Ein Mitarbeiter und zig unterschiedliche Rufnummern – da ist ein Durcheinander schon fast vorprogrammiert. Noch dazu steigen die Kosten durch Erweiterungen und Wartungen Ihres Systems stetig an. Sie möchten genau das ändern und wünschen sich, besser für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar zu sein und möchten sicherstellen, dass jeder Anrufer leichter und schneller mit der richtigen Kontaktperson verbunden wird? Die Lösung für Sie könnte heißen: eine VoIP Telefonanlage.
In diesem Artikel lesen Sie, was das ist, was Sie von ihr erwarten können, welche Vorteile es gibt und mit welchen etwaigen Nachteilen Sie rechnen müssen. Technische Voraussetzungen werden übersichtlich dargestellt und aufgezeigt, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
VoIP Telefonanlage: Das ist darunter zu verstehen
Eine VoIP Telefonanlage ist auch unter der Bezeichnung IP-Telefonanlage, VoIP TK-Anlage oder IP-PBX (Private Branch Exchange) bekannt. VoIP bedeutet schlichtweg “Voice over IP” (deutsch: “Sprache über Internet Protokoll”). Es handelt sich um eine Telefonanlagen-Lösung, bei der kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr notwendig ist, sondern lediglich eine gute Internetverbindung.
Diese erfolgt über IP-basierte Datennetzwerke, wobei das Netzwerkprotokoll SIP eine Rolle spielt. Das Internet dient dabei als Transportweg, um die analogen Signale zu transportieren. Wenn Sie wollen, können Sie die Anlage mit einem VoIP Gateway auch an eine herkömmliche Leitung anschließen.
Durch eine große Anpassungsfähigkeit ist sie sowohl für Start-Ups als auch für Großkonzerne geeignet und bietet damit eine höhere Effizienz bei mehr Flexibilität für Ihr Unternehmen. Dabei entscheiden Sie, ob Ihre Telefonanlage lokal installiert wird oder ob Sie die Nutzung aus einer Cloud heraus wünschen. Mehr dazu erfahren Sie im Folgenden.
Darum lohnt sich ein Wechsel: 9 Vorteile
Welche konkreten Vorteile sich Ihnen bieten, wenn Sie auf eine VoIP-Telefonanlage umsteigen, lesen Sie in diesem Abschnitt.
1. Niedrigere Kosten
Mit einer VoIP Telefonanlage zahlen Sie nur für den Bedarf, den Sie auch tatsächlich haben. Sie benötigen keine teure Hardware mehr. Damit entfallen Anschaffungskosten, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant sein dürfte. Da lediglich ein Internetanschluss ausreicht, können Sie zudem Personalkosten im Bereich Wartung in Form von geschulten Experten einsparen.
2. Überall und jederzeit erreichbar
Alle Ihre Telefonnummern bleiben gleich und Sie sind ab sofort immer und überall zu erreichen, ganz egal, wo Sie sich befinden. Dabei sind Sie im Sinne der “Fixed Mobile Convergence” über mehrere Endgeräte unter einer Rufnummer erreichbar, egal ob Mobil-, Soft- oder Tischtelefon, Laptop oder PC.
3. Absolut sicher
Profitieren Sie von einer beinahe einhundert prozentigen Ausfallsicherheit, ermöglicht durch Rechenzentren, die in ganz Deutschland verteilt sind. Bedingung ist, dass Sie sich für einen seriösen Anbieter einer VoIP-TK-Anlage entscheiden.
4. Keine Wartungen mehr
Überlassen Sie zeitaufwendige und preisintensive Wartungen Ihrem Provider. Dieser kümmert sich um aktuelle Updates und um die Einhaltung und Automatisierung aller nötigen Sicherheitsmaßnahmen.
5. Einfach zu bedienen
Sie sind kein Experte auf dem Gebiet der IP-Telefonanlagen? Kein Problem! Ihre Anlage können Sie zukünftig ganz leicht über eine Konfigurationsoberfläche in Ihrem Browser bedienen und alle notwendigen Einstellungen in kurzer Zeit vornehmen. Dafür ist kein fachliches Wissen erforderlich.
6. Flexibel skalierbar
Keine Sorge, wenn sich die Bedingungen in Ihrem Unternehmen ändern. VoIP ist sehr flexibel und Sie können Ihre Anlage problemlos und jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen. Vergrößert sich Ihre Firma, wächst gleichzeitig auch Ihre Telefonanlage ganz einfach mit, und das ohne Einschränkungen in ihrer Verlässlichkeit.
7. Umfangreiche Funktionalität
Neben Standardfunktionen der Telefonie wie Mailbox, Anrufe halten oder Weiterleiten bietet eine VoIP Telefonanlage viele weitere Funktionen wie Online-Faxe, Audio- und Videokonferenzen, Chat-Möglichkeiten, Screensharing usw.
8. Unkomplizierte Einrichtung
Egal, ob in einer Cloud oder On-Premise, die Installation erfolgt schnell und unkompliziert. Auch ungeschulte Mitarbeiter können in wenigen Minuten Ihre neue Anlage in Betrieb nehmen.
9. Steigert Produktivität
Die Koordination von Anrufen wird von neuesten VoIP Telefonanlagen intelligent gelöst, zum Beispiel durch eine direkte Anbindung an ein CRM-System oder die Mobilfunk-Integration. Jeder Arbeitsvorgang kann dadurch an Effizienz gewinnen und Ihre Mitarbeiter werden motivierter, die Kunden zufriedener und die Produktivität steigt.
Gibt es Nachteile?
Wo es Vorteile gibt, sind Nachteile meist nicht weit. Mit welchen Einschränkungen Sie gegebenenfalls rechnen müssen und wie Sie gleichzeitig etwas gegen sie unternehmen können, zeigen wir Ihnen hier:
1. Gute Internetverbindung unverzichtbar
Um eine gute Sprachqualität sicherzustellen, ist eine stabile Internetverbindung unverzichtbar. Kommt es zu Störungen oder fällt diese aus, können Sie keine Telefonate mehr tätigen. Deshalb sollten Sie bei der Wahl Ihres Internet-Providers Wert auf eine Breitbandverbindung setzen. Damit ist eine Verfügbarkeit nahezu garantiert.
2. Schwierigkeiten bei Stromausfällen
Auch bei Stromausfällen kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Vorsorgen können Sie, indem Sie Ihre Anlage mit einer sogenannten “Pufferbatterie” ausstatten. Bei Cloud-Telefonanlagen ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Notfallplan in Ihrer IP-PBX einzurichten.
3. Passwörter müssen sicher sein
Ihr Konto bei Ihrem VoIP-Telefonanlagen Anbieter müssen Sie unbedingt durch ein sicheres Passwort schützen. Damit wappnen Sie sich vor einem unbefugten Zugriff Dritter. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf mindestens acht Zeichen und einen Mix aus Groß- und Kleinbuchstaben. Ein Sonderzeichen ist Minimum. Am besten richten Sie zusätzlich eine Zweifach-Authentifizierung ein. Ebenso sollten Sie Wert auf einen seriösen Provider legen.
Technische Voraussetzungen zum Telefonieren
Welche technischen Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, um in Ihrem Unternehmen eine VoIP Telefonanlage einrichten zu können? Kurz gesagt benötigen Sie einen Zugang zum Internet mit ausreichender Bandbreite, einen Anbieter und ein VoIP-fähiges Endgerät. Darüber hinaus sollten Sie über Folgendes verfügen:
- Ein internes Netzwerk mit guter Geschwindigkeit wird für die Verwendung einer IP-PBX vorausgesetzt.
- Ein Router, der SIP-Protokolle und das Öffnen von Ports zulässt, um die Sprachübertragung sicherzustellen.
- Firewall, die ebenfalls keine Sprachdaten blockiert.
- Rufnummern, die Sie zu Ihrem VoIP-Anbieter portieren.
- Verwendung des T.38 Protokolls zur Übertragung von Faxen
Welche VoIP Telefonanlage passt zu Ihrem Unternehmen?
Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen einer On-Premise-Lösung oder einer Cloud TK-Anlage. Welche besser für Sie und Ihre Firma geeignet ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. An welchem Standort befinden Sie sich und ist beispielsweise eine Ultra-Bandbreite verfügbar? Zu Ihrer Orientierung: Für eine Cloud-Anlage sollte eine Up- und Download Geschwindigkeit mit rund 100 kBit/s pro Kanal unbedingt verfügbar sein.
Für eine Hardware-Lösung sollten Sie sich dann entscheiden, wenn sich Ihre Räumlichkeiten an einem Ort mit weniger Bandbreite und geringerer Datenübertragungs-Geschwindigkeit befinden.
Auch die Größe Ihres Unternehmens könnte für Ihre Entscheidung eine Rolle spielen. Eine Cloud Telefonanlage eignet sich zum Beispiel besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht in teure Hardware investieren möchten. Über eine eigene Server-Infrastruktur brauchen Sie sich dann zum Beispiel gar nicht erst Gedanken zu machen.
Gut zu wissen…
- Durch die IP Umstellung ist es früher oder später Zeit, sich Gedanken über den neuen Voice over IP Standard zu machen. Warum also nicht jetzt?
- Mit einem Analog/IP-Adapter können Sie auch Ihre alte Telefonanlage nach der ISDN Abschaltung weiter nutzen.
Sie möchten Kosten sparen, Skalierbarkeit und hohe Effizienz in Ihrem Unternehmen sicherstellen und für die Zukunft der digitalen Sprachtelefonie gerüstet sein? Der Beitrag hat Sie überzeugt und Sie möchten mehr über die Nutzung von VoIP Telefonanlagen wissen und sich hinsichtlich Ihrer ganz individuellen Bedürfnisse und Erfordernisse im Unternehmen unabhängig beraten lassen? Dann kontaktieren Sie uns gerne! Unsere Consultants sind jederzeit für Sie da!
