen oder Empfangs-Sekretäre im Dauereinsatz und wissen nicht, wie sie das erhöhte Telefonaufkommen bewerkstelligen sollen und gleichzeitig jedem Anrufenden gerecht werden.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Höchste Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen und die Kommunikationsprozesse in Ihrer Praxis neu zu überdenken und zu optimieren. Durch die IP-Umstellung ändern sich auch die Anforderungen an Telefonanlagen für Arztpraxen, im gleichen Zug erweitern sich die Möglichkeiten. Um Struktur und Ordnung in Ihren Praxisalltag hineinzubringen und sowohl Ihre Patienten als auch Angestellten zufrieden zu stellen, sollten Sie einmal über eine komplett neue Lösung nachdenken. Denn die Zukunft heißt VoIP!

VoIP Telefonanlage Arztpraxis: Vielfältige Funktionen

Mit einer VoIP Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis tätigen Sie Anrufe über das Internet. VoIP bezeichnet deshalb übersetzt die sprachliche Kommunikation über das Internet Protokoll. Auf welche nützlichen Features Sie sich freuen können, haben wir Ihnen einmal übersichtlich zusammengestellt.

Individueller Anrufbeantworter

Vielleicht machen Sie eine Woche Urlaub, es ist ein Feiertag oder Sie können aus Krankheitsgründen die Praxis nicht besetzen. Aus welchem Grund auch immer Sie schließen, mit einer individuellen Bandansage für unterschiedliche Anlässe können Sie Ihren Patienten stets mitteilen, was los ist. Spricht jemand etwas auf, bekommen Sie anschließend automatisch eine E-Mail mit der Sprachnachricht als mp3 geschickt.

Zeitprogrammierung

Sie entscheiden, wann und zu welchen Zeiten Sie telefonisch erreichbar sein möchten! Programmieren Sie Ihre VoIP “Telefonanlage Arztpraxis” so, dass zum Beispiel zu wiederkehrenden Team-Besprechungszeiten oder Pausen die Anrufer entweder auf ein anderes Telefon oder den Anrufbeantworter weitergeleitet werden. Für jeden Anlass können Sie eine eigene Sprachansage laufen lassen.

Interaktives Sprachmenü

Dank des interaktiven Sprachmenüs (IVR) können Ihre Patienten Rezept-Wünsche aufgeben oder andere Anfragen stellen, ohne dass ein Mitarbeiter direkt verbunden sein muss. Eine Bestellung bekommen Sie direkt danach per Mail zugesandt. Über das Eingabefeld des Telefons kann zwischen unterschiedlichen, vorher bestimmten Optionen gewählt werden.

Personalisierte Warteschleifen

Sie mögen es auch nicht, ständig nur ein Besetztzeichen zu hören, wenn Sie jemanden erreichen möchten? Ihre Patienten auch nicht! Anstatt also immer wieder aufs Neue anrufen zu müssen, können die Anrufer ganz einfach in einer Warteschleife mit ausgewählter Wartemusik oder Bandansage bleiben und warten, bis sie dran sind.

Mobile App

Interne Weiterleitungen sollten auch unterwegs für Sie möglich sein? Mit der mobilen App für Ihre VoIP Telefonanlage sind Sie auch auf Hausbesuchen immer und überall unter der gewohnten Praxisnummer erreichbar. Schnell installiert können Sie sofort lostelefonieren.

Fax 2 Mail

Old School Faxgeräte sind von gestern. Heute heißt die Lösung “Fax to Mail”. Faxe werden an und von Arztpraxen häufig immer noch verschickt, zum Beispiel, um Laborergebnisse zu übermitteln. Doch Sie können mit der Telefonanlagen-Fax-Funktion ganz einfach PDF Dateien per E-Mail senden und empfangen.

Bringen Sie Ihre Praxiskommunikation auf ein neues Level

Wieso nicht die Vorteile der VoIP Telefonie schon bald nutzen? Konkret bedeutet das für Sie:

Verbesserter Patientenservice

Seien Sie für jeden Anrufer erreichbar und sorgen Sie dafür, dass Patienten nicht ewig lang ein Besetztzeichen hören müssen. Optimieren Sie damit den Service und die Qualität Ihrer Praxisleistungen und erhöhen Sie die Chancen, weiterempfohlen zu werden (zum Beispiel auf Online-Plattformen wie “Jameda”).

Flexible Erreichbarkeit

Gerade Ärzte sollten eine bestmögliche Erreichbarkeit sicherstellen. Auch wenn Sie zu einem Notfall gerufen werden oder auf Hausbesuch sind, sollte das die Kommunikation mit Mitarbeitern und Patienten nicht einschränken oder gar komplett verhindern. Sowohl interne als auch externe Anrufe über die normale Praxis Rufnummer sind mit einer VoIP Telefonanlage weiterhin gewährleistet.

Professioneller Außenauftritt

Mit durchdachten Bandansagen und vielfältigen Möglichkeiten, wie die Nutzung des Interaktiven Sprachmenüs, steigern Sie das Ansehen gegenüber Ihren Patienten. Es unterstreicht, dass Sie alle Prozesse in Ihrer Arztpraxis rund um die Uhr im Griff haben und das schafft Vertrauen.

Zufriedene Mitarbeiter

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Angestellten durch ein durchdachtes Telefonie Konzept. Entlasten Sie sie und schaffen Sie optimale Voraussetzungen für eine produktive und effektive Arbeitsleistung Ihres Praxisteams.

Zeitersparnis

Sparen Sie Zeit ein. Ihre VoIP Telefonanlage für Ihre Arztpraxis kann dank interaktivem Sprachmenü “eigenständig” Aufgaben “übernehmen”. Verbringen Sie keine wertvollen Minuten mehr mit Telefonaten für Rezeptbestellungen oder die Übermittlung von Laborergebnissen, wenn dazu kein Erklärungsbedarf besteht. Möchte ein Patient Sie oder einen Ihrer Medizinischen Fachangestellten doch persönlich sprechen, ist auch das über das Eingabefeld der Tastatur problemlos auszuwählen.

