Spätestens seit letztem Jahr, als die Corona-Krise begann, kennt es wahrscheinlich jeder – die Webkonferenz mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden. Ob per Skype, Zoom, Microsoft Teams oder 3CX – Anbieter von Videokonferenzlösungen dürften in den letzten zwei Jahren einen regelrechten Boom erlebt haben, auch wenn nicht immer freiwillig vonseiten der Nutzer. Neben einer gut funktionierenden Technik, auf die wir im Verlauf noch näher eingehen werden, sollten Sie vor allem wissen, wie Sie sich während eines virtuellen Termins richtig verhalten. Denn Pannen können besonders gegenüber Geschäftspartnern oder Kunden ganz schön peinlich werden. Die Online Meeting Etikette wird Ihnen dabei helfen, ein Meeting so zu planen und abzuhalten, dass schlechte Technik, schwarze Kacheln und Langeweile der Vergangenheit angehören.
Also: Nur weil eine Besprechung online stattfindet, schützt Sie das nicht vor gutem Benehmen – im Gegenteil sogar! Seien Sie vorbereitet, indem Sie sich an die Online Meeting Verhaltensregeln halten. Dann kann zumindest von Ihrer Seite aus nicht mehr viel schiefgehen. Manche der folgenden Tipps mögen Ihnen vielleicht selbstverständlich erscheinen, doch zeigt sich immer wieder, dass das nicht für jeden so ist. Wichtig ist auch, dass Sie ein Meeting für sich und alle Teilnehmer nicht als unausweichliches und notwendiges Übel ansehen und es damit eine negative “Note” erhalten könnte, sondern vielmehr als positive Chance, trotz äußerlichen Einschränkungen in Kontakt zu kommen und auch zu bleiben.
Online Meeting Etikette – So verhalten Sie sich richtig
Ungestörtheit
Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung und dafür, dass niemand Sie während des Termins unterbricht. Wenn Sie das Meeting z. B. aus dem Home Office abhalten, sollten Sie Ihren Mitbewohnern oder Familienangehörigen Bescheid geben, dass Sie für eine Weile nicht zu sprechen sind. Auch störende Hintergrundgeräusche (z. B. von kleinen Kindern oder Haustieren) sollten Sie möglichst vermeiden. Schalten Sie zudem Ihr Handy auf stumm oder ganz aus.
Pünktlichkeit
Wie im Offline Leben sollte es für Sie beim Online Meeting ebenso selbstverständlich sein, pünktlich auf dem Bildschirm zu erscheinen. Verspäten Sie sich trotzdem, sollten Sie Ihren Geschäftspartnern oder Kollegen rechtzeitig Bescheid geben. Wichtig ist vor allem, dass Ihre Verspätung nicht zu einem Dauerzustand wird.
Dresscode
Kleider machen bekanntlich Leute – und ja, das gilt auch für Online Besprechungen. Machen Sie doch mal selbst den Test und schauen Sie, ob Sie sich in Jogginghose genauso wohlfühlen wie in einem zum Anlass passenden Outfit wie z. B. in Business Kleidung. Sie werden sehen, dass Sie in letzterem gleich viel selbstbewusster und professioneller auftreten.
Licht und Hintergrund
Zu hell oder zu dunkel – beides ist unvorteilhaft für ein virtuelles Meeting. Stellen Sie sicher, dass Sie gut zu sehen sind. Natürliches Licht eignet sich da am besten. Achten Sie außerdem darauf, dass im Hintergrund keine Unordnung herrscht oder etwas auf andere Weise vom Wesentlichen ablenken könnte – z. B. auffällige Bilder oder Poster an der Wand. Das kann auch mal peinlich werden.
Stimme, Mimik und Gestik
Lächeln Sie! Selbst, wenn die Kamera einmal ausgeschaltet sein sollte, wirkt sich ein Lächeln positiv auf Ihre Stimmlage aus. Stellen Sie sich auch ein Glas Wasser bereit, um einen Schluck trinken zu können, wenn Ihnen mal die Stimme versagen sollte. Achten Sie außerdem auf Ihre Gestik. Zu viel Gezappel könnte schnell von Ihren Worten ablenken. Unterstützende Gestik ist gut, auf ein zustimmendes Nicken können Sie ebenso achten.
Ausreden lassen
Eines der wohl wichtigsten Tipps in unserer Online Meeting Etikette Anleitung ist, dass Sie Ihren Gegenüber ausreden lassen. Das soll nicht heißen, dass Sie keine Zwischenfragen an geeigneten Stellen stellen dürfen. Aber unterbrechen Sie den Redner nicht abrupt und ohne Vorwarnung. Sie könnten mit Ihren Teilnehmern auch vorab eine Regelung treffen für aufkommende Fragen. Diese könnten z. B. im Chat nebenbei gestellt oder für eine Fragerunde am Ende gesammelt werden.
Stummschalten des Mikrofons
Wer kennt es nicht: Da sitzt man in einer Online Konferenz und von irgendwoher raschelt, knackt und klickt es. Wenn Sie gerade nicht reden, sollten Sie Ihr Mikrofon unbedingt auf stumm schalten. Dadurch vermeiden Sie störende Geräusche. Abgesehen davon, sollte es auch einen Verantwortlichen geben, der die Mikros aller Teilnehmenden “überwacht” und sie bei Bedarf aus der Ferne ausschaltet.
Vorstellungsrunde
Wie im Offline Leben gehört es zu einem guten Meeting dazu, dass sich die Teilnehmer zu Beginn einmal namentlich vorstellen. Alternativ könnte auch der Moderator diese Aufgabe übernehmen und jeden persönlich ansprechen, sofern er mit allen Anwesenden vertraut ist.
Ablenkung vermeiden
Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und vermeiden Sie jegliche Form von Ablenkung. Surfen Sie nicht nebenbei im Internet oder schauen auf Ihr Handy. Der Gastgeber oder andere Teilnehmende könnten Ihre Unaufmerksamkeit bemerken, was zu unangenehmen Situationen führen kann. Sind Sie selbst Initiator und Moderator des Termins, sollten Sie für Interaktivität sorgen und alle Teilnehmer in das Gespräch mit einbeziehen. Dann kommt auch nicht so schnell Langeweile auf.
Desktop aufräumen
Haben Sie vor, Ihren Bildschirm zu teilen? Dann sollten Sie vorher Ihren Desktop aufräumen! Sie wollen doch sicher nicht, dass Ihre Kunden, Kollegen oder Geschäftspartner private Fotos, Dateien oder sonstige Informationen über Sie sehen.
Make-Up und Haare
Setzen Sie bei Ihrem Styling auf Natürlichkeit. Weniger ist immer mehr! Gepflegte Haare und ein passender Haarschnitt sowie ein dezentes Make-Up sind vollkommen ausreichend.
Unterlagen parat
Überlegen Sie sich vorher, welche Dokumente Sie für das virtuelle Meeting benötigen und stellen Sie alle notwendigen Unterlagen zusammen. Das können z. B. ein Notizheft und ein Stift, eine Präsentation, Statistiken, Grafiken oder Fotos sein. Legen Sie auch ein konkretes Ziel fest und schreiben Sie sich auf, was genau Sie mit diesem Meeting erreichen möchten.
Struktur
Sind Sie Leiter des Meetings, sollten Sie vorab eine klare Struktur festlegen. Wissen Sie, was das Ziel der Besprechung ist, welche Teilnehmer dabei sein werden und in welcher Reihenfolge Sie welche Themen “abarbeiten”. Prüfen Sie Ihre Technik und finden Sie heraus, ob alle Sie hören können.
Präsentation
Teilen Sie mit den Teilnehmern Ihren Bildschirm, um z. B. eine Präsentation zu zeigen, sollten Sie diese ansprechend und übersichtlich gestalten.
Länge des Meetings
In der Kürze steckt die Würze! Die Online Meeting Etikette sieht das genauso. Das Gespräch sollte eine Länge von 90 Minuten nicht überschreiten. Je länger es dauert desto eher sinkt die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer.
Peinliche Momente überspielen
Sie teilen Ihren Bildschirm und eine unangemessene Seite ist noch offen oder Sie äußern private Worte zu Ihrer Frau im Hintergrund und das Mikrofon ist an. Sollte es trotz ausführlicher Vorbereitung doch einmal zu einem unangenehmen Moment kommen, gilt es, Ruhe zu bewahren. Lachen Sie mit den anderen mit und zeigen Sie sich damit menschlich und authentisch.
Die Technik muss stimmen
Videokonferenzsystem
Die wohl wichtigste Frage ist, mit welchem Videokonferenzsystem Sie Ihre Meetings abhalten möchten. Informieren Sie sich vorher gründlich über die Must- und Can-Haves und vergleichen Sie die Angebote der Anbieter. Bei Ihrer Auswahl sollten Sie z. B. auf Kriterien wie Zuverlässigkeit, Einfachheit und Verfügbarkeit achten.
Internetverbindung
Auch sehr wichtig ist, dass Sie eine stabile Internetverbindung sicherstellen, damit das Gespräch flüssig und ohne Unterbrechungen ablaufen kann.
Mikrofon/Headset
Setzen Sie am besten auf ein externes Mikrofon oder Headset. Da ist das Headset von Ihrem Handy gut geeignet. Alle Teilnehmer sollten Sie ohne Probleme laut, deutlich und vor allem ohne Störgeräusche verstehen können. Testen Sie vor Beginn des Meetings, ob das Mikrofon oder Headset funktioniert.
Kamera
In der Regel ist die Webcam Ihres Laptops völlig ausreichend, wenn dieser nicht zu alt ist. Alternativ können Sie auch auf eine externe Kamera setzen, um Ihrem Auftreten noch mehr Professionalität zu verleihen. Richten Sie die Kamera auf Augenhöhe ein und stellen Sie, falls erforderlich, Ihren Laptop auf ein Podest o.ä.
Filter
Bei manchen Videokonferenzsystemen können Sie auch einen zusätzlichen Filter nutzen, damit Sie nach einem langen Arbeitstag trotzdem noch frisch und munter aussehen.
Vorteiler einer Webkonferenz-Lösung von 3CX
Das 3CX Webmeeting bietet Ihnen die Technik, die Sie für ein gelungenes Team Meeting benötigen. Im Gegensatz zu anderen Videokonferenzsystemen müssen Sie keinen Download tätigen, sondern können bei Bedarf ganz spontan los(video-)telefonieren. Von diesen Vorteilen profitieren Sie:
- WebRTC-Technologie – 3CX Webmeeting basiert auf der WebRTC-Technologie, wodurch weder zusätzliche Clients noch Plugins heruntergeladen und installiert werden müssen
- Flexibel bleiben – Ob ein Meeting mit Kollegen aus der gleichen Stadt oder mit Geschäftspartnern in Singapur – mit einem Online Meeting per 3CX Webmeeting sind Sie zeitlich und örtlich vollkommen flexibel und können sich sogar über die App einwählen
- Hochauflösende Videoqualität – für ein perfektes Meeting Erlebnis mit Kollegen und Kunden
- Kosten sparen – kein Hotel und kein Dienstwagen bedeutet auch gleichzeitig weniger Kostenaufwand für Sie und Ihr Unternehmen
- Teamwork verbessern – Schaffen Sie für Ihr Team Nähe trotz Distanz und verbessern Sie damit das Wir-Gefühl, den Zusammenhalt und die Produktivität
- Bildschirmfreigabe nutzen – Lassen Sie Ihre Zuhörer sehen, was Sie sehen
- Prozesse effizienter gestalten – Entscheidungsträger können ganz spontan an kurzfristigen Meetings teilnehmen, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse ganz automatisch gesteigert wird
- Schnellere Entscheidungen treffen – Für besonders dringende Anliegen müssen Sie zukünftig nicht mehr auf das nächste Team Meeting im Büro warten, treffen Sie sich gleich heute noch mit Ihren Kollegen und treffen sie schnellere und fundiertere Entscheidungen
- Intuitive Anwendung – die Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv zu bedienen und damit auch für unerfahrene Laien bestens für die (Video-)Kommunikation geeignet
- Die Umwelt schonen – durch weniger Dienstfahrten und Flüge zum Besprechungsort
Kennen Sie schon die Meeting Plattform Jitsi?
Neben den im letzten Abschnitt genannten Vorteilen, die auch die Meeting Plattform Jitsi Ihnen bietet, können Sie sich außerdem auf folgende Features einstellen:
- Beste Bild- und Tonqualität – profitieren Sie von HD Video- und Audioqualität bei Ihren Meetings
- Kostenloser Zugang – und das für bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Bildschirm teilen – nicht nur ein, sondern gleich mehrere Teilnehmer können zur gleichen Zeit ihren Bildschirm teilen
- Fernsteuerung anderer Desktops – nutzen Sie diese Funktion zur Veranschaulichung oder helfen Sie Teilnehmern bei technischen Schwierigkeiten
- Integration und Synchronisation von Google, Microsoft, Apple, Slack – Meeting und Arbeitsorganisation an einem Ort, Synchronisation Ihrer Kalender
- Als Web-, Desktop oder mobile App verfügbar – und damit für jeden geeignet
- Einen Gast anrufen – laden Sie Teilnehmer ganz bequem zum Meeting ein
- Aufzeichnung und Transkribierung – zeichnen Sie Teamsitzungen auf, transkribieren sie und geben sie an Kollegen weiter, die abwesend waren
- Youtube Live Streams – starten Sie einen Live Stream in Youtube aus der Jitsi Meeting Software und erreichen Sie ein größeres Publikum
- Meeting Moderation – führen Sie Ihr Meeting nach Ihren Regeln
- Software-as-a-service – Jitsi wird bei uns in der Cloud gehostet und Sie brauchen nichts auf Ihrem Rechner installieren
Virtuelle Meetings gehören mittlerweile zu Ihrem Alltag oder Sie haben vor, mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen mehr im digitalen Raum zu kommunizieren? Die Online Meeting Etikette hat Ihnen gezeigt, worauf Sie alles achten müssen, um trotz Distanz ein erfolgreiches Gespräch zu gestalten. Sie möchten auf eine verlässliche und sichere Kommunikationslösung setzen und mehr über die Videokonferenzlösungen von 3CX und Jitsi erfahren? Dann zögern Sie nicht lange und kontaktieren Sie uns noch heute! Unsere Consultants sind sehr gerne für Sie da!
