In Ihrer Arztpraxis klingelt das Telefon ständig?
Zwar nimmt auch der Austausch per E-Mail in Arztpraxen zu, aber das Telefon und die persönliche Erreichbarkeit ist und bleibt das Hauptkommunikationsmittel Nummer Eins. Patienten rufen an, um einen spontanen Besuch anzumelden, um Sprechzeiten zu erfragen, Probleme zu schildern oder um ein neues Rezept für ein notwendiges Medikament zu bestellen. Auch die Terminvereinbarung erfolgt meist telefonisch. Ebenso können wichtige Details für den Arzt am besten vorab mündlich geklärt werden.
Egal, ob Hausarzt-, Augenarzt- oder Zahnarztpraxis. In vielen Praxen klingelt das Telefon im Minutentakt – häufig sogar in einer Tour. Das führt dazu, dass Patienten nicht durchkommen, dass die Leitungen durchweg belegt sind und sich schnell Unzufriedenheit oder gar Ärger breit macht. Auf der anderen Seite sind Arzthelferinnen oder Empfangs-Sekretäre im Dauereinsatz und wissen nicht, wie sie das erhöhte Telefonaufkommen bewerkstelligen sollen und gleichzeitig jedem Anrufenden gerecht werden.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Höchste Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen und die Kommunikationsprozesse in Ihrer Praxis neu zu überdenken und zu optimieren. Durch die IP-Umstellung ändern sich auch die Anforderungen an Telefonanlagen für Arztpraxen, im gleichen Zug erweitern sich die Möglichkeiten. Um Struktur und Ordnung in Ihren Praxisalltag hineinzubringen und sowohl Ihre Patienten als auch Angestellten zufrieden zu stellen, sollten Sie einmal über eine komplett neue Lösung nachdenken. Denn die Zukunft heißt VoIP!
VoIP Telefonanlage Arztpraxis: Vielfältige Funktionen
Mit einer VoIP Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis tätigen Sie Anrufe über das Internet. VoIP bezeichnet deshalb übersetzt die sprachliche Kommunikation über das Internet Protokoll. Auf welche nützlichen Features Sie sich freuen können, haben wir Ihnen einmal übersichtlich zusammengestellt.
Individueller Anrufbeantworter
Vielleicht machen Sie eine Woche Urlaub, es ist ein Feiertag oder Sie können aus Krankheitsgründen die Praxis nicht besetzen. Aus welchem Grund auch immer Sie schließen, mit einer individuellen Bandansage für unterschiedliche Anlässe können Sie Ihren Patienten stets mitteilen, was los ist. Spricht jemand etwas auf, bekommen Sie anschließend automatisch eine E-Mail mit der Sprachnachricht als mp3 geschickt.
Zeitprogrammierung
Sie entscheiden, wann und zu welchen Zeiten Sie telefonisch erreichbar sein möchten! Programmieren Sie Ihre VoIP “Telefonanlage Arztpraxis” so, dass zum Beispiel zu wiederkehrenden Team-Besprechungszeiten oder Pausen die Anrufer entweder auf ein anderes Telefon oder den Anrufbeantworter weitergeleitet werden. Für jeden Anlass können Sie eine eigene Sprachansage laufen lassen.
Interaktives Sprachmenü
Dank des interaktiven Sprachmenüs (IVR) können Ihre Patienten Rezept-Wünsche aufgeben oder andere Anfragen stellen, ohne dass ein Mitarbeiter direkt verbunden sein muss. Eine Bestellung bekommen Sie direkt danach per Mail zugesandt. Über das Eingabefeld des Telefons kann zwischen unterschiedlichen, vorher bestimmten Optionen gewählt werden.
Personalisierte Warteschleifen
Sie mögen es auch nicht, ständig nur ein Besetztzeichen zu hören, wenn Sie jemanden erreichen möchten? Ihre Patienten auch nicht! Anstatt also immer wieder aufs Neue anrufen zu müssen, können die Anrufer ganz einfach in einer Warteschleife mit ausgewählter Wartemusik oder Bandansage bleiben und warten, bis sie dran sind.
Mobile App
Interne Weiterleitungen sollten auch unterwegs für Sie möglich sein? Mit der mobilen App für Ihre VoIP Telefonanlage sind Sie auch auf Hausbesuchen immer und überall unter der gewohnten Praxisnummer erreichbar. Schnell installiert können Sie sofort lostelefonieren.
Fax 2 Mail
Old School Faxgeräte sind von gestern. Heute heißt die Lösung “Fax to Mail”. Faxe werden an und von Arztpraxen häufig immer noch verschickt, zum Beispiel, um Laborergebnisse zu übermitteln. Doch Sie können mit der Telefonanlagen-Fax-Funktion ganz einfach PDF Dateien per E-Mail senden und empfangen.
Bringen Sie Ihre Praxiskommunikation auf ein neues Level
Wieso nicht die Vorteile der VoIP Telefonie schon bald nutzen? Konkret bedeutet das für Sie:
Verbesserter Patientenservice
Seien Sie für jeden Anrufer erreichbar und sorgen Sie dafür, dass Patienten nicht ewig lang ein Besetztzeichen hören müssen. Optimieren Sie damit den Service und die Qualität Ihrer Praxisleistungen und erhöhen Sie die Chancen, weiterempfohlen zu werden (zum Beispiel auf Online-Plattformen wie “Jameda”).
Flexible Erreichbarkeit
Gerade Ärzte sollten eine bestmögliche Erreichbarkeit sicherstellen. Auch wenn Sie zu einem Notfall gerufen werden oder auf Hausbesuch sind, sollte das die Kommunikation mit Mitarbeitern und Patienten nicht einschränken oder gar komplett verhindern. Sowohl interne als auch externe Anrufe über die normale Praxis Rufnummer sind mit einer VoIP Telefonanlage weiterhin gewährleistet.
Professioneller Außenauftritt
Mit durchdachten Bandansagen und vielfältigen Möglichkeiten, wie die Nutzung des Interaktiven Sprachmenüs, steigern Sie das Ansehen gegenüber Ihren Patienten. Es unterstreicht, dass Sie alle Prozesse in Ihrer Arztpraxis rund um die Uhr im Griff haben und das schafft Vertrauen.
Zufriedene Mitarbeiter
Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Angestellten durch ein durchdachtes Telefonie Konzept. Entlasten Sie sie und schaffen Sie optimale Voraussetzungen für eine produktive und effektive Arbeitsleistung Ihres Praxisteams.
Zeitersparnis
Sparen Sie Zeit ein. Ihre VoIP Telefonanlage für Ihre Arztpraxis kann dank interaktivem Sprachmenü “eigenständig” Aufgaben “übernehmen”. Verbringen Sie keine wertvollen Minuten mehr mit Telefonaten für Rezeptbestellungen oder die Übermittlung von Laborergebnissen, wenn dazu kein Erklärungsbedarf besteht. Möchte ein Patient Sie oder einen Ihrer Medizinischen Fachangestellten doch persönlich sprechen, ist auch das über das Eingabefeld der Tastatur problemlos auszuwählen.
Ferndiagnosen stellen
Sichern Sie sich die Option, bei Bedarf per Video Call mit Patienten zu sprechen und gegebenenfalls Ferndiagnosen zu stellen. Gerade in Krisenzeiten oder für Patienten, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr selbständig zu Ihnen kommen können, kann das entscheidend sein.
Kosten reduzieren
Sparen Sie bares Geld, indem Sie auf teure Hardware wie neue Telefone oder Faxgeräte verzichten und zum Beispiel auf die Telefonie Lösung aus der Cloud setzen. Auch teure Wartungskosten gehören dann der Vergangenheit an.
Rufnummer Portierung
Machen Sie sich keine Gedanken über die Telefonnummer und einen aufwendigen Wechsel. Ihre Praxis-Rufnummer nehmen Sie ganz einfach mit.
Diese Optionen haben Sie
Telefonanlage aus der Cloud
Eine Cloud Telefonanlage (oder Hosted Pbx/ Cloud Pbx) ist vor allem dann geeignet für Sie, wenn Sie öfter auf Hausbesuchen sind oder vielleicht sogar mehrere Praxis Standorte haben. Die Anlage befindet sich nicht physisch in Ihren Praxisräumen, sondern digital in einer Cloud. Da sie meist in einem deutschen Rechenzentrum gehosted wird, sind auch Ihre Daten in der Cloud absolut sicher. Bei einer Cloud Telefonanlage für Ihre Arztpraxis zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr. Wartungskosten entfallen. Der Vorteil ist, dass Sie auch im Falle eines örtlichen Stromausfalles weiterhin über Ihre App erreichbar wären.
Hardware Telefonanlage
Sie möchten doch noch auf alt Bewährtes setzen und bevorzugen eher eine Hardware Telefonanlage? Kein Problem! Sie können eine VoIP Anlage auch einfach an Ihren Router anschließen. Für kleine Praxen ist das auch sehr gut geeignet. Beachten sollten Sie, dass es zu Beginn höhere Anschaffungskosten gibt und dass Sie im Falle eines Stromausfalles nicht mehr erreichbar sind.
Das Thema der Optimierung oder Erneuerung der Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis lässt Sie nicht los und Sie könnten sich vorstellen, auf VoIP umzusteigen? Wenn Sie sich mehr Informationen wünschen oder gar umfassend beraten werden möchten, sind wir von comceptPLUS jederzeit gern für Sie da. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen Sie uns an!
