Was Sie auch anbieten, guter Kundenservice beginnt schon lange vor dem eigentlichen Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Ein Kunde möchte sich gut beraten, aufgehoben und wohl bei Ihnen fühlen. Auch aus dem Home Office heraus! Neben einem ansprechenden Angebot, das Sie digital übermitteln können sollten, ist zum Beispiel die Erreichbarkeit ein wichtiger Faktor, der einen guten von einem schlechten Service unterscheidet.
Denn eines ist sicher: Verärgerte oder enttäuschte Kunden behalten Ihre Unzufriedenheit oft nicht für sich. Darüber hinaus ist auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen ein Faktor, der sich auf die Qualität der Kundenbetreuung auswirkt. Wenn Prozesse auch außerhalb des Büros gut laufen und Störfälle oder Fehlermeldungen selten bleiben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Arbeitsergebnisse stimmen. Die folgenden Grundsätze zeigen Ihnen, was einen guten Kundenservice von zu Hause aus ausmacht:
- Erreichbarkeit: Anrufer sollten schon beim ersten Anruf die Hilfe bekommen, die sie suchen
- Reaktionszeit: Eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung des Kundenanliegens
- Qualität: Die Anrufqualität ist sehr gut und die Verbindung stabil
- Transparenz: Lassen Sie den Kunden wissen, warum er in einer Warteschleife hängt
- Kurze Wege: Rücksprachen mit Kollegen erledigen Sie schnell und unkompliziert
- Ergebnis: Der Kunde bekommt die Antworten, die er braucht
- Effizienz: Die Kundenbetreuung sollte sich auch für Sie und Ihr Geschäft auszahlen
Als Corona kam, musste es plötzlich schnell gehen
Die Corona Krise hat nicht nur das private Leben, sondern vor allem auch das geschäftliche ganz schön auf den Kopf gestellt. Telefonie-Lösungen sind seitdem nicht weniger wichtig – ganz im Gegenteil sogar. Gerade, wenn Sie mit Ihren Arbeitskollegen nicht mehr zusammen in einem Raum sitzen, ist die persönliche Erreichbarkeit über das Telefon eines der wichtigsten Dinge überhaupt, um Ihre Arbeit weiterführen zu können. Aber auch der Kontakt zu den Kunden darf nicht einfach abreißen.
Zwar gibt es die Entwicklungen hin zu einer digitalen Arbeitswelt, die auch mal außerhalb des Büros stattfinden darf, nicht erst seit gestern. Dennoch hat die aktuelle Lage im Land viele Unternehmen dazu aufgefordert, einen Gang höher zu schalten und die Entwicklungen von einem Tag auf den anderen enorm beschleunigt.
Home Office richtig gestalten
Im Büro zu Hause sollten Ihre Mitarbeiter über all die Strukturen verfügen, die es braucht, um ihren Job weiter ausführen zu können und jeden Ihrer Kunden so zu betreuen, als gäbe es keine Veränderung. Und zwar nicht nur so gerade eben, sondern effektiv und effizient. Das Kundengeschäft und die Kundenbeziehungen dürfen nicht darunter leiden, dass sich der Ort der Arbeitsausführung geändert hat.
Eine perfekte “Home Office Kundenbetreuung” sollte durch einen privaten Arbeitsplatz sichergestellt werden, der Flexibilität, Sicherheit, Kommunikation und Zusammenarbeit gleichermaßen ermöglicht, auch im Team. Es sollte möglich sein, Daten untereinander auszutauschen und einander zu helfen, wenn ein schwieriges Kundengespräch ansteht. Nicht zuletzt deswegen sollte Sie über eine VoIP Telefonanlage nachdenken, die Ihnen unter anderem folgende Funktionen bietet:
Videotelefonie
Ob Teambesprechung zur Optimierung des Kundenerlebnisses oder ein direktes Kundengespräch, mit der Videotelefonie Funktion sind Sie beinahe in einem Raum.
Durchwahlen
Behalten Sie Ihre Büronummer und Ihre gewohnten Durchwahlen. Anrufer merken so gar nicht, dass sich das Umfeld Ihres Arbeitsortes verändert hat.
