Ihre Vertriebsabteilung oder Ihre Service Hotline benötigt dringend ein Update und Sie streben nach einer besseren Qualität für alle Ihre Anrufer? Mit einer Call Center Telefonanlage können Sie schnell und effektiv die Anliegen Ihrer Kunden abwickeln, ohne dass Ihre Kosten in die Höhe schnellen oder Mitarbeiter neu geschult werden müssen.
Erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen geboten werden und mit welchen Vorteilen Sie rechnen können. Profitieren Sie von einer ganz neuen Customer Experience, die hilft, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und zu erhalten.
Individuelle Konfiguration
Ihre Telefonanlage muss abgestimmt sein auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Ihrer Kunden.
Wartemusik und Bandansagen
Um das Warten auf einen freien Mitarbeiter zu erleichtern, können Sie Wartemusik oder personalisierte Bandansagen für Ihre Clients abspielen.
Voicemail
Richten Sie eine Voicemail mit individueller Ansage ein. Aufgezeichnete Nachrichten werden dann an Ihre E-Mail Adresse weitergeleitet.
Zeitsteuerung
Stellen Sie ein, dass Kunden nach Geschäftsschluss automatisch an einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden.
Virtuelle Faxe
Senden und empfangen Sie virtuelle Faxnachrichten.
Verschlüsselung
Sowohl der Sprach- als auch der Datenaustausch erfolgt verschlüsselt und sicher.
Monitoring und Reporting Funktionen
Erhalten Sie detaillierte und aussagekräftige Auswertungen zu verpassten Anrufen, Wartezeiten oder Anrufdauer.
Warteschleifen (Queues)
Eingehende Anrufer reihen sich in eine Warteschlange ein.
Verschiedene Sprachkanäle
Nutzen Sie mehrere Sprachkanäle zur gleichen Zeit, und das bei einer verbesserten Kostenkontrolle.
CTI
Kundendaten können durch eine CTI-Software und einer Koppelung mit einem CRM System, wie zum Beispiel Zendesk oder Office 365, direkt zu der Person angezeigt werden.
Skill Based Routing
Agenten können verschiedene Skills zugeteilt bekommen. Jemand, der zum Beispiel fließend Französisch spricht, wird automatisch einen Anrufer empfangen, der sich nur in dieser Sprache ausdrücken kann.
IVR-Sprachmenüs
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. IVR-Sprachmenüs unterstützen dabei, indem Auskunft Suchende noch vor einer Verbindung zum Beispiel eine Nummer auswählen, die zu ihrem jeweiligen Anliegen passt.
Auto Dialer
Vor allem für Outbound Call-Center ist wichtig, dass eine automatische Telefonliste erstellt wird und das System nach erfolgtem Anruf direkt den nächsten Interessenten anruft. Mitarbeiter sparen dadurch wertvolle Ressourcen.
Chats
Geben Sie Ihren Website Besuchern die Option, Ihnen direkt und live im Chat Fragen zu stellen. Verbessern Sie dadurch das Kundenerlebnis.
Anrufaufzeichnung
Ob zu Schulungszwecken oder aus anderen Gründen. Mit der Aufzeichnung von Anrufen gehen Ihnen keine wichtigen Gesprächs-Details mehr verloren.
Whisper Mode
Die Flüsterfunktion hilft bei der Ausbildung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Unterstützung anfordern
Ihre Call-Agenten können bei schwierigen Anrufern Hilfe von einer weiteren Person anfordern.
Anrufe aus dem Webbrowser
Mit nur einem Klick können Sie Anrufe aus Ihrem Browser oder einer Anwendung heraus starten.
Rückruf-Funktion
Diese Funktion gibt den Kunden die Möglichkeit, während des Wartens aufzulegen und Ihre Position in der Warteschleife dennoch zu behalten. Wird diese frei, werden sie zurückgerufen.
Darum ist VoIP die richtige Wahl
VoIP ist für Sie und Ihr Call Center deshalb die richtige Wahl, da es eine große Chance der Kostenreduzierung gibt. Gerade in Einrichtungen und Unternehmen, in denen sehr viel telefoniert wird, bietet diese Technologie hohes Einsparpotential und maximiert die Performance der Telefonagenten. Als Virtual PBX aus einem externen Rechenzentrum betrieben, können Sie unzählige Telefonate zur gleichen Zeit abwickeln. Welche Kapazitäten Sie genau benötigen, sollten Sie vorab in einem Gespräch mit Ihrem Provider klären.
Ebenso können durch die Nutzung einer VoIP Call Center Telefonanlage Prozesse deutlich optimiert werden. Abläufe, die früher zum Beispiel manuell getätigt wurden, können automatisiert werden. So ist es nicht mehr notwendig, dass beispielsweise ein Call Agent am Empfang die ersten Anrufe entgegennimmt, um diese anschließend an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten – dem IVR-Sprachmenü sei Dank. Ebenso sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit durch die Verbindung einer CTI-Software mit Ihrem CRM System.
Wie sicher sind virtuelle Call Center?
Das Thema Sicherheit spielt bei der Beurteilung einer Call Center Telefonanlage eine nicht unentscheidende Rolle. Besonders dann, wenn Sie über das Telefon wichtige Daten wie Kreditkartennummern oder andere sensible Informationen herausgeben. Deshalb sollte eine Zertifizierung nach PCI DSS Standard selbstverständlich sein. Außerdem sollten sowohl Ihre Daten über SSL/TLS sowie Ihre Telefongespräche über SRTP und SIPS verschlüsselt übertragen werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Bessere User Experience, zum Beispiel durch Koppelung von CTI Software und CRM sowie einer Live Chat Integration
- Schnellere Erreichbarkeit und damit zufriedenere Kunden
- Enorme Kostenersparnis: Hardware ist kostengünstig oder entfällt ganz, da VoIP Telefonanlagen oft reine Softwarelösungen sind, Günstigere Telefone durch SIP-Standard, bis zu 70% geringere Gesprächskosten, keine Wartungskosten
- Individuelle Konfiguration und Erweiterungen
- Vereinfachte Einrichtung und Steuerung direkt über das Web-Portal
- Verschlüsselung aller Gespräche und Daten-Transfers
- Umfangreiches Monitoring und Reporting
Ein gutes Reporting hilft
Um einen guten Überblick über Ihre Kosten und Ihre Performance zu erhalten und zukünftig keine Anrufer mehr zu verpassen, ist ein umfassendes Reporting entscheidend. Mit einer VoIP Call Center Telefonanlage sind Echtzeitkontrollen eine Selbstverständlichkeit. Sie können Auswertungen über verpasste Anrufe, Wartezeiten, Anrufdauer und die Gesamtzahl der Anrufe erhalten. Ebenso sind zum Beispiel Statistiken über Rückrufe, angenommene Anrufe und Details abrufbar.
Auch können Sie Reportings je Agent, Gruppe oder Standort erstellen lassen. Damit ist leicht zu prüfen, wie viele Sitzungen ein Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums hatte. Tag- und zeitgenaue Abfragen durch extra Zeitfilter erleichtern zudem die Nachverfolgung von einzelnen Fällen. Jeden Report können Sie ganz einfach als CSV-Datei exportieren. Dabei ist egal, ob Sie im In- oder im Outbound tätig sind.
Klingt interessant für Sie?
Sie möchten gern mehr über VoIP Call Center Telefonanlagen wissen? Dann zögern Sie nicht lange, sondern rufen uns an oder schreiben uns eine Nachricht. Unsere erfahrenen Consultants sind sehr gerne für Sie da!