Ferndiagnosen stellen

Sichern Sie sich die Option, bei Bedarf per Video Call mit Patienten zu sprechen und gegebenenfalls Ferndiagnosen zu stellen. Gerade in Krisenzeiten oder für Patienten, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr selbständig zu Ihnen kommen können, kann das entscheidend sein.

Kosten reduzieren

Sparen Sie bares Geld, indem Sie auf teure Hardware wie neue Telefone oder Faxgeräte verzichten und zum Beispiel auf die Telefonie Lösung aus der Cloud setzen. Auch teure Wartungskosten gehören dann der Vergangenheit an.

Rufnummer Portierung

Machen Sie sich keine Gedanken über die Telefonnummer und einen aufwendigen Wechsel. Ihre Praxis-Rufnummer nehmen Sie ganz einfach mit.

Diese Optionen haben Sie

Telefonanlage aus der Cloud

Eine Cloud Telefonanlage (oder Hosted Pbx/ Cloud Pbx) ist vor allem dann geeignet für Sie, wenn Sie öfter auf Hausbesuchen sind oder vielleicht sogar mehrere Praxis Standorte haben. Die Anlage befindet sich nicht physisch in Ihren Praxisräumen, sondern digital in einer Cloud. Da sie meist in einem deutschen Rechenzentrum gehosted wird, sind auch Ihre Daten in der Cloud absolut sicher. Bei einer Cloud Telefonanlage für Ihre Arztpraxis zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr. Wartungskosten entfallen. Der Vorteil ist, dass Sie auch im Falle eines örtlichen Stromausfalles weiterhin über Ihre App erreichbar wären.

Hardware Telefonanlage

Sie möchten doch noch auf alt Bewährtes setzen und bevorzugen eher eine Hardware Telefonanlage? Kein Problem! Sie können eine VoIP Anlage auch einfach an Ihren Router anschließen. Für kleine Praxen ist das auch sehr gut geeignet. Beachten sollten Sie, dass es zu Beginn höhere Anschaffungskosten gibt und dass Sie im Falle eines Stromausfalles nicht mehr erreichbar sind.

Das Thema der Optimierung oder Erneuerung der Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis lässt Sie nicht los und Sie könnten sich vorstellen, auf VoIP umzusteigen? Wenn Sie sich mehr Informationen wünschen oder gar umfassend beraten werden möchten, sind wir von comceptPLUS jederzeit gern für Sie da. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen Sie uns an!

Gerade in herausfordernden Zeiten wie diesen ist es wichtig, sich innerhalb des Unternehmens untereinander zu vernetzen und eine dauerhafte Erreichbarkeit sicherzustellen – auch zu Mitarbeitern im Außendienst oder Home Office. Festnetztelefone verlieren dabei zunehmend an Bedeutung, wird doch immer häufiger direkt über das Handy telefoniert. Nichts desto trotz bleibt die Festnetznummer für viele wichtig. Sie sehen das genauso? Dann möchten wir Ihnen die Option „Mobiles Festnetz“ nicht vorenthalten!

Immer noch Standard

Doch warum ist die Festnetznummer noch immer ein wichtiger Standard im Unternehmensalltag? Gründe dafür sind unterschiedlich. Zum einen rufen die Kunden teilweise immer noch lieber auf eine Festnetznummer an, wenn es günstiger für sie ist.

Daneben vermittelt diese eine örtliche Präsenz, was Vertrauen schafft und bei Kaufentscheidungen und Vertragsabschlüssen eine entscheidende Rolle spielt. Für andere ist es schlichtweg eine Gewohnheit, auf die sie nicht verzichten möchten. Außerdem ist es so, dass zu viele unterschiedliche Nummern den Kommunikationsfluss eines Unternehmens zu stark unterbrechen.

Wer kein (teures) Festnetztelefon anschaffen, aber dennoch über eine Festnetz-Telefonnummer erreichbar sein will, ist mit einer mobilen Festnetznummer gut bedient. Anrufer zahlen dann allein den Festnetztarif, auch wenn Sie das Gespräch real über  das Handy führen. War es bis vor einiger Zeit noch so, dass Festnetz-Anrufe über den jeweiligen Telefonanbieter liefen und einfach an eine Mobilfunknummer weitergeleitet wurden, wenn ein Mitarbeiter nicht im Haus war, gibt es mittlerweile andere Möglichkeiten.

Mobiles Festnetz über VoIP

Die Entwicklung im Bereich Telekommunikation schläft nicht und so gibt es moderne Lösungen, die nicht zwingend an Ihren Telefonanbieter gebunden sein müssen. Mit VoIP (Voice over Internet Protocol) können Sie zum Beispiel über das Internet von jedem Smartphone aus über eine Festnetznummer flexibel erreichbar sein. Die Festnetztelefonie erfolgt dann nicht wie üblich über eine extra Telefonleitung, sondern ganz einfach über das Internet.

In der Praxis sieht das dann so aus: Ihr Handy wird mittels einer App Teil einer virtuellen Telefonanlage, mit der Sie Festnetz Anrufe sowohl tätigen als auch empfangen können. So haben Sie Ihr mobiles Festnetz immer mit dabei. Voraussetzung für eine gute Erreichbarkeit und Gewährleistung der Sprachqualität ist lediglich eine gute Internetverbindung.

Für jeden Ihrer Firmenstandorte können Sie eine beliebige Festnetznummer mit entsprechender Orts-Vorwahl auswählen, einrichten und nutzen. Oder Sie behalten ganz einfach Ihre alte Telefonnummer – auch darum kümmern wir uns. Kunden merken im Gespräch keinen Unterschied zur normalen Festnetztelefonie – es sei denn, Sie halten sich gerade an einem windigen Strand mit tosenden Wellen auf. Das könnte im Hintergrund zu hören sein und dann müssten Sie sich vielleicht auch auf die ein oder andere Rückfrage einstellen ;-).