Interaktives Sprachmenü
Mit einem interaktiven Sprachmenü (IVR) finden Ihre Kunden schneller zum richtigen Ansprechpartner für ihr Anliegen. Entscheiden Sie, welche Auswahloptionen es geben soll.
Chat Funktionen
Nutzen Sie umfangreiche Chat Funktionen der VoIP Telefonanlage und klären Sie für Ihre Kunden Fragen mit Ihren Arbeitskollegen.
Datenaustausch
Sie müssen Dokumente verschicken und wollen nicht ständig den Umweg über E-Mail oder den Postweg gehen? Kein Problem! Der Austausch von Daten ist auch direkt über Ihre IP PBX problemlos möglich.
Wartemusik
Ständige Besetztzeichen mag niemand. Deshalb können Sie selbstverständlich auch eine individuelle Warteschleifenmusik einrichten, die jeden Anrufer bei Laune hält.
Schnelle Verfügbarkeit
Installation und Einrichtung Ihrer neuen Telefonanlage dauert nur wenige Minuten. Das heißt, Sie sind kurzer Hand wieder für Ihre Anrufer da und niemand muss lange warten.
Mobilität
Mit der VoIP App sind Sie über Ihr Smartphone unter der Büronummer erreichbar. Einfach installieren, einrichten und fertig!
Mailbox
Ob außerhalb der Öffnungszeiten oder Mittagspause, mit den vielfältigen Mailbox Optionen können Sie Ihre Anrufer immer auf dem aktuellen Stand halten.
Desktop Client
Mit dem Desktop Client können Sie eine VoIP Telefonanlage auch ganz einfach über Ihren Laptop in Form eines Softphones nutzen. Kombiniert mit einem Headset sind Sie bestens für Kundengespräche gewappnet.
Sicherheit
Das Wichtigste: Auf Sicherheit brauchen weder Sie noch Ihre Kunden zu verzichten! Die Anlagen werden in deutschen Rechenzentren gehostet und sind umfassend geschützt.
Mit VoIP auch zu Hause wie gewohnt erreichbar
- Steigern Sie die Leistungsfähigkeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Home Office
- Ermöglichen Sie gerade in Krisenzeiten wie diesen, dass die Kundenkommunikation trotzdem lückenlos sichergestellt ist.
- Seien Sie wie gewohnt für Ihre Kunden da und schaffen Sie Nähe und Vertrauen.
- Heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz ab, die noch über kein erneuertes Kommunikationskonzept verfügt.
- Bieten Sie einen besseren, schnelleren und exzellenten Kundenservice an.
- Lassen Sie nicht zu, dass bei Kunden oder Mitarbeitern Unsicherheiten entstehen und seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar.
- Sparen Sie bares Geld und verzichten Sie auf teure Hardware oder Wartungskosten.
- Profitieren Sie von der mobilen App oder einem Softphone über Ihren Rechner.
- Lassen Sie das Rufnummern Chaos hinter sich. Nehmen Sie Ihre Büronummern ganz einfach mit und bleiben Sie unter der gewohnten Durchwahl auch für Ihre Kollegen immer erreichbar.
- Verschwenden Sie keine Zeit und freuen Sie sich darauf, in nur wenigen Minuten einsatzbereit zu sein. Ihre Kunden merken es gar nicht erst, dass Sie vom Büro ins Home Office umgezogen sind.
Sie möchten Ihre Kundenbetreuung im Home Office verbessern?
Viele Menschen sind sogar davon überzeugt, dass das Home Office die Krise überdauern wird. Ob es so bleibt oder nicht, es macht jederzeit Sinn, die aktuellen Kommunikationsprozesse und -strukturen in Ihrem Unternehmen zu überdenken und nachhaltig und langfristig zu verbessern.
Sie möchten nicht mehr lang auf Besserungen warten, sondern endlich selbst ins Handeln kommen und die Home Office Kundenbetreuung mit einem umfangreichen Kommunikationskonzept sicherstellen? Dann rufen Sie uns noch heute an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir stehen Ihnen in allen Fragen rund um Telefonanlagen und VoIP beratend zur Seite!
