Wofür virtuelle Team Meetings?
Virtuelle Team Meetings gewinnen nicht nur in Zeiten von Corona an Bedeutung. Online Team Sitzungen sind aus dem Unternehmensalltag der meisten Firmen aktuell nicht mehr wegzudenken. Ohne sie wäre es sehr viel schwieriger, dauerhaft und über räumliche Entfernungen hinweg produktiv zusammenzuarbeiten. Sie bieten die Möglichkeit, völlig unabhängig von Ort und Zeit mit Kollegen, Geschäftspartnern und Vorgesetzten zu kommunizieren – und das sogar über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.
Sie sind nicht nur eine begrenzte Ausweich- oder Notfalllösung, sondern bergen das große Potenzial in sich, die Geschäftswelt von morgen nachhaltig und digital zu verändern. Denn digitales Denken und Handeln steht schon seit langem immer mehr im Fokus! Meetings im Allgemeinen fördern Zusammenhalt, Kreativität und Innovationen. Beziehungen zwischen den Teammitgliedern werden gepflegt und die Teamatmosphäre aufrecht erhalten. Sie schaffen Raum, um ins Gespräch zu kommen, Informationen auszutauschen sowie um mit- und voneinander zu lernen oder sich gegenseitig bei Problemen zu helfen.
Doch wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Einfach eine Einladung an alle Teilnehmer schicken und das wars? Besser nicht so! Damit ein virtuelles Team Meeting nicht schon von Beginn im Chaos endet, sollte es gründlich vorbereitet werden. Sie sollten vor allem nur dann ein Online Treffen planen, wenn es auch wirklich notwendig ist. Viele verzetteln sich in endlos langen Sitzungen und verlieren dadurch kostbare Arbeitszeit. Regel Nummer eins lautet deshalb: Ein Meeting muss nicht lange dauern!
Die richtige Planung macht den Unterschied
Das Zeitfenster
Legen Sie vorab fest, zu welcher Uhrzeit das virtuelle Team Meeting starten und wann es in etwa wieder enden soll. Setzen Sie sich ein Zeitlimit! Zu lange Zusammenkünfte können auf die Teilnehmer ermüdend wirken. Auch kann jeder den Termin so leichter in seinen Arbeitsalltag integrieren.
Inhaltliches planen
Bereiten Sie das Treffen inhaltlich vor. Sie sollten genau wissen, was Sie bezwecken möchten. Welches Ziel soll mit der Team-Besprechung erreicht werden? Wie sieht der Ablauf aus? Welche Priorität haben die einzelnen Punkte, die Sie ansprechen möchten? Welche Aufgaben müssen verteilt werden und welche Deadlines gibt es?
Auf Teilnehmer eingehen
Während eines Online Meetings sollten Sie immer darauf achten, alle Teilnehmer mit in das Gespräch einzubeziehen. Überlegen Sie sich vorab, wie Sie das gestalten möchten. Sie können zum Beispiel die Chat Funktion nutzen, um in Kontakt zu bleiben. Teilen Sie Ihren Bildschirm, damit alle Anwesenden Ihre Gedankengänge besser nachvollziehen können. Bitten Sie vor allem darum, dass alle ihre Kamera einschalten. In einer real stattfindenden Besprechung würde man schließlich auch jeden in der Runde sehen können. Reagieren Sie auf Handzeichen oder andere virtuelle Reaktionen, die von den Kollegen übermittelt werden.
Technik prüfen
Sorgen Sie dafür, dass die technischen Voraussetzungen stimmen. Das wichtigste ist eine stabile Internetverbindung. Daneben sollten Sie über ein passendes Endgerät verfügen und dafür sorgen, dass der Akku geladen oder die Stromversorgung anderweitig gewährleistet ist. Testen Sie, ob Mikrofon, Headset und Lautsprecher funktionieren. Und was natürlich auf keinen Fall fehlen darf, ist die Wahl der entsprechenden Software, die virtuelle Team Meetings erst ermöglicht.
Team Leitung
Legen Sie fest, wer aus Ihrem Team die Gesprächsführung übernimmt. Diese Person sollte dann dafür sorgen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen können und stellt gleichzeitig sicher, dass die Besprechung nicht völlig unorganisiert abläuft. Schließlich ist es im virtuellen Raum anders, als wenn Sie Ihren Kollegen in einem Raum gegenüber sitzen. Vor allem nonverbale Signale wie die Körpersprache können schlechter wahrgenommen werden. Der direkte Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber fehlt zum Beispiel komplett.
Protokoll führen
Bestimmen Sie in jedem Meeting jemanden, der über das Gesagte stichpunktartig Protokoll führt. Zusätzlich können Sie das Gespräch über die Aufnahmefunktion aufzeichnen, sodass verhinderte Kollegen dieses auch im Nachhinein noch einmal komplett anschauen könnten.
Ungestörtheit ein Muss
Sorgen Sie für ein ungestörtes Umfeld. Ob im Home Office oder im Büro, nichts stört eine Besprechung mehr als laute und unpassende Hintergrundgeräusche. Schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos und sagen Sie zum Beispiel Ihren Familienangehörigen Bescheid, dass Sie an einem geschäftlichen Meeting teilnehmen.
Das richtige Tool wählen
Die wohl wichtigste Entscheidung ist die, mit welcher Software Sie Ihre virtuellen Team Meetings planen und durchführen möchten. Das passende Tool bietet Ihnen dabei umfangreiche Funktionen wie zum Beispiel Videokonferenzen, Einwahl per Telefon, Live Chat Funktionen, Bildschirmfreigabe, File Sharing, Cloud Zugang uvm. Sind Sie in Ihrer Wahl unsicher, sprechen Sie uns gerne an.
Unterstützende Maßnahmen
Nutzen Sie die Funktionen, die Ihre Team Meeting Software Ihnen bietet. Mit einem virtuellen Whiteboard zum Beispiel können Sie Ihre mündliche Präsentation unterstützen und somit die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer einfangen und steigern.
Rotierende Moderation
Sorgen Sie für Abwechslung bei Ihren Zusammenkünften und gestalten Sie die Moderation nach dem Rotationsprinzip. Damit kommt jeder im Team an die Reihe und jedes Meeting bekommt je nach Moderator einen unterschiedlichen Stil.
Warm-Up nicht vergessen
Planen Sie Zeit für ein Warm-Up oder eine kurze Vorstellungsrunde ein. Wie auch bei einem real stattfindenden Treffen lockert das die Stimmung und Inhaltliches kann leichter aufgenommen werden.
Agenda festlegen
Legen Sie Tagesordnungspunkte fest und gehen Sie diese während des Gesprächs Stück für Stück durch. Überschlagen Sie in Ihrer Planung, wie viel Zeit Sie in etwa für jeden dieser Punkte benötigen.
Einladung
Nicht zuletzt nützt Ihnen ein Virtuelles Team Meeting gar nichts, wenn niemand weiß, dass es stattfindet. Haben Sie den Zeitpunkt und Zeitrahmen einmal festgelegt, schicken Sie allen Teilnehmern eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung des Termins. So wissen Sie gleich, ob Sie mit allen rechnen können oder nicht.
3CX Webmeeting bietet Ihnen umfangreiche Funktionen
Das auf WebRTC basierte 3CX Webmeeting macht Ihre Planung noch einfacher. Denn ein zeitaufwendiges Herunterladen und Installieren einer separaten Software ist hier nicht notwendig. Sowohl Organisator wie auch Teilnehmer können sich ganz einfach über den Web-Browser in ein virtuelles Team Meeting einwählen – und das mit nur einem Klick. Profitieren Sie anschließend von zahlreichen Funktionen wie:
- Video- oder Telefonkonferenzen planen und durchführen
- Bildschirm teilen
- Virtuelle Reaktionen abgeben
- Umfragen starten und Feedback einholen
- Whiteboard Funktion
- Konferenz aufzeichnen
- Einwahl per Telefon
- Individuelle Einstellungen
- Remote Control nutzen
- und viel mehr…
Nachbereitung nicht vergessen
Fertigen Sie am besten schon während der virtuellen Team Sitzung ein digitales Protokoll an, das für jeden Anwesenden oder auch Abwesenden nach dem Termin zugänglich ist. Am besten ist, jemand schreibt mit und alle Teilnehmer können live mitlesen oder sich das Dokument direkt im Anschluss runterladen. So verhindern Sie, dass wichtige Informationen wie Deadlines, Zuständigkeiten, Strategie-Entscheidungen o.ä. erst viel zu spät bei den Verantwortlichen ankommen.
Virtuelle Team Meetings: Wussten Sie…?
…Dass mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland plant, auch nach der Krise virtuelle Team Meetings durchzuführen? Sowohl Präsenz-Meetings als auch Geschäftsreisen sollen dadurch deutlich reduziert werden. Warum also nicht gleich auf eine Software Lösung setzen, die nicht nur vorübergehend, sondern auch langfristig das bietet, was Sie für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit im Team benötigen?! Wir helfen Ihnen gerne, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Nehmen Sie am besten gleich noch Kontakt zu uns auf!
