Spätestens seit letztem Jahr, als die Corona-Krise begann, kennt es wahrscheinlich jeder – die Webkonferenz mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden. Ob per Skype, Zoom, Microsoft Teams oder 3CX – Anbieter von Videokonferenzlösungen dürften in den letzten zwei Jahren einen regelrechten Boom erlebt haben, auch wenn nicht immer freiwillig vonseiten der Nutzer. Neben einer gut funktionierenden Technik, auf die wir im Verlauf noch näher eingehen werden, sollten Sie vor allem wissen, wie Sie sich während eines virtuellen Termins richtig verhalten. Denn Pannen können besonders gegenüber Geschäftspartnern oder Kunden ganz schön peinlich werden. Die Online Meeting Etikette wird Ihnen dabei helfen, ein Meeting so zu planen und abzuhalten, dass schlechte Technik, schwarze Kacheln und Langeweile der Vergangenheit angehören.

Also: Nur weil eine Besprechung online stattfindet, schützt Sie das nicht vor gutem Benehmen – im Gegenteil sogar! Seien Sie vorbereitet, indem Sie sich an die Online Meeting Verhaltensregeln halten. Dann kann zumindest von Ihrer Seite aus nicht mehr viel schiefgehen. Manche der folgenden Tipps mögen Ihnen vielleicht selbstverständlich erscheinen, doch zeigt sich immer wieder, dass das nicht für jeden so ist. Wichtig ist auch, dass Sie ein Meeting für sich und alle Teilnehmer nicht als unausweichliches und notwendiges Übel ansehen und es damit eine negative “Note” erhalten könnte, sondern vielmehr als positive Chance, trotz äußerlichen Einschränkungen in Kontakt zu kommen und auch zu bleiben.

Online Meeting Etikette – So verhalten Sie sich richtig

Ungestörtheit

Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung und dafür, dass niemand Sie während des Termins unterbricht. Wenn Sie das Meeting z. B. aus dem Home Office abhalten, sollten Sie Ihren Mitbewohnern oder Familienangehörigen Bescheid geben, dass Sie für eine Weile nicht zu sprechen sind. Auch störende Hintergrundgeräusche (z. B. von kleinen Kindern oder Haustieren) sollten Sie möglichst vermeiden. Schalten Sie zudem Ihr Handy auf stumm oder ganz aus.

Pünktlichkeit

Wie im Offline Leben sollte es für Sie beim Online Meeting ebenso selbstverständlich sein, pünktlich auf dem Bildschirm zu erscheinen. Verspäten Sie sich trotzdem, sollten Sie Ihren Geschäftspartnern oder Kollegen rechtzeitig Bescheid geben. Wichtig ist vor allem, dass Ihre Verspätung nicht zu einem Dauerzustand wird.

Dresscode

Kleider machen bekanntlich Leute – und ja, das gilt auch für Online Besprechungen. Machen Sie doch mal selbst den Test und schauen Sie, ob Sie sich in Jogginghose genauso wohlfühlen wie in einem zum Anlass passenden Outfit wie z. B. in Business Kleidung. Sie werden sehen, dass Sie in letzterem gleich viel selbstbewusster und professioneller auftreten.

Licht und Hintergrund

Zu hell oder zu dunkel – beides ist unvorteilhaft für ein virtuelles Meeting. Stellen Sie sicher, dass Sie gut zu sehen sind. Natürliches Licht eignet sich da am besten. Achten Sie außerdem darauf, dass im Hintergrund keine Unordnung herrscht oder etwas auf andere Weise vom Wesentlichen ablenken könnte – z. B. auffällige Bilder oder Poster an der Wand. Das kann auch mal peinlich werden.

Stimme, Mimik und Gestik

Lächeln Sie! Selbst, wenn die Kamera einmal ausgeschaltet sein sollte, wirkt sich ein Lächeln positiv auf Ihre Stimmlage aus. Stellen Sie sich auch ein Glas Wasser bereit, um einen Schluck trinken zu können, wenn Ihnen mal die Stimme versagen sollte. Achten Sie außerdem auf Ihre Gestik. Zu viel Gezappel könnte schnell von Ihren Worten ablenken. Unterstützende Gestik ist gut, auf ein zustimmendes Nicken können Sie ebenso achten.

Ausreden lassen

Eines der wohl wichtigsten Tipps in unserer Online Meeting Etikette Anleitung ist, dass Sie Ihren Gegenüber ausreden lassen. Das soll nicht heißen, dass Sie keine Zwischenfragen an geeigneten Stellen stellen dürfen. Aber unterbrechen Sie den Redner nicht abrupt und ohne Vorwarnung. Sie könnten mit Ihren Teilnehmern auch vorab eine Regelung treffen für aufkommende Fragen. Diese könnten z. B. im Chat nebenbei gestellt oder für eine Fragerunde am Ende gesammelt werden.

Stummschalten des Mikrofons

Wer kennt es nicht: Da sitzt man in einer Online Konferenz und von irgendwoher raschelt, knackt und klickt es. Wenn Sie gerade nicht reden, sollten Sie Ihr Mikrofon unbedingt auf stumm schalten. Dadurch vermeiden Sie störende Geräusche. Abgesehen davon, sollte es auch einen Verantwortlichen geben, der die Mikros aller Teilnehmenden “überwacht” und sie bei Bedarf aus der Ferne ausschaltet.

Vorstellungsrunde

Wie im Offline Leben gehört es zu einem guten Meeting dazu, dass sich die Teilnehmer zu Beginn einmal namentlich vorstellen. Alternativ könnte auch der Moderator diese Aufgabe übernehmen und jeden persönlich ansprechen, sofern er mit allen Anwesenden vertraut ist.

Ablenkung vermeiden

Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und vermeiden Sie jegliche Form von Ablenkung. Surfen Sie nicht nebenbei im Internet oder schauen auf Ihr Handy. Der Gastgeber oder andere Teilnehmende könnten Ihre Unaufmerksamkeit bemerken, was zu unangenehmen Situationen führen kann. Sind Sie selbst Initiator und Moderator des Termins, sollten Sie für Interaktivität sorgen und alle Teilnehmer in das Gespräch mit einbeziehen. Dann kommt auch nicht so schnell Langeweile auf.

Desktop aufräumen

Haben Sie vor, Ihren Bildschirm zu teilen? Dann sollten Sie vorher Ihren Desktop aufräumen! Sie wollen doch sicher nicht, dass Ihre Kunden, Kollegen oder Geschäftspartner private Fotos, Dateien oder sonstige Informationen über Sie sehen.

Make-Up und Haare

Setzen Sie bei Ihrem Styling auf Natürlichkeit. Weniger ist immer mehr! Gepflegte Haare und ein passender Haarschnitt sowie ein dezentes Make-Up sind vollkommen ausreichend.

Unterlagen parat

Überlegen Sie sich vorher, welche Dokumente Sie für das virtuelle Meeting benötigen und stellen Sie alle notwendigen Unterlagen zusammen. Das können z. B. ein Notizheft und ein Stift, eine Präsentation, Statistiken, Grafiken oder Fotos sein. Legen Sie auch ein konkretes Ziel fest und schreiben Sie sich auf, was genau Sie mit diesem Meeting erreichen möchten.

Struktur

Sind Sie Leiter des Meetings, sollten Sie vorab eine klare Struktur festlegen. Wissen Sie, was das Ziel der Besprechung ist, welche Teilnehmer dabei sein werden und in welcher Reihenfolge Sie welche Themen “abarbeiten”. Prüfen Sie Ihre Technik und finden Sie heraus, ob alle Sie hören können.

Präsentation

Teilen Sie mit den Teilnehmern Ihren Bildschirm, um z. B. eine Präsentation zu zeigen, sollten Sie diese ansprechend und übersichtlich gestalten.

Länge des Meetings

In der Kürze steckt die Würze! Die Online Meeting Etikette sieht das genauso. Das Gespräch sollte eine Länge von 90 Minuten nicht überschreiten. Je länger es dauert desto eher sinkt die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer.

Peinliche Momente überspielen

Sie teilen Ihren Bildschirm und eine unangemessene Seite ist noch offen oder Sie äußern private Worte zu Ihrer Frau im Hintergrund und das Mikrofon ist an. Sollte es trotz ausführlicher Vorbereitung doch einmal zu einem unangenehmen Moment kommen, gilt es, Ruhe zu bewahren. Lachen Sie mit den anderen mit und zeigen Sie sich damit menschlich und authentisch.

Die Technik muss stimmen

Videokonferenzsystem

Die wohl wichtigste Frage ist, mit welchem Videokonferenzsystem Sie Ihre Meetings abhalten möchten. Informieren Sie sich vorher gründlich über die Must- und Can-Haves und vergleichen Sie die Angebote der Anbieter. Bei Ihrer Auswahl sollten Sie z. B. auf Kriterien wie Zuverlässigkeit, Einfachheit und Verfügbarkeit achten.

Internetverbindung

Auch sehr wichtig ist, dass Sie eine stabile Internetverbindung sicherstellen, damit das Gespräch flüssig und ohne Unterbrechungen ablaufen kann.

Mikrofon/Headset

Setzen Sie am besten auf ein externes Mikrofon oder Headset. Da ist das Headset von Ihrem Handy gut geeignet. Alle Teilnehmer sollten Sie ohne Probleme laut, deutlich und vor allem ohne Störgeräusche verstehen können. Testen Sie vor Beginn des Meetings, ob das Mikrofon oder Headset funktioniert.

Kamera

In der Regel ist die Webcam Ihres Laptops völlig ausreichend, wenn dieser nicht zu alt ist. Alternativ können Sie auch auf eine externe Kamera setzen, um Ihrem Auftreten noch mehr Professionalität zu verleihen. Richten Sie die Kamera auf Augenhöhe ein und stellen Sie, falls erforderlich, Ihren Laptop auf ein Podest o.ä.

Filter

Bei manchen Videokonferenzsystemen können Sie auch einen zusätzlichen Filter nutzen, damit Sie nach einem langen Arbeitstag trotzdem noch frisch und munter aussehen.

Vorteiler einer Webkonferenz-Lösung von 3CX

Das 3CX Webmeeting bietet Ihnen die Technik, die Sie für ein gelungenes Team Meeting benötigen. Im Gegensatz zu anderen Videokonferenzsystemen müssen Sie keinen Download tätigen, sondern können bei Bedarf ganz spontan los(video-)telefonieren. Von diesen Vorteilen profitieren Sie: 

• WebRTC-Technologie – 3CX Webmeeting basiert auf der WebRTC-Technologie, wodurch weder zusätzliche Clients noch Plugins heruntergeladen und installiert werden müssen

• Flexibel bleiben – Ob ein Meeting mit Kollegen aus der gleichen Stadt oder mit Geschäftspartnern in Singapur – mit einem Online Meeting per 3CX Webmeeting sind Sie zeitlich und örtlich vollkommen flexibel und können sich sogar über die App einwählen
• Hochauflösende Videoqualität – für ein perfektes Meeting Erlebnis mit Kollegen und Kunden

• Kosten sparen – kein Hotel und kein Dienstwagen bedeutet auch gleichzeitig weniger Kostenaufwand für Sie und Ihr Unternehmen

• Teamwork verbessern – Schaffen Sie für Ihr Team Nähe trotz Distanz und verbessern Sie damit das Wir-Gefühl, den Zusammenhalt und die Produktivität
• Bildschirmfreigabe nutzen – Lassen Sie Ihre Zuhörer sehen, was Sie sehen

• Prozesse effizienter gestalten – Entscheidungsträger können ganz spontan an kurzfristigen Meetings teilnehmen, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse ganz automatisch gesteigert wird

• Schnellere Entscheidungen treffen – Für besonders dringende Anliegen müssen Sie zukünftig nicht mehr auf das nächste Team Meeting im Büro warten, treffen Sie sich gleich heute noch mit Ihren Kollegen und treffen sie schnellere und fundiertere Entscheidungen

• Intuitive Anwendung – die Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv zu bedienen und damit auch für unerfahrene Laien bestens für die (Video-)Kommunikation geeignet

• Die Umwelt schonen – durch weniger Dienstfahrten und Flüge zum Besprechungsort

Kennen Sie schon die Meeting Plattform Jitsi?

Neben den im letzten Abschnitt genannten Vorteilen, die auch die Meeting Plattform Jitsi Ihnen bietet, können Sie sich außerdem auf folgende Features einstellen:

• Beste Bild- und Tonqualität – profitieren Sie von HD Video- und Audioqualität bei Ihren Meetings
• Kostenloser Zugang – und das für bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Bildschirm teilen – nicht nur ein, sondern gleich mehrere Teilnehmer können zur gleichen Zeit ihren Bildschirm teilen
• Fernsteuerung anderer Desktops – nutzen Sie diese Funktion zur Veranschaulichung oder helfen Sie Teilnehmern bei technischen Schwierigkeiten
• Integration und Synchronisation von Google, Microsoft, Apple, Slack – Meeting und Arbeitsorganisation an einem Ort, Synchronisation Ihrer Kalender
• Als Web-, Desktop oder mobile App verfügbar – und damit für jeden geeignet
• Einen Gast anrufen – laden Sie Teilnehmer ganz bequem zum Meeting ein
• Aufzeichnung und Transkribierung – zeichnen Sie Teamsitzungen auf, transkribieren sie und geben sie an Kollegen weiter, die abwesend waren
• Youtube Live Streams – starten Sie einen Live Stream in Youtube aus der Jitsi Meeting Software und erreichen Sie ein größeres Publikum
• Meeting Moderation – führen Sie Ihr Meeting nach Ihren Regeln
• Software-as-a-service – Jitsi wird bei uns in der Cloud gehostet und Sie brauchen nichts auf Ihrem Rechner installieren