Mit VoIP Telefonie können Sie alle Standard Funktionen nutzen, wie zum Beispiel das Weiterleiten oder Halten von Anrufen. Daneben bietet es Ihnen unzählige weitere Features wie Sprachassistenten, Reporting Funktionen, Präsenz-Status Anzeigen, Instant Messaging und vieles mehr. Chat-Funktionen gewinnen im Unternehmensalltag immer mehr an Bedeutung, ermöglichen sie doch eine schnellere Kommunikation, als dies auf dem E-Mail Postweg möglich ist. Integrieren und synchronisieren Sie außerdem Ihre Kontakte mit der VoIP Telefonanlage und sparen Sie sich zukünftig langes Suchen.

Herausforderungen gerade im Außendienst

Arbeiten Sie im Außendienst und sind Sie viel unterwegs, dürften Sie mit den Problemen und Herausforderungen hinsichtlich der mobilen Telefonie vertraut sein. Sind Mitarbeiter nur über eine Mobilfunknummer erreichbar, kann eine Kundenanfrage zu einem aufwendigen Akt werden und viele einzelne Anrufe erfordern. Der Außendienst muss zum Beispiel den Innendienst anrufen und wird von dort zu einer anderen Abteilung weitergeleitet. Von da geht es wieder zurück zum Außendienst und nicht zuletzt erneut zum Kunden.

Diese “Umwege” kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Die Telefonkosten steigen enorm an, weil die meiste Zeit mobil telefoniert wird. Außerdem ist das Organisieren von Kundenkontakten und -terminen erheblich eingeschränkt. Eine weitere Schwierigkeit ist, dass die Arbeit des Mitarbeiters nirgends erfasst wird und somit auch nur mangelhaft ausgewertet werden kann.

Mit einer VoIP Telefonanlage kann die Telefoninfrastruktur eines Unternehmens ganz einfach integriert werden und Ihre Außendienst Mitarbeiter sind dann über die normale Festnetznummer bzw. Firmen-Durchwahl erreichbar. Weder Kollegen noch Kunden müssen wissen, dass Sie nicht im Haus sind. Die Kommunikation zwischen Außendienst, Backoffice und Kunden kann so einwandfrei gewährleistet werden. Auch werden Außendienstler und Home Office Mitarbeiter weniger vom Rest der Firma abgeschottet und können so z.B. jederzeit sehen, ob die Kollegen zur Zeit sprechen, Anrufe heranholen usw.

Das Einrichten von Rufumleitungen ist mit dem Mobilen Festnetz über VoIP nicht mehr notwendig. Hohe Betriebskosten für Telefone, Kosten für Wartungen der ITK-Systeme und Lizenzgebühren entfallen. Ab Einrichtung sind alle Anruflisten und Kundendaten überall verfügbar. Ebenso profitieren Sie von einer beispiellosen Flexibilität, indem Sie Nebenstellen ganz einfach und schnell zu- oder abbuchen können. Klingt interessant? Dann dürfen Sie die folgenden Gründe, die für ein Mobiles Festnetz über VoIP sprechen, nicht verpassen.

15 Gründe für Mobiles Festnetz via VoIP

• Schnelle und unkomplizierte Einrichtung per App auf Ihrem Smartphone: Ein Internetanschluss reicht aus und Sie sind sofort einsatzbereit!
• Um ein Vielfaches günstiger telefonieren
• Kostenlose Anrufe intern und im Außendienst oder Home Office (z.B. mit 3CX)
• Keine zusätzliche, teure Hardware nötig
• Ortsunabhängig über Ihre Festnetz-Rufnummer – und das weltweit!
• Nutzung modernster ITK-Lösungen, zukunftsorientiert und sicher
• Mobilfunk und Festnetz auf einem Gerät vereint: Kein Rufnummern-Wirrwarr mehr
• Ein Anbieter, eine Rechnung: Schluss mit dem Durcheinander
• Mehr Flexibilität: Nutzen Sie Festnetztelefonie über Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop
• Kein Unterschied in der Sprachqualität Ihrer Anrufe
• Besonders für Ihre Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office interessant
• Komplett skalierbar: Sie entscheiden, über welche Devices Sie telefonieren und wie viele Mitarbeiter über das Mobile Festnetz via VoIP App ortsunabhängig erreichbar sein sollen.
• Auf Wunsch Ihre alte Festnetznummer einfach mitnehmen
• Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens, sowohl im Innen- als auch im Außendienst, erheblich steigern
• Volle Datenkontrolle

VoIP überwindet die Spaltung zwischen Mobilfunk und Festnetz. Das heißt, Sie müssen zukünftig keinen Spagat mehr hinlegen, sondern können beides schnell, unkompliziert und einfach miteinander verbinden. Verzichten müssen Sie trotzdem nicht! Nutzen Sie immer noch gern das Festnetztelefon, können Sie die VoIP App mit Ihrer Festnetznummer nur für Ihre Außentermine nutzen. Sie möchten mehr über Optionen des Mobilen Festnetz erfahren? Dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine Nachricht! Unsere erfahrenen Consultants sind sehr gerne für Sie da.

Haben Sie auch schon davon gehört oder ist es Ihnen als neue Lösung für Ihre ITK Umgebung angeboten worden? In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, was ein Softphone ist, was es kann und welche Vor- oder Nachteile es Ihnen bietet. Wir erklären Ihnen, warum es sich um kein “normales” Telefon handelt und zeigen, ob es zu Ihnen und Ihrer Firma passt.

Noch nie von einem Softphone gehört?

Ein Softphone ist – wie der Name schon verrät – “soft” und damit kein physisch greifbares Telefon, das Sie praktisch in die Hand nehmen müssen. Vielmehr handelt es sich um eine Software, die das Telefonieren über VoIP ermöglicht. Mit dieser Technologie können sowohl Sprach- als auch Videoanrufe über das Internet getätigt werden.

Gleichzeitig schließt die Nutzung eines Softphones das Telefonieren über ein Tischtelefon in keiner Weise aus. Vielmehr können beide Optionen sich ergänzen. Das SIP Protokoll stellt sicher, dass eine Verbindung zustande kommt und die jeweiligen Sprachdaten werden dann mittels RTP Protokoll übermittelt.

Möchten Sie ein Softphone nutzen, muss dieses lediglich auf Ihrem Endgerät (Laptop, Computer, Smartphone oder Tablet) installiert werden. Einmal startklar, können Sie dann sowohl Anrufe tätigen als auch empfangen. Um eine gute Tonqualität zu gewährleisten, wird es in Verbindung mit einem Headset verwendet. In der Basisversion sind viele Softphones sogar kostenlos.

So ist ein Softphone aufgebaut

Im Grunde gleicht die Oberfläche grafisch der eines normalen Telefons mit einem Ziffernblock zur Eingabe einer Telefonnummer und weiteren Bedienelementen, um Funktionen zu aktivieren. Codecs codieren analoge und digitale Daten. Über eine Liste können Sie Ihre Kontakte einfach auswählen und verwalten.

Die Funktionen können variieren, sind aber in der Regel mindestens diese:

• Telefonie (Sprach- und Video-Anrufe)
• Anklopfen
• Anrufe halten
• Erweiterungen wie Chats, Bildschirme teilen, Anwesenheit, CRM-Integration
• uvm.

In wenigen Steps für Sie einsatzbereit

Möchten Sie auf ein Softphone umsteigen oder Ihre Telefonanlage einfach nur erweitern, können Sie schon in wenigen Schritten alles startklar machen. Das müssen Sie dafür tun:

• Softphone direkt über eine Browser Extension/per Webclient aufrufen oder als Software downloaden und installieren: Zum Beispiel auf Ihrem Windows-, macOS- oder Linux Betriebssystem.
• Anmelden und konfigurieren: Die Einrichtung ist einfach und läuft nahezu automatisch ab.
• Nummer wählen und los: Legen Sie gleich los und rufen Sie Ihren ersten Kunden über das Softphone an. Wählen Sie eine Nummer aus Ihrem Adressbuch oder über das Nummernfeld der Benutzeroberfläche.

Vor- und Nachteile

Welche Vor- oder gar Nachteile können Ihnen nun entstehen, wenn Sie sich für die Nutzung von Softphones in Ihrem Unternehmen entscheiden? Die wichtigsten Punkte haben wir Ihnen im Folgenden zusammengefasst.

Vorteile

• Kostenersparnis, da keine teure Hardware gekauft werden muss
• Ortsunabhängig und überall über Ihre Geschäftsnummer erreichbar – egal ob im Büro, Home Office oder unterwegs
• Je nach Anbieter direkt über eine Browser Erweiterung verfügbar, wie zum Beispiel beim 3CX Softphone
• Immer Up-to-Date
• Keine zusätzlichen Kosten
• Bessere Skalierbarkeit Ihrer TK-Anlage durch das beliebige Hinzufügen oder Löschen von Nebenstellen (besonders gut bei Call-Centern)
• Anrufüberwachung in Echtzeit
• Kostenlose Basisversionen verfügbar
• Aufzeichnung von Anrufen für Schulungszwecke nutzen
• Mehr Funktionen als herkömmliche Telefone

Nachteile

• Abhängig von einer stabilen Internetverbindung: Fällt diese einmal aus, können Sie auch keine Anrufe mehr empfangen oder tätigen.
• Softphones können zu einem erhöhten Energieverbrauch Ihres Endgeräts führen, da die App im Hintergrund läuft und Strom verbraucht.
• Das Gerät muss eingeschaltet sein, damit Sie erreichbar sind.
• Es ist ein Headset mit Mikrofon notwendig, wenn Sie kein normales VoIP-Telefon verwenden.
• Interferenzen: Andere Anwendungen können die Funktionen des Softphones möglicherweise stören (Ihre Firewall könnte es zum Beispiel blockieren und Anrufe können nicht eingehen).
• Die Zuverlässigkeit gegenüber VoIP Hardphones ist mitunter geringer: Sie müssen abwägen, was für Sie und Ihr Business am sinnvollsten ist.

In der Praxis könnte das so aussehen

Im Business können Sie Ihr Softphone ganz einfach als SIP Client installieren und starten. Verbinden Sie Ihr Gerät mit einem Headset und legen Sie los. Verwenden Sie es als App über Ihr Mobiltelefon, ist nichts weiter zu tun. Sie können Anrufe ganz wie gewohnt über Ihren Lautsprecher und das integrierte Mikrofon tätigen und beantworten.

Für wen eignet sich ein Softphone?

Über die positiven und negativen Aspekte eines Softphones haben Sie nun gelesen. Stellt sich die Frage, ob die Nutzung zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt oder nicht. Besonders eignen sich Softphones für Start-Up Unternehmen, die noch über kein großes Budget verfügen, mit dem sie teure Hardware anschaffen können. Aber auch für Betriebe mit vielen Mitarbeitern, die häufig telefonieren, sind Softphones eine profitable Alternative zum herkömmlichen Telefon. Bei der Funktionalität müssen keinerlei Abstriche gemacht werden.

Ebenso kann der Einsatz von Softphones jedem Außendienstmitarbeiter oder Freiberufler empfohlen werden, der viel unterwegs ist und trotzdem gern über seine Büronummer erreichbar sein möchte und muss. Genauso verhält es sich mit Kollegen, die im Home Office tätig sind. Schichtbetriebe mit häufigem Mitarbeiterwechsel können von dem flexiblen Hinzufügen und Löschen oder Aktivieren und Deaktivieren von Nebenstellen nur profitieren. Verwenden Sie das Softphone auf Ihrem Smartphone haben Sie quasi zusätzlich zu Ihrer Handynummer immer auch Ihre Nebenstelle mit dabei, und das ganz egal, wo Sie gerade sind.

Für alle Bereiche gilt, dass lediglich die Internetverbindung durchgehend sichergestellt werden muss. Außerdem sollten die Endgeräte funktionsfähig sein und die Akkus geladen.

Zusammengefasst heißt das

Egal, ob unterwegs, aus dem Home Office oder direkt aus der Firma: Mit einem Softphone können Sie ganz unkompliziert von überall aus mit Ihrer Büronummer telefonieren und für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar sein. Dafür benötigen Sie kein großes Kapital und Sie haben kaum Aufwand bei der Einrichtung. Trotzdem kann es zu Einschränkungen kommen, wenn Ihre Verbindung zum Internet gestört wird oder die Hardware nicht mitspielt.

Sind Sie noch unsicher, was Sie davon halten sollten? Gerne können Sie sich von unseren Consultants beraten lassen, welche Telefonie Lösung für Sie am besten geeignet ist und ob das Softphone dazugehört. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine Nachricht!

Ihre Vertriebsabteilung oder Ihre Service Hotline benötigt dringend ein Update und Sie streben nach einer besseren Qualität für alle Ihre Anrufer? Mit einer Call Center Telefonanlage können Sie schnell und effektiv die Anliegen Ihrer Kunden abwickeln, ohne dass Ihre Kosten in die Höhe schnellen oder Mitarbeiter neu geschult werden müssen.

Erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen geboten werden und mit welchen Vorteilen Sie rechnen können. Profitieren Sie von einer ganz neuen Customer Experience, die hilft, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und zu erhalten.

Individuelle Konfiguration

Ihre Telefonanlage muss abgestimmt sein auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Ihrer Kunden.

Wartemusik und Bandansagen

Um das Warten auf einen freien Mitarbeiter zu erleichtern, können Sie Wartemusik oder personalisierte Bandansagen für Ihre Clients abspielen.

Voicemail

Richten Sie eine Voicemail mit individueller Ansage ein. Aufgezeichnete Nachrichten werden dann an Ihre E-Mail Adresse weitergeleitet.

Zeitsteuerung

Stellen Sie ein, dass Kunden nach Geschäftsschluss automatisch an einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden.

Virtuelle Faxe

Senden und empfangen Sie virtuelle Faxnachrichten.

Verschlüsselung

Sowohl der Sprach- als auch der Datenaustausch erfolgt verschlüsselt und sicher.

Monitoring und Reporting Funktionen

Erhalten Sie detaillierte und aussagekräftige Auswertungen zu verpassten Anrufen, Wartezeiten oder Anrufdauer.

Warteschleifen (Queues)

Eingehende Anrufer reihen sich in eine Warteschlange ein.

Verschiedene Sprachkanäle

Nutzen Sie mehrere Sprachkanäle zur gleichen Zeit, und das bei einer verbesserten Kostenkontrolle.

CTI

Kundendaten können durch eine CTI-Software und einer Koppelung mit einem CRM System, wie zum Beispiel Zendesk oder Office 365, direkt zu der Person angezeigt werden.

Skill Based Routing

Agenten können verschiedene Skills zugeteilt bekommen. Jemand, der zum Beispiel fließend Französisch spricht, wird automatisch einen Anrufer empfangen, der sich nur in dieser Sprache ausdrücken kann.

IVR-Sprachmenüs

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. IVR-Sprachmenüs unterstützen dabei, indem Auskunft Suchende noch vor einer Verbindung zum Beispiel eine Nummer auswählen, die zu ihrem jeweiligen Anliegen passt.

Auto Dialer

Vor allem für Outbound Call-Center ist wichtig, dass eine automatische Telefonliste erstellt wird und das System nach erfolgtem Anruf direkt den nächsten Interessenten anruft. Mitarbeiter sparen dadurch wertvolle Ressourcen.

Chats

Geben Sie Ihren Website Besuchern die Option, Ihnen direkt und live im Chat Fragen zu stellen. Verbessern Sie dadurch das Kundenerlebnis.

Anrufaufzeichnung

Ob zu Schulungszwecken oder aus anderen Gründen. Mit der Aufzeichnung von Anrufen gehen Ihnen keine wichtigen Gesprächs-Details mehr verloren.

Whisper Mode

Die Flüsterfunktion hilft bei der Ausbildung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Unterstützung anfordern

Ihre Call-Agenten können bei schwierigen Anrufern Hilfe von einer weiteren Person anfordern.

Anrufe aus dem Webbrowser

Mit nur einem Klick können Sie Anrufe aus Ihrem Browser oder einer Anwendung heraus starten.

Rückruf-Funktion

Diese Funktion gibt den Kunden die Möglichkeit, während des Wartens aufzulegen und Ihre Position in der Warteschleife dennoch zu behalten. Wird diese frei, werden sie zurückgerufen.

Darum ist VoIP die richtige Wahl

VoIP ist für Sie und Ihr Call Center deshalb die richtige Wahl, da es eine große Chance der Kostenreduzierung gibt. Gerade in Einrichtungen und Unternehmen, in denen sehr viel telefoniert wird, bietet diese Technologie hohes Einsparpotential und maximiert die Performance der Telefonagenten. Als Virtual PBX aus einem externen Rechenzentrum betrieben, können Sie unzählige Telefonate zur gleichen Zeit abwickeln. Welche Kapazitäten Sie genau benötigen, sollten Sie vorab in einem Gespräch mit Ihrem Provider klären.

Ebenso können durch die Nutzung einer VoIP Call Center Telefonanlage Prozesse deutlich optimiert werden. Abläufe, die früher zum Beispiel manuell getätigt wurden, können automatisiert werden. So ist es nicht mehr notwendig, dass beispielsweise ein Call Agent am Empfang die ersten Anrufe entgegennimmt, um diese anschließend an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten – dem IVR-Sprachmenü sei Dank. Ebenso sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit durch die Verbindung einer CTI-Software mit Ihrem CRM System.

Wie sicher sind virtuelle Call Center?

Das Thema Sicherheit spielt bei der Beurteilung einer Call Center Telefonanlage eine nicht unentscheidende Rolle. Besonders dann, wenn Sie über das Telefon wichtige Daten wie Kreditkartennummern oder andere sensible Informationen herausgeben. Deshalb sollte eine Zertifizierung nach PCI DSS Standard selbstverständlich sein. Außerdem sollten sowohl Ihre Daten über SSL/TLS sowie Ihre Telefongespräche über SRTP und SIPS verschlüsselt übertragen werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Bessere User Experience, zum Beispiel durch Koppelung von CTI Software und CRM sowie einer Live Chat Integration
• Schnellere Erreichbarkeit und damit zufriedenere Kunden
• Enorme Kostenersparnis: Hardware ist kostengünstig oder entfällt ganz, da VoIP Telefonanlagen oft reine Softwarelösungen sind, Günstigere Telefone durch SIP-Standard, bis zu 70% geringere Gesprächskosten, keine Wartungskosten
• Individuelle Konfiguration und Erweiterungen 
• Vereinfachte Einrichtung und Steuerung direkt über das Web-Portal
• Verschlüsselung aller Gespräche und Daten-Transfers
• Umfangreiches Monitoring und Reporting 

Ein gutes Reporting hilft

Um einen guten Überblick über Ihre Kosten und Ihre Performance zu erhalten und zukünftig keine Anrufer mehr zu verpassen, ist ein umfassendes Reporting entscheidend. Mit einer VoIP Call Center Telefonanlage sind Echtzeitkontrollen eine Selbstverständlichkeit. Sie können Auswertungen über verpasste Anrufe, Wartezeiten, Anrufdauer und die Gesamtzahl der Anrufe erhalten. Ebenso sind zum Beispiel Statistiken über Rückrufe, angenommene Anrufe und Details abrufbar.

Auch können Sie Reportings je Agent, Gruppe oder Standort erstellen lassen. Damit ist leicht zu prüfen, wie viele Sitzungen ein Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums hatte. Tag- und zeitgenaue Abfragen durch extra Zeitfilter erleichtern zudem die Nachverfolgung von einzelnen Fällen. Jeden Report können Sie ganz einfach als CSV-Datei exportieren. Dabei ist egal, ob Sie im In- oder im Outbound tätig sind.

Klingt interessant für Sie?

Sie möchten gern mehr über VoIP Call Center Telefonanlagen wissen? Dann zögern Sie nicht lange, sondern rufen uns an oder schreiben uns eine Nachricht. Unsere erfahrenen Consultants sind sehr gerne für Sie da!

Vielleicht haben Sie schon mal davon gehört, dass WebRTC als die neueste Kommunikationsform und als die Revolution auf dem Markt gilt. Auch die Bezeichnung als “The next big thing” ist zu vernehmen. Dabei wissen die wenigsten, die solches behaupten, was unter dem Begriff wirklich zu verstehen ist.

Dieser Artikel gibt Aufschluss darüber und geht auf die wichtigsten Details ein. Sie werden erfahren, was mit der Technologie, die einst als Open Source Projekt von Google veröffentlicht wurde, gemeint ist. Auch sollten Sie anhand der Informationen prüfen können, ob und inwieweit die Nutzung von WebRTC für Sie und Ihr Unternehmen in Frage kommt.

Was bedeutet WebRTC überhaupt?

Die Abkürzung WebRTC steht für “Web Real Time Communication”. Es handelt sich dabei um einen Kommunikationsstandard, der es ermöglicht, Sprach- und Video-Signale sowie Chats über den Webbrowser in Echtzeit zu übertragen – und das direkt von einem Endgerät zum anderen. Kurz gesagt beschreibt die Bezeichnung nichts anderes als die VoIP-Telefonie über Ihren Browser.

Das heißt auch, dass Sie ganz ohne Installation von externen Programmen oder Plugins über das Internet mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren können. So ermöglicht die Technologie es, dass Webanwendungen und Webseiten Audio- und Video-Daten ganz einfach erfassen können. Sie können dadurch in Realtime Daten miteinander austauschen und Telefonkonferenzen abhalten.

WebRTC besteht aus mehreren miteinander in Verbindung stehenden API’s und Protokollen. Diese arbeiten zusammen und erlauben diese Form von Austausch. Aufgebaut ist das Tool auf den Programmiersprachen Java Script und HTML. Ihnen als Unternehmen gibt es die Chance, Ihre bisherige Kommunikation langfristig völlig umzustrukturieren oder neu aufzustellen und das ohne Mehraufwand oder Extra-Kosten. Nutzen können Sie es sowohl lokal auf Ihrem Rechner als auch auf Laptops, Tablets und Smartphones.

Voraussetzungen für die Nutzung

Um WebRTC nutzen zu können, benötigen Sie vor allem einen Webbrowser. Dieser sollte die Technologie unterstützen und auf dem aktuellsten Stand sein. Daneben sollten Sie den Zugriff auf Ihre Webcam (für Videotelefonie) sowie auf Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher erlauben. Legen Sie Wert auf gute Tonqualität, können Sie optional auch ein Headset verwenden. Selbstverständlich darf eine stabile Internetverbindung (am besten eine Breitbandverbindung) nicht fehlen.

Funktionen von WebRTC

• Sprachtelefonie: Telefonieren Sie so einfach wie nie zuvor über das Internet.
• Videotelefonie: Legen Sie Wert auf persönlichen Kontakt, können Sie über die Videofunktion alle Teilnehmenden sehen und mit ihnen interagieren.
• Chats, die direkt auf Ihrer Homepage eingebunden sind
• Datenaustausch (File Sharing) ohne Dritten: Profitieren Sie von der direkten Vermittlung Ihrer übersandten Dateien und Dokumente. Keine dritte Person hat mehr Zugriff auf sensible Informationen.
• Screen Sharing: Teilen Sie Ihren Bildschirm mit allen Teilnehmenden und halten Sie zum Beispiel ein Seminar ab inklusive Präsentation.
• Gaming: Spielen Sie mit Freunden oder Bekannten in der Mittagspause gemeinsam ein Spiel.
• Anbindung an ältere Telefonsysteme möglich: Mit einer App ist WebRTC auch auf dem Handy oder mit einem VoIP-fähigen Festnetztelefon nutzbar!
• …Und das Beste ist: All das funktioniert in Echtzeit!

Vorteile für Sie

• Freie Nutzung dank Java Script und HTML
• Absolut sicher und unkompliziert
• Abhörsicher durch P2P Verbindung unter “https”
• Server ist nur für Verbindungsaufbau notwendig
• Sehr anpassungsfähig: Anwendung auf unterschiedlichen Endgeräten möglich
• Hohe Zeit- und Aufwandsersparnis → Es muss keine zusätzliche Software installiert werden
• Direkte Bildschirmpräsentationen durch API-Schnittstelle
• Effiziente Zusammenarbeit für Sie und Ihr Team
• Nutzung von Echtzeit-Support Diensten für Ihre Webseiten
• Kostenfreier Gebrauch: Möglich durch lizenzfreie Codecs

So funktionieren andere Messaging Dienste

Dienste, die in den vergangenen Jahren häufig für die Echtzeit-Kommunikation gebraucht wurden, sind zum Beispiel Skype, Facetime, WeChat oder Google Hangouts. Um diese allerdings nutzen zu können, benötigt jeder User die gleiche Anwendung und muss diese entweder in Form einer Software oder als Plugin auf seinem Endgerät installieren.

In manchen Fällen müssen Nutzer sogar zusätzlich ein Benutzerkonto anlegen, bevor sie mit dem Telefonieren loslegen können. Im Vergleich zu WebRTC müssen die Personen, die zum Beispiel an einem Video-Call teilnehmen, außerdem schon vorab in Kontakt zueinander stehen. Nur so können sie sich gegenseitig mithilfe ihrer jeweiligen Kennung bei einem der Dienste finden. WebRTC ist herkömmlichen Angeboten von Kommunikations-Dienstleistern demnach einen großen Schritt voraus!

Ist WebRTC sicher?

Bei der Kommunikation über WebRTC müssen Sie weder ein Benutzerkonto anlegen noch sonstige Daten von sich preisgeben. Es wird eine Punkt zu Punkt Verbindung hergestellt und die Verschlüsselung erfolgt unter anderem über Datagram Transport Layer Security (DTLS) und SRTP (= “Secure Real Time Protocol”). Dadurch können Sie gewiss sein, dass WebRTC absolut sicher und dass ein Abhören von außen nicht möglich ist.

Anders verhält es sich bei Diensten, die im vorigen Abschnitt genannt wurden, wie zum Beispiel Skype. Diese fungieren zusätzlich als Dritter und können damit Ihre Daten theoretisch an andere weitergeben. Damit hätten diese auch leichten Zugang zu allen Ihren persönlichen Gesprächen oder ausgetauschten Dokumenten.

Ausprobieren?

Sie müssen sich die Frage stellen: Wie wichtig ist Ihnen die Sicherheit Ihrer Daten und der Abhörschutz Ihrer Telefongespräche und Meetings? Was sind Sie bereit, dafür zu investieren? Mit WebRTC gehen Sie kein Risiko ein, wenn Sie sich für diese Technologie zur nachhaltigen Verbesserung Ihrer Unternehmenskommunikation entscheiden.

WebRTC hat Sie neugierig gemacht und Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie es in Ihrem Unternehmensalltag integrieren können? Sehr gern beraten wir Sie ausführlich zu diesem Thema. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine Nachricht! Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen zurück.

Darum lohnt sich eine virtuelle Hotel Telefonanlage

Gute Kommunikation hat in Betrieben aller Branchen wie auch im Gastgewerbe höchste Priorität. Ohne ein System, das all Ihren Ansprüchen genügt und auf das Sie sich stets verlassen können, werden sowohl interne als auch externe Abläufe schnell gestört. Das wirkt sich negativ auf Ihre Servicequalität und damit Ihren guten Ruf aus. Können Gäste nicht telefonieren, wie Sie es gern wünschen, und stehen sie überteuerten Tarifen gegenüber, gehen sie nach einem Besuch im schlimmsten Fall verärgert nach Hause. Mit einer virtuellen Hotel Telefonanlage muss das nicht sein.

Nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern vor allem Ihre Gäste stellen Sie mit einer modernen TK Anlage zufrieden und erhöhen damit Ihre Chancen, dass Sie und Ihr herausragender Service weiterempfohlen werden, zum Beispiel in Form von positiven Bewertungen auf Bewertungsportalen wie Tripadvisor. Sie möchten Ihre Kommunikationsprozesse optimieren und mehr über virtuelle Hotel TK Anlagen erfahren? Dann lesen Sie weiter!

Diese Funktionen sollte Ihnen eine Hotel TK Anlage bieten

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie zunächst die vielfältigen Funktionen kennenlernen, die Sie von einer virtuellen Hotel Telefonanlage erwarten können. Das sind unter anderem Folgende:

“Do-not-disturb-Funktion”

Die “Bitte-nicht-stören-Funktion” kann über die Weboberfläche, mobil über eine App oder direkt über das Telefon eingerichtet werden. Einmal aktiviert, hört ein Anrufer durchgängig ein Besetztzeichen. Ihre Gäste können so jederzeit entscheiden, ob sie erreichbar sein möchten oder nicht.

Anrufsperren

Teuren Anrufen ins Ausland können Sie vorbeugen, indem Sie bestimmte Nummernkreise sperren. Auch kostenpflichtige Hotlines können Sie auf diese Weise ausschließen.

Weckruf

Soll ein Wecker zu einer bestimmten Uhrzeit klingeln? Kein Problem! Sowohl über das Zimmertelefon als auch als Sprachanruf von der Rezeption aus kann ein Übernachtungsgast sich pünktlich und zuverlässig wecken lassen.

Zimmerstatus

Der Raum ist bereit für die Zimmerreinigung? Auch das kann über die TK Anlage in Form eines Zimmerstatus übermittelt werden.

Ein- und Auschecken

Die An- und Abreise wird Ihnen leicht gemacht. Von der Rezeption aus können Sie die Telefone beliebig ein- oder auschecken und Gesprächs-Übersichten erstellen, die eine reibungslose Abrechnung beim Auschecken garantieren.

Nebenstellen

Sie können jederzeit beliebig viele Nebenstellen hinzufügen oder entfernen. Sind Zimmer nicht belegt, muss auch keine Leitung für etwaige Anrufe verfügbar sein. Dabei stehen Ihnen sowohl nationale als auch internationale Rufnummern zur Verfügung. Wählen Sie die aus, die für Sie passen.

Integration Hotel-Verwaltungssystem

Ihr Hotelmanagement-System wie zum Beispiel PMS (Property Management System) kann problemlos in Ihre neue Hotel Telefonanlage integriert werden.

Mehrere Standorte

Haben Sie mehrere Hotel-Standorte? Auch das ist mit einer modernen VoIP Telefonanlage kein Hindernis, denn alle Gebäude können Sie mit nur einer einzigen Anlage verwalten. Dabei ist eine kostenlose Kommunikation intern gewährleistet – sogar bis ins Ausland.

Transparente Telefonrechnungen

Mit der IP-Pbx für Ihr Hotel erhalten Sie die volle Kostenkontrolle und können Telefonrechnungen sowohl intern als auch für Besucher transparent halten.

Begrüßungen

Sie möchten Ihre Gäste mit etwas Besonderem überraschen? Dann begrüßen Sie sie ganz individuell über das Display des Telefons. Geben Sie Ihnen damit das Gefühl, herzlich willkommen bei Ihnen zu sein.

Wartemusik

Eine moderne Hotel Telefonanlage bietet Ihnen personalisierte Ansagen und das Hinzufügen von Wartemusik. Damit können Anrufer zum Beispiel schneller mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. Gerade in großen Hotelanlagen spart das viel Zeit und Nerven.

Minibar-Meldung

Ist die Minibar leer und wünscht ein Gast eine neue Bestückung, kann er das über ein einfaches Tastenkürzel über sein Zimmertelefon an die Rezeption übermitteln. Ihr Personal kann sich dann umgehend darum kümmern.

Typische Features

Auch typische Funktionen wie die Vermittlung von Anrufen oder das Bereitstellen einer Mailbox finden Sie bei jeder virtuellen Hotel Telefonanlage.

Faxe versenden und empfangen

Versenden oder empfangen Sie elektronische Faxe im PDF Format und verzichten Sie auf sperrige Faxgeräte. Sparen Sie dabei nicht nur bares Geld, sondern auch Platz und Papier.

Vorteile für Sie und Ihre Gäste

• Telefonkosten senken: Profitieren Sie von einem enormen Einsparpotenzial.
• Sparen Sie sich die Kosten für teure Hardware und Wartungen.
• Zügige Einrichtung, auch ohne umfassende Kenntnisse
• Vereinfachung der Kommunikation
• Schnellere Reaktionszeit für Mitarbeiter und Gäste
• Zahlen Sie nur für tatsächlich aktivierte und genutzte Nebenstellen.
• Profitieren Sie von der Kompatibilität mit den meisten Hotel Softwares.
• Verwalten Sie Ihre IP-Pbx ganz einfach von der Ferne aus – einem Web Interface sei Dank.
• Falls gewünscht, ist eine Nutzung aus der Cloud heraus möglich.
• Lassen Sie Ihre Gäste wählen, wie sie bezahlen möchten, zum Beispiel auf Minutenbasis, als Flatrate oder Prepaid.
• Schnell und unkompliziert können Sie mobile Endgeräte mit Ihrer TK Anlage verbinden.
• Keine langjährigen Vertragslaufzeiten mehr
• Platzsparend und von überall verfügbar
• Einfach die vorhandenen Geräte weiter nutzen. Neuanschaffungen sind also nicht zwingend notwendig.

Interessiert? So geht es weiter…

Entscheiden Sie sich für eine virtuelle Hotel Telefonanlage, müssen Sie lediglich die folgenden Schritte beachten:

• Wählen Sie einen professionellen Anbieter für VoIP Telefonie.
• Vereinbaren Sie bei ihm ein Beratungsgespräch.
• Stellen Sie eine stabile Breitband-Internetverbindung sicher.
• Installieren und konfigurieren Sie die Telefonanlage über Ihren Webbrowser.
• Besorgen Sie gegebenenfalls IP-fähige Endgeräte (Alternativen: Softphones oder Smartphone-App).
• Suchen Sie sich neue Rufnummern aus oder behalten Sie Ihre alten.
• Verwalten Sie Ihre Anlage über die Weboberfläche.
• Buchen Sie die Nebenstellen dazu, die Sie tatsächlich brauchen.
• Nehmen Sie alle erforderlichen und gewünschten Einstellungen vor.
• Lehnen Sie sich zurück und erfreuen Sie sich an zufriedenen Gästen.

Sie haben die Wahl!

• Cloud oder On-Premise? Sie entscheiden!
• Überlassen Sie die Abwicklung einem Experten wie der comceptPLUS.

Wünschen Sie sich glückliche Gäste, die sich gut bei Ihnen aufgehoben fühlen und Sie wärmstens weiterempfehlen? Mit der Optimierung Ihrer bestehenden Kommunikationsprozesse muss das kein Wunschtraum bleiben. Lassen Sie sich von unseren erfahrenen Consultants zum Thema “Hotel Telefonanlage” umfassend beraten. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, abgestimmt auf Ihre individuellen Wünsche.

Ein Mitarbeiter und zig unterschiedliche Rufnummern – da ist ein Durcheinander schon fast vorprogrammiert. Noch dazu steigen die Kosten durch Erweiterungen und Wartungen Ihres Systems stetig an. Sie möchten genau das ändern und wünschen sich, besser für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar zu sein und möchten sicherstellen, dass jeder Anrufer leichter und schneller mit der richtigen Kontaktperson verbunden wird? Die Lösung für Sie könnte heißen: eine VoIP Telefonanlage.

In diesem Artikel lesen Sie, was das ist, was Sie von ihr erwarten können, welche Vorteile es gibt und mit welchen etwaigen Nachteilen Sie rechnen müssen. Technische Voraussetzungen werden übersichtlich dargestellt und aufgezeigt, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

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Schon seit längerer Zeit denken Sie über eine Veränderung Ihrer Kommunikationsstrategie in Ihrem Unternehmen und den Übergang hin zu einer Cloud Telefonanlage nach. Dank der All IP Umstellung nimmt die Nutzung der Cloud Telefonie stetig zu. Doch welchen Nutzen können Sie daraus ziehen und welche Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie sich dafür entscheiden?

In diesem Artikel lesen Sie, welche vielfältigen Funktionen Ihnen eine Cloud Telefonanlage bietet und welche Vorteile daraus für Ihr Unternehmen erwachsen. Bekommen Sie einen Einblick, warum Kommunikation aus der Cloud heraus sinnvoll ist und erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie den Wechsel im Handumdrehen vollziehen können.

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