Was bedeutet Unified Communications?
Unified Communications oder kurz UC heißt übersetzt “Einheitliche Kommunikation”. Eine UC-Lösung steht für eine einzige Plattform, die alle modernen Kommunikationsdienste gebündelt anbietet, wie zum Beispiel Telefonie-, E-Mail-, Chat-, Video-Dienste und mehr. Mit ihr bekommt der User die Möglichkeit, alles von einem Ort aus zu pflegen und zu steuern. Sowohl interne als auch externe Kommunikations- und Geschäftsprozesse können dadurch verbessert werden. Diese maßgebliche, eine Benutzeroberfläche wird auch als UC-Client bezeichnet.
Ziel von Unified Communications ist, Grenzen zu überwinden, indem jeder Nutzer zu jeder Zeit erreicht werden kann, ganz unabhängig davon, ob er gerade mobil über das Smartphone unterwegs oder ob er im Home Office über seinen privaten Laptop erreichbar ist. Grundsätzlich geht es also um die Ermöglichung standortunabhängiger Echtzeitkommunikation – und das alles möglich durch VoIP (Voice over IP)!
Viele moderne Unternehmen setzen bereits auf Unified Communications (UC) und Unified Collaboration (UCC). Die meisten Firmen haben mehrere Mitarbeiter, die zusammen in Teams arbeiten, gemeinsam Projekte vorantreiben und sich untereinander austauschen (müssen). Eine einheitliche Kommunikationsplattform wie UC ermöglicht nicht nur die Vereinigung unterschiedlichster Tools, sondern berücksichtigt auch die Nutzung verschiedener Endgeräte oder auch deren Kombination.
UC – Gibt es das nicht schon lange?
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob die Idee von Unified Communications wirklich neu ist?! Schließlich legt Ihr Unternehmen schon seit langem auf unterschiedlichste Kommunikationsdienste Wert, um jedem Bedürfnis der Kunden und auch der Mitarbeiter gerecht zu werden. Aber es gibt einen Unterschied! Wesentliches Merkmal für UC ist, dass nicht nur viele Lösungen vorhanden, sondern zusätzlich untereinander vernetzt sind und damit zusammenarbeiten.
Die meisten Firmen haben immer noch für jeden Dienst ein separates Programm, so zum Beispiel für das Instant Messaging, Videotelefonie oder für E-Mails. Je mehr hinzu kommt desto unübersichtlicher wird das Ganze mit der Zeit. Nicht nur etliche Passwörter müssen erstellt und verwaltet werden, der Wechsel von einem Tool zum nächsten ist auch weitaus zeitaufwendiger. Kommt Ihnen das bekannt vor, sollten Sie über eine Veränderung nachdenken. Aber schauen wir uns erst einmal an, ob das Konzept von Unified Communications zu Ihnen und Ihrem Business passt.
Unified Communications für Ihr Unternehmen?
Große oder kleine Unternehmen oder gar beide?
Generell ist es besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen und Angestellten geeignet, da hier die Ansprüche an eine reibungslose Kommunikation besonders hoch sind. Aber auch für kleine Firmen kann es sinnvoll sein, die internen Prozesse auf einer Plattform gemeinsam zu bündeln und von Anfang an den Überblick zu behalten.
Technische Voraussetzungen
Eine stabile Breitband-Internetverbindung sowie das Vorhandensein von IP-fähigen Endgeräten (Hardware) ist Grundvoraussetzung für die Nutzung von Unified Communications Lösungen, da nahezu alle Anwendungen über das Internet laufen. Bei einigen Anbietern ist es möglich, bereits vorhandene Hardware in eine neue UC-Lösung zu integrieren, das heißt, Sie können noch etwas aus Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld mitnehmen. Ob und inwieweit das möglich ist, sollten Sie am besten vorab klären.
11 Vorteile mit einer Unified Communications Lösung
Nicht nur für Sie als Unternehmen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter ergeben sich aus der Nutzung einer UC-Anwendung zahlreiche Vorteile. Wir zeigen Ihnen nachfolgend auf, welche das unter anderem sind.
- Unified Communications Lösungen sind flexibel skalierbar. Wachsen Sie, Ihr Team oder die Anzahl der Tools, die Sie nutzen, wächst die Plattform ganz einfach mit.
- Seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar, zum Beispiel über das Smartphone oder Tablet und haben Sie alle Daten und Informationen stets griffbereit.
- Verlieren Sie keine wertvolle Zeit mehr, in der Sie darauf warten, dass Ihre E-Mails beantwortet werden. Mit der Live-Chat Kommunikation können Sie sich direkt mit Ihren Teamkollegen austauschen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder in Ihrem Team sich wohl und verstanden fühlen und stärken Sie das Miteinander durch eine einheitliche Plattform.
- Erfahren Sie Ortsunabhängigkeit und überwinden Sie Grenzen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, zum Beispiel durch die Möglichkeit, Videokonferenzen mit hunderten von Teilnehmern zu starten.
- Die leichte Bedienung und meist sehr übersichtliche Benutzeroberfläche garantiert Ihnen eine positive User Experience.
- Ihre Daten sind geschützt – Das Thema Sicherheit wird bei UC groß geschrieben.
- Produktivitäts- und Effizienzsteigerung Ihrer Mitarbeiter durch eine optimierte Zusammenarbeit untereinander.
- Seien Sie immer Up-to-Date und arbeiten Sie stets mit der neuesten UC-Lösung durch automatische Updates.
- Die kontinuierliche Anschaffung neuer Hardware oder die Aktualisierung von Lizenzen gehört mit Unified Communications der Vergangenheit an. Sparen Sie dadurch bares Geld.
- Profitieren Sie nicht zuletzt von der Möglichkeit, bereits vorhandene Programme wie ERP- und CRM Systeme ganz einfach zu integrieren und optimieren Sie damit Ihre Arbeitsprozesse und auch Ihren Kundenservice.
Was Sie mit Unified Communications bekommen
Sprachtelefonie
Eine der wohl wichtigsten Funktionen, die eine UC Plattform bieten sollte, ist die Sprachtelefonie. Mit VoIP sind Sie über das Internet für Mitarbeiter und Kunden erreichbar – egal ob über das Festnetz oder mobil.
Videotelefonie
Planen und veranstalten Sie Online Video Konferenzen, in denen Sie nicht nur die Teilnehmenden live sehen, sondern gleichzeitig auch mit ihnen interagieren können. Teilen Sie zum Beispiel Ihren Bildschirm oder geben Sie eine virtuelle Reaktion (wie zum Beispiel ein Handzeichen) auf etwas Gesagtes.
Instant Messaging
Tauschen Sie sich live und ohne Zeitverlust mit Ihren Angestellten und Kollegen aus und bleiben Sie untereinander vernetzt.
Datenaustausch
Teilen Sie Dokumente oder rufen Sie Daten direkt aus Ihrem verknüpften System ab und bleiben Sie so immer Up-to-Date, egal wo Sie gerade sind. Geben Sie Ihren Kollegen Zugriff auf Ihren geschäftlichen Kalender.
Präsenzstatus
Wissen Sie immer, welcher Ihrer Mitarbeiter und Teamkollegen gerade verfügbar ist und wer nicht. Mit der Präsenzstatus Funktion können Sie sich gegenseitig wissen lassen, ob Sie zum Beispiel gerade an- oder abwesend sind.
Website Live Chats
Ihren Website Besuchern können Sie mit der Live Chat Funktion die Option geben, direkt und in Echtzeit schriftlich mit Ihnen zu kommunizieren. So können schnell und unkompliziert Fragen geklärt und Kunden zum Kauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen animiert werden.
Mailbox
Auch die klassische Mailbox darf natürlich nicht fehlen. Richten Sie sie so ein, wie Sie sie brauchen und programmieren Sie zum Beispiel verschiedene Ansagen für spezielle Anlässe. Lassen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner mit einer professionellen und zur Situation passenden Bandansage immer wissen, woran sie gerade sind.
Social Media
Verknüpfen Sie auch Ihre Social Media Plattformen mit Ihrer UC-Lösung und verpassen Sie keine Anfrage oder Nachricht mehr.
Integration von Hard- und Software
Behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über über all Ihre Kommunikationskanäle und Arbeits-Tools, indem Sie alle Ihre Anwendungen auf einer Plattform vereinen. Das bedeutet zum einen, dass Sie nicht auf alles Gewohnte verzichten müssen und zum anderen, dass Sie trotzdem Ihre Prozesse und Ihren Workflow kontinuierlich verbessern können.
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