Virtuelle Meetings gehören mittlerweile zu Ihrem Alltag oder Sie haben vor, mit Ihren Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen mehr im digitalen Raum zu kommunizieren? Die Online Meeting Etikette hat Ihnen gezeigt, worauf Sie alles achten müssen, um trotz Distanz ein erfolgreiches Gespräch zu gestalten. Sie möchten auf eine verlässliche und sichere Kommunikationslösung setzen und mehr über die Videokonferenzlösungen von 3CX und Jitsi erfahren? Dann zögern Sie nicht lange und kontaktieren Sie uns noch heute! Unsere Consultants sind sehr gerne für Sie da!

Schneller Kundenservice ist in der digitalen Welt ein Muss für jedes Unternehmen, das sich von seiner Konkurrenz abheben möchte. Oftmals jedoch kann den Kundenwünschen nicht in der erforderlichen Art und Weise entsprochen werden. Besonders bei E-Mail Anfragen dauert die Beantwortung meist länger als zwölf Stunden. Wartezeiten in diesem Umfang können den ein oder anderen Kunden schon mal in die Flucht schlagen. 3CX Live Chat bieten Ihnen die Möglichkeit, potenzielle Käufer wie in einem Geschäft mitten in ihrer Kaufentscheidung abzuholen, zu beraten und zu einem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung zu animieren.

Wenn Sie es besser als Ihre Konkurrenz machen möchten, sollten Sie über eine Live-Chat Lösung nachdenken. Damit können Sie in Echtzeit mit Ihren Website Besuchern kommunizieren und sie zu zahlenden Kunden werden lassen. Besonders hervorzuheben ist die durchschnittliche Antwortzeit bei Live Chats. Diese beträgt im Durchschnitt gerade einmal zwei Minuten.

3CX Live Chat Funktionen – Profitieren Sie von:

• Kundenkommunikation in Echtzeit über den Chat
• Bei umfangreichen Anfragen mit einem Klick zu einem Audio- oder Videoanruf wechseln
• Kostenlose Anrufe für beide Parteien über den Browser
• Leads direkt in das CRM System übertragen
• Kontaktdaten der Kunden erfassen
• Chat-Anfragen und Anrufe gebündelt über die 3CX Telefonanlage beantworten
• Personalisierte Begrüßungen und Geschäftszeiten einrichten
• Flexibel skalierbar für beliebig viele Agenten
• Über Webclient, Desktop App oder Mobile App nutzbar
• Alles in einem – eine Plattform für Chats, Anrufe, SMS und Social Media
• Leistungen von Mitarbeitern über Chat Ratings und Berichte einsehen
• Geeignet für CMS wie WordPress, Drupal, Joomla, Wix, Squarespace und Weebly

11 Vorteile mit 3CX Live Chat

1. Konvertierung und Umsatz erhöhen

Steigern Sie Ihre Umsätze, indem Sie durch den Einsatz von 3CX Live Chat die Conversion-Rate auf Ihrer Website erhöhen. Oft stehen Kunden kurz vor einer Konvertierung und nur eine kleine Unsicherheit hält sie vom Kauf Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung ab. Helfen Sie Ihren Kunden, schnellere Kaufentscheidungen zu treffen, indem Sie die richtigen Antworten zur richtigen Zeit geben.

2. Up- und Cross-Selling

Steigern Sie nicht nur Ihre Umsätze, sondern auch den Auftragswert. Wenn Sie über den Chat Ihren Kunden besser kennenlernen, können Sie ihm im Sinne des Up- und Cross-Sellings zusätzliche Produkte verkaufen.

3. Leads generieren

Stellen Sie mit 3CX Live Chat sicher, dass Ihre Kunden nicht nur kommen, sondern auch bleiben. Kurze Fragen können im Chat oftmals schneller beantwortet werden als am Telefon. Erfragen Sie z. B. die Kontaktinformationen Ihrer Website Besucher – denn wenn sie heute nicht bei Ihnen kaufen, dann vielleicht morgen!

4. Kundenbedürfnisse kennenlernen

Nutzen Sie z. B. die Transkripte Ihrer Chats, um über Stichworte und Fragen die Website-Besucher und ihre Bedürfnisse kennenzulernen und Ihr Angebot entsprechend anzupassen.

5. Kundenerfahrung verbessern

Ihre Kunden sollten auf Ihrer Website das Gefühl haben, willkommen zu sein. Sie haben gewonnen, wenn sich der Kunde bei Ihnen fühlt, als würde er direkt in Ihrem Geschäft stehen. Überwinden Sie mit 3CX die Hürde zwischen Offline- und Online-Welt und helfen Sie Ihren Kunden, schneller Vertrauen zu Ihnen und Ihren Angeboten aufzubauen, z. B. mit einer personalisierten Live-Chat Begrüßung.

6. (Kunden-) Kommunikation optimieren

Verbessern Sie mit der Chat Funktion nicht nur die Kommunikation für den Kunden selbst, sondern auch für das Support Team, die Vertriebsmitarbeiter und Manager Ihres Unternehmens. Alles über eine übersichtliche Plattform zu bedienen kann für die Produktivität des ganzen Teams sehr effektiv sein.

7. Zufriedene Kunden

Über den Chat erreichen Ihre Kunden schnell den passenden Ansprechpartner und bekommen genau die Hilfe, die sie suchen. Dadurch steigern Sie die Zufriedenheit der Website Besucher enorm.

8. Niedrige Support Kosten

Mit einer 3CX Live Chat Software können Sie gleich mehrere Kunden gleichzeitig bedienen. Das bedeutet auch, dass Sie ein kleineres Supportteam für mehr Anfragen benötigen und damit Ihre Kosten erheblich reduzieren können.

9. Von der Konkurrenz abheben

Machen Sie für Ihre Kunden einen Unterschied und heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz durch einen einmaligen Kundenservice ab. Diejenigen, die die Vorteile der Live-Chat Kommunikation noch nicht erkannt haben, sind nicht wenige. Berichten zufolge haben gerade einmal 10 % von 1000 Webseiten das Potenzial erkannt und erfolgreich umgesetzt.

10. Kauf-Barrieren verkleinern

Dadurch, dass der Kunde beim 3CX Live Chat selbst entscheidet, über welches Medium er Sie kontaktiert, verschwinden kleinere Kauf-Barrieren schnell von ganz allein.

11. Ein System – Alle Funktionen

Mit einer 3CX Telefonanlage nutzen Sie ein System, das Ihnen auf einer einzigen Plattform viele unterschiedliche Funktionen gleichzeitig bietet. Damit ist sie übersichtlich und einfach zu bedienen.

Sie möchten mehr über den 3CX Live Chat erfahren? Dann zögern Sie nicht lange und kontaktieren Sie uns noch heute. Unsere erfahrenen Consultants sind sehr gerne für Sie da!

Eine VoIP App für Ihr Smartphone ist der Weg in die totale (Un-)Abhängigkeit. Oder etwa doch nicht? Was denn nun? Abhängigkeit oder Unabhängigkeit? Sie sind verunsichert, was das Thema VoIP App betrifft und möchten mehr darüber erfahren. Viele reden darüber, aber nur wenige haben tatsächlich das fachliche und technische Wissen, das es braucht, um Sie umfassend und kompetent zu beraten. Wir möchten das ändern, über die häufigsten Irrtümer aufklären und das Thema VoIP App und VoIP im Allgemeinen einem kleinen “Faktencheck” unterziehen.

Wie falsche Annahmen entstehen

Ein Irrtum entsteht schnell durch anonyme, meist ausgedachte und zunächst mündlich überlieferte Annahmen. Der Verbreitende glaubt, dass seine Auffassung zu einem bestimmten Thema der Wahrheit entspricht. Dabei hält er das Falsche irrtümlicherweise für richtig. Annahmen basieren auf dem, was man glaubt und nicht auf dem, was man selbst geprüft hat. Sie sollten sich deshalb nicht von bloßen Vermutungen verunsichern lassen. Schon gar nicht, wenn es um wichtige geschäftliche Entscheidungen geht – wie z. B. die Neugestaltung bzw. Umstrukturierung Ihrer Kommunikationsstrategie.

VoIP Irrtümer

Für manche Unternehmen ist VoIP noch immer Neuland und sie trauen der Technologie nicht über den Weg. Sich auf neues Terrain zu begeben, fällt vielen nicht leicht. Vorurteile zu schüren scheint da leichter zu sein, als über eine komplette Um- und Neustrukturierung der eigenen Kommunikationsumgebung und -strategie nachzudenken. Deshalb sollen an dieser Stelle einige falsche Annahmen über VoIP aufgedeckt werden.

1. Das ist alles viel zu kompliziert

Falsch! Moderne VoIP Telefonanlagen sind so konzipiert, dass sowohl die Einrichtung als auch die Verwaltung und Wartung besonders einfach ist. Es erfordert also nicht mehr Zeit als sonst – sogar weniger. Unified Communications war noch nie so unkompliziert wie heute!

2. Nur die Big Players profitieren von VoIP

Falsch! Es sind vielmehr die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die bereits auf VoIP setzen. Denn es macht Telefonieren so einfach und günstig wie nie. Aufwendige und kostenintensive Hardware muss nicht angeschafft werden.

3. Dann müssen neue Telefone und Rufnummern her

Falsch! Die meisten analogen Endgeräte können z. B. mittels Gateways in eine VoIP Telefonanlage integriert werden. Daneben gibt es für jedes Budget kostengünstige Alternativen. Auch Ihre alten Rufnummern können Sie problemlos mitnehmen. Informieren Sie sich vorab bei Ihrem Anbieter, ob ggf. Gebühren für eine Rufnummernportierung anfallen.

4. VoIP ist doch nur was fürs Büro

Falsch! Gerade das soll sich doch durch die VoIP Technologie ändern. Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, auch außerhalb des Büros zu arbeiten. Mit VoIP sind sie überall erreichbar, ob im Büro, zu Hause oder bei einem Cocktail unter Palmen am Strand.

5. VoIP ist nicht sicher

Falsch! SIP-Trunks z. B. werden durch Verschlüsselungsprotokolle wie SRTP, TLS und SSL gesichert. Telefonieren Sie netzintern jeweils über einen verschlüsselten SIP-Trunk des gleichen Providers, ist die Kommunikation definitiv sicher. Telefonate von einem verschlüsselten SIP-Trunk zu einem unverschlüsselten auf der anderen Seite sind hingegen nur bis zur Netzgrenze komplett verschlüsselt – die Gegenseite muss ebenfalls die gleiche Verschlüsselung unterstützen. Fest steht in jedem Fall, dass durch verschlüsselte SIP-Trunks ein Gespräch sicher ist, wenn ausschließlich netzintern und über den gleichen Provider telefoniert wird – sicherer als die bisherige Telefonie je gewesen ist, denn der altbewährte ISDN-Anschluss verfügte in keinster Weise über eine Verschlüsselung.

VoIP App Irrtümer

Die falschen Annahmen über Voice over IP hören beim Thema VoIP App nicht auf.

1. Mit einer VoIP App auf dem Smartphone sind Sie rund um die Uhr erreichbar

Falsch! Zwar ist es der Sinn, durch mobile VoIP Apps die Erreichbarkeit von Mitarbeitern sicherzustellen, auch außerhalb des Büros. Das muss aber nicht zwangsläufig heißen, dass sie am Abend keinen Feierabend mehr genießen können. Die Sorge, dass Berufs- und Privatleben nicht mehr deutlich genug voneinander abzugrenzen sind, ist unbegründet. Denn längst gibt es die Option, Anrufweiterleitungen z. B. nur zu bestimmten Zeiten innerhalb der Arbeitszeit zu erlauben. Auch kann eine VoIP App in den meisten Fällen in einen DND-Modus gestellt werden. Dieser teilt Anrufern und der TK-Anlage mit, wenn sie gerade unpässlich sind. Auch das Ein- oder Ausloggen in Warteschlangen ist möglich.

2. Bei der Anrufverbindung müssen Abstriche gemacht werden

Falsch! In den letzten Jahren hat sich die Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des mobilen Internets kontinuierlich und enorm verbessert. Verbindungsprobleme sind deshalb mehr die Ausnahme als die Regel. In Gebieten mit schlechter Internetverbindung, wie z. B. in einem Wald, gibt es außerdem die Möglichkeit, Anrufe z. B. über GSM weiterzuleiten.

3. Sie müssen Ihre private Handynummer teilen

Falsch! Bei professionellen Apps ist das nicht notwendig. Auch dann nicht, wenn Sie die für Geschäftszwecke erforderliche VoIP App auf Ihrem privaten Handy installiert haben. In einigen Apps kann der User z. B. selbst entscheiden, ob er seine private Telefonnummer hinzufügen möchte oder nicht. Außerdem können Sie einstellen, dass bei Anrufern Ihre Privatnummer nicht auf dem Display des Kunden oder Kollegen erscheint.

4. Die Sprachqualität ist schlechter

Falsch! Durch den stetigen Ausbau des mobilen Internets dürfte sich dieser vermeintliche Fakt von damals als Mythos von heute erweisen. Die Sprachqualität ist bei VoIP auf einem sehr guten Niveau. Auch wird selbst bei reduzierter Bandbreite immer noch ein klarer Ton übermittelt.

5. Funktionalität und Usability ist bei VoIP App

Falsch! VoIP Apps bieten mittlerweile den gleichen Funktionsumfang wie Desktop Softphones. Auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit stehen die Apps der Desktop Version in nichts nach.

Wie Sie richtig mit (falschen) Annahmen umgehen

Glauben Sie nicht alles, was Sie hören oder lesen – auch uns nicht. Annahmen sind, wie das Wort schon verrät, nur die Meinung oder Auffassung einer Person oder Gruppe. Um sie als wahr zu deklarieren, müssen sie zuerst geprüft werden. Deshalb ist es immer das Beste, wenn Sie sich ein eigenes Bild über ein Thema machen und die oft fälschlicherweise sogenannten “Fakten” selbst prüfen. Die Installation von einer VoIP App oder einer VoIP TK Anlage z. B. geht so einfach und schnell wie nie. Und das können Sie ganz leicht selbst testen. Bei vielen Anbietern ist sogar eine Probe möglich. Fragen Sie einfach nach! Ebenso sollten Sie sich vor einer Entscheidung für oder gegen Voice over IP über die umfangreichen Funktionen informieren. Das hilft, das Für und Wider abzuwägen.

Klingt interessant? Wenn Sie mehr über die Themen VoIP und VoIP App erfahren möchten, dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir sind sehr gerne für Sie da und stehen Ihnen in allen Fragen kompetent zur Seite!

Contact Center oder auch Customer Interaction Center (CIC) oder E-Contact-Center sind eine Option der Kundenbetreuung. Sie bieten einen Omnichannel-Kundensupport rund um die Uhr – sei es über E-Mail, Fax, SMS, Live Chat, Telefon, Social Media oder über die Interaktion auf Ihrer Website. Sie sind demnach mehr als reine Call Center. Der Kunde kann Ihr Unternehmen über seinen bevorzugten Kanal erreichen. In einer digitalen und stark vernetzten Welt erwarten das die Kunden regelrecht. Dabei sind Contact Center oftmals in die Customer Relationship Strategie einer Firma integriert und können sowohl im In- als auch im Outbound genutzt werden.

Ziel ist, den Kunden einen effizienten und effektiven technischen Support, Kundendienst und Unterstützung bei Problemen zu bieten. Das Contact Center ermöglicht dem Kunden, seine Probleme nicht nur mitzuteilen, sondern sie mitunter sogar selbst zu lösen, z. B. indem er mit einem Chatbot kommuniziert. Durch ein fortschrittliches Anrufverteilungs-Management kann die Anzahl angenommener Anrufe maximiert werden und das ohne Verlust im Bereich der Anrufqualität. Ebenso kann die Mitarbeiter- und Teameffizienz durch den Einsatz von Contact Centern erheblich gesteigert werden, z. B. indem Manuskripte bereitgestellt und Leistungen über Monitoring Funktionen erfasst werden.

Wie unterscheiden sich Contact Center und Call Center?

Die Begriffe Contact Center und Call Center werden nicht selten synonym verwendet. Doch gibt es erhebliche Unterschiede zwischen beiden Kontaktmöglichkeiten. Call Center bieten Kundenkommunikation fast ausschließlich über das Telefon an, z. B. im Bereich Kundenservice, technischer Support oder Sales. Oftmals werden externe Call Center von Unternehmen beauftragt, um z. B. das Telemarketing zu übernehmen, Feedback von Kunden einzuholen, Umfragen zu starten oder Problemlösungen vorzustellen.

Im Gegensatz zu einem reinen Call Center sind in einem Kontaktzentrum Telekommunikations- und Informationstechnik kombiniert. Das ermöglicht eine flexible Bearbeitung der Kundenwünsche. Ziel dabei ist, dem Kunden seinen bevorzugten Kanal anzubieten, ihn maximal zufrieden zu stellen und damit langfristig an das Unternehmen zu binden – und das durch einen möglichst geringen Aufwand. Gerade für größere Unternehmen mit vielen Kunden wird die Kommunikation über ein Call- oder Contact Center enorm vereinfacht.

Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden

Vorteile für den Kunden

• Mit Nutzung eines CC ist Ihr Unternehmen über mehrere Kanäle erreichbar, was die Wartezeit des Kunden deutlich verringert.
• Die Kunden können ihren bevorzugten Kanal selbst wählen, was die Zufriedenheit steigert. Auch das Kundenerlebnis wird ganzheitlich verbessert.
• In einem Contact Center ist das IVR meist besser als in einem reinen Call Center. Das liegt mitunter daran, dass dieses so konzipiert wird, dass die Absicht des Anrufers vorhergesagt wird, bevor dieser an den besten Agenten weitergeleitet wird.
• Kunden fühlen sich bei Ihnen gut aufgehoben, wenn sie genau das finden, was sie suchen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Stärken Sie Ihre Kundenbeziehungen, indem Sie für eine schnellere Bearbeitung von Anliegen und damit für Zufriedenheit sorgen.
• Mit deutlich höherer Kundenzufriedenheit und einer verbesserten Servicequalität können Sie sich von Ihren Wettbewerbern abheben.
• Alle Daten der Customer Journey werden zentral und jederzeit abrufbar erfasst.
• Haben Sie stets alle wichtigen Daten auf einen Blick dank Integration aller verfügbaren Kommunikationskanäle auf einer Plattform.
• Die Nutzung von Kontaktzentren führt zu einer Verbesserung in der Erstellung von Kundenprofilen. Das Verhalten und die Vorlieben von Kaufinteressenten kann lückenloser dokumentiert werden.

Software Lösungen für Contact Center

Entscheiden Sie sich für die Nutzung eines Contact Centers, gibt es unterschiedliche Software Lösungen. Es gibt z. B. eine On-Premise Lösung, das heißt ein lokal installiertes System in Ihren Räumlichkeiten. Dabei sollten Sie bedenken, dass Sie genug Platz für die Unterbringung der Server mitbringen sollten. Ebenso benötigen Sie ausreichend Kapazitäten für Wartungen und Verfahren für etwaige Notfälle. Des Weiteren müssen Sie sich regelmäßig darum kümmern, dass Aktualisierungen kompetent durchgeführt werden.

Sie können ein Contact- oder Call Center auch bei einem Anbieter hosten. Dann wird die komplette Infrastruktur an ein zuständiges Unternehmen ausgelagert. Eine weitere Option ist, dass Sie Ihr Kontaktzentrum aus einer Cloud heraus nutzen. Der Vorteil ist, dass es sich dabei flexibel skalieren lässt. Damit können Sie schnell und ohne Probleme das CC auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen und z. B. Standorte, Home-Office Mitarbeiter oder Freelancer kurzfristig hinzufügen. Sie wären immer up-to-date und die Kosten sind im Vergleich sehr gering.

Contact Center Funktionen mit 3CX

Zentralisierte Verwaltung

Das Kommunikationssystem von 3CX verbindet Telekommunikations- und Informationstechnik und ermöglicht als Contact Center eine zentralisierte Verwaltung von Anfragen – unabhängig davon, ob diese per Telefon, Fax, E-Mail oder Live-Chat eingehen.

Live-Chats in Echtzeit

Geben Sie Ihren Kunden schnelle und unkomplizierte Hilfe, indem Sie Fragen per Live-Chat Funktion beantworten. Vor allem kleine Probleme können auf diese Art schnell gelöst werden.

Integration von Social Media Plattformen

Auch mit Kunden findet die Kommunikation immer häufiger über Social Media Plattformen statt. Integrieren Sie über das Contact Center von 3CX ganz einfach Ihren Facebook oder Instagram Account und seien sie auch über diese Kanäle erreichbar.

Textnachrichten

Auch das Senden und Empfangen von Textnachrichten ist auf der Plattform integriert. Diese Funktion dürfte besonders für Kunden interessant sein, die weniger über Social Media oder Chats kommunizieren möchten.

Rückrufoptionen

Lassen Sie Ihre Kunden auch in hoch frequentierten Zeiten nicht im Stich. Bieten Sie ihnen die Option auf einen Rückruf an. Das erspart unnötig lange Wartezeiten und hilft, ein positives Kundenerlebnis aufrechtzuerhalten.

Anrufverwaltung

Verwalten Sie alle eingehenden Anrufe durch die “Warteschlangen-Funktion” und ein Interaktives Sprachmenü (IVR). Hier kann der Kunde durch das Drücken bestimmter Tasten eine Auswahl treffen, sein Problem damit näher beschreiