Die Erfordernis, am Arbeitsplatz im Unternehmen täglich (oder überhaupt) präsent zu sein, nimmt immer mehr ab. Diesen Trend kann man nicht erst seit gestern beobachten. Schon seit Einzug der Digitalisierung in unsere Gesellschaft begann diese Entwicklung und nimmt seither von Jahr zu Jahr an Fahrt auf. Nicht zuletzt die aktuelle Krise beschleunigt die Veränderungen immens. Immer bessere und moderne Technologien ermöglichen es, ganz unabhängig von Zeit und Arbeitsort dem täglichen Geschäft nachzugehen. Die Präsenz-Kultur von damals verwandelt sich so mehr und mehr in eine Digital-Kultur. Doch mobiles Büro bedeutet nicht gleichzeitig Heimarbeit. Der Begriff allein verdeutlicht schon, dass das Büro quasi überall, also auch unterwegs im Auto, im Wohnmobil oder im Café um die Ecke, sein kann. Bei dieser Form des Arbeitens sind Sie sozusagen überall präsent. Sie haben Ihren Wirkungsbereich damit nicht verkleinert, sondern sogar vergrößert – nur eben nicht zwingend am Unternehmensstandort selbst, wenn es denn überhaupt einen gibt.
7 Gründe für ein mobiles Büro
Kosten reduzieren
Sparen Sie durch ein mobiles Büro (unterwegs oder zu Hause) bares Geld, indem Sie z. B. keine Gewerbemiete inkl. Fixkosten zahlen müssen. Gerade als kleines Unternehmen ohne extra Räumlichkeiten zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutzen, z. B. für ein Co-Working-Space, Ausgaben im Café, Wohnmobil etc. Oder Sie mieten sich ein Büro für ein paar Stunden die Woche. Vor allem als Einzelunternehmer oder Start-up mit begrenztem Budget ist das eine gute Option.
Standort testen
Es kann durchaus sinnvoll sein, einen Arbeitsstandort zunächst zu testen, bevor man dort dauerhaft seine Zelte aufschlägt. Sie könnten z. B. herausfinden, wie Ihr Angebot in der Region bei den Leuten ankommt und analysieren, wie hoch die Nachfrage danach ist.
Vereinbarung von Familie und Beruf
Für viele Mitarbeiter ist bei der Auswahl einer Firma und der Bewerbung wichtig, dass sich Familie und Beruf gut vereinbaren lassen. Was wäre da besser, als maximale zeitliche und örtliche Flexibilität? Gerade Arbeitnehmer mit Kindern wünschen sich mehr Möglichkeiten der Heimarbeit, auch nach der aktuellen Krise. Ein mobiles Büro macht das möglich!
Zeitersparnis
Indem Zeiten wie die Fahrt zur Arbeitsstelle wegfallen, haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, zum Beispiel für den Abschluss eines neuen Deals.
Effektivität steigern
Sind Mitarbeiter in Ihrem Handeln und Denken frei und ungebunden und nicht mehr in starren und unbeweglichen Strukturen “gefangen”, kann das sowohl die Produktivität als auch die Effektivität der Arbeit enorm steigern, was wiederum positiv für das Unternehmen ist.
Schneller und flexibler handeln
Mobil können Sie einfacher jederzeit und flexibel am Markt agieren und gerade an dem Ort präsent sein, wo Sie gebraucht werden und wo es sich auch für Ihr Geschäft am meisten rentiert.
Arbeitgeberattraktivität erhöhen
Flexible Arbeitsort- und Arbeitszeitmodelle spielen heutzutage bei der Wahl eines Arbeitgebers eine große Rolle. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein mobiles Büro an, kann das Ihre Attraktivität gegenüber qualifizierten neuen Fachkräften enorm steigern.
Mit diesen Vorbereitungen klappt es auch mobil
Sie glauben, der Umstieg auf ein mobiles Büro ist viel zu kompliziert? Wir zeigen Ihnen, dass das nicht stimmt. Beachten Sie einfach ein paar Vorbereitungen, sind Sie schneller unabhängig unterwegs, als Sie glauben.
Workload sichten
Sie sollten wissen, welche ihrer Arbeiten Sie mobil von unterwegs aus erledigen können und welche nicht. Für manche Kundengespräche zum Beispiel kann es erforderlich sein, einen ruhigen und ungestörten Ort zu haben. Dafür eignet sich z. B. auch das Home Office.
Umgang mit Kundendaten
Checken Sie, welche Programme Sie für die Einpflege und Verwaltung von sensiblen Kundendaten benötigen und richten Sie diese auf Ihrem Arbeitsgerät ein.
Equipment vollständig?
Stellen Sie sicher, dass Sie das erforderliche Equipment für ein mobiles Büro besitzen, egal, ob Sie nun von zu Hause aus dem Home Office oder in einem Café arbeiten. Was es da zu beachten gibt, lesen Sie im folgenden Abschnitt.
Absprache im Team
Sie sollten sich mit Ihren Teamkollegen absprechen. Egal, ob Sie Teammitglied oder sogar Teamleiter sind, die anderen sollten wissen, was Sie vorhaben und es sollte ihnen kein Nachteil dadurch entstehen. Klären Sie die Details, z. B. wie Sie zukünftig telefonisch erreichbar sind.
Kommunikationskanäle und -tools
Legen Sie dafür fest, welche Kommunikationskanäle und -tools Sie nutzen möchten und bringen Sie auch das ins Gespräch.
Eigene Motivation kennen
Nicht zuletzt sollten Sie unbedingt wissen, warum Sie und vielleicht auch der Rest Ihres Teams im mobilen Büro arbeiten möchten. Oder was der Grund dafür ist, als Start-Up auf diese Weise zu starten und erstmal kein teures Büro in bester Lage zu mieten. Das Schöne ist ja, dass Sie mit der Entscheidung sehr flexibel sind. Möchten Sie in ein paar Monaten doch wieder an einem festen Standort arbeiten, ist auch das kein Problem.
Technische Voraussetzungen bitte nicht vergessen!
Laptop oder Tablet?
Eine der wohl wichtigsten Entscheidungen ist die, mit welchem Arbeitsgerät Sie mobil arbeiten möchten. Ein Tablet eignet sich meist für kleinere und einfache Arbeiten, die wenig Multitasking erfordern. Mit einem leistungsfähigen Laptop können Sie dagegen auch umfangreiche Arbeiten tätigen und deutlich mehr Programme nutzen.
Programme checken
Prüfen Sie, ob die Programme, mit denen Sie arbeiten müssen, auf Ihrem mobilen Gerät funktionieren. Das gilt insbesondere für E-Mail Tools, Programme zur Speicherung und Verwaltung von Kundendaten und für das Projektmanagement.
Datenspeicherung und -verwaltung
Legen Sie fest, ob die Daten z. B. in einer Cloud gespeichert werden sollen. Alle Mitarbeiter, die an einem Projekt zusammenarbeiten, sollten das gleiche Programm nutzen. Das ermöglicht es, dass alle Zugriff haben und sichert eine weiterhin reibungslose Zusammenarbeit im Team.
Individuelle Tools
Je nach Branche sind unterschiedliche Programme für die Arbeit erforderlich, wie zum Beispiel Audio- oder Videoschnittprogramme oder individuelle Zeiterfassungs- und Projektmanagement Tools.
Strom- und Internetversorgung
Natürlich sollten Sie auch dafür sorgen, dass Sie stets über einen Stromanschluss und eine gute Internetverbindung verfügen.
Kommunikations Tools
Last but not least: Legen Sie fest, mit welchen Kommunikations-Tools Sie arbeiten möchten und besprechen Sie sich auch dabei mit Ihrem Team. Telefonielösungen für Sprachtelefonie und Videokonferenzen sind die Hauptvoraussetzung für eine gute Zusammenarbeit. Wir empfehlen Ihnen von Anfang an auf eine VoIP Telefonanlage, wie z. B. von 3CX, zu setzen.
Das bietet Ihnen die VoIP Telefonanlage von 3CX
Als Kommunikationsplattform bietet 3CX Lösungen für Telefonie, Webmeetings und Messaging an. Die Telefonanlage kann sowohl in einer Cloud oder lokal auf einem Rechner installiert werden. Sie ermöglicht flexible Kommunikation zu günstigen Preisen und erfordert nur einen sehr geringen Verwaltungsaufwand. Durch das Hosting in deutschen Rechenzentren ist Ihre VoIP Telefonanlage von 3CX rundum geschützt und Sie können sich auf eine nahezu hundertprozentige Ausfallsicherheit verlassen.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
- Intern kostenlos telefonieren
- Screen- & File-Sharing
- Videokonferenzen & Webmeetings
- Live Chats
- Mobile Verfügbarkeit
- Interaktives Sprachmenü
- Beliebig Rufnummern hinzufügen
- Rufnummern mitnehmen
- Wartemusik
- Desktop Client
- Fax 2 Mail
- uvm.
Ein mobiles Büro birgt auch Risiken
Es hat schon sehr viele Vorteile, wenn man zeit- und ortsunabhängig arbeiten kann. Doch auch ein paar Risiken sollten bedacht werden bei der Überlegung, mobil(er) zu werden.
Vorsicht vor Überstunden
Wer zu häufig im Home Office arbeitet, macht oftmals auch mehr Überstunden als sonst – und das sogar meist unbezahlt. Manchmal erfolgt eine Zeitgutschrift auf dem Zeitkonto in der Firma.
Vermischung von Arbeits- und Privatleben
Die Möglichkeit zur mobilen Arbeit und damit auch der Heimarbeit erhöht das Risiko, dass sich Arbeits- und Privatleben stark vermischt. So ist nicht nur die Familie evtl. ein Ablenkungsfaktor, sondern auch alltägliche Dinge wie die Wäsche, der Einkauf oder das Gassigehen mit dem Hund. Da hilft, wenn Sie sich trotz neu gewonnener Freiheit Regeln aufstellen, um Ihren täglichen Workload dennoch effektiv zu meistern.
Leistungsbeurteilung erschwert
Sind Angestellte weniger oder sogar gar nicht mehr im Büro am Firmenstandort, ist es für den Vorgesetzten schwierig, die individuellen Leistungen seiner Mitarbeiter zu beurteilen.
Datenmissbrauch
Gerade wenn Sie mobil mit größeren Datenmengen arbeiten möchten, sollten Sie sorgfältige Sicherheitsvorkehrungen treffen, damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten.
Austausch mit Kollegen
Schnell mal zum Kollegen ins Nachbarbüro gehen und sich eine zweite Meinung zu einem Fall einholen – das ist live nicht mehr möglich, wenn sich jeder an einem anderen Standort befindet. Aber niemand braucht sich isoliert fühlen. Moderne Videotelefonie-Lösungen wie die oben genannten schaffen da schnell Abhilfe.
Ihr Plan ist ein mobiles Büro?!
Sie möchten von den vielen Vorteilen eines mobilen Büros schon bald profitieren und planen nun die konkrete Umsetzung? Vielleicht sind Sie noch unsicher, welche Telefonanlage die richtige für Sie ist. Wir können Ihnen da weiterhelfen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir sind sehr gerne für Sie da!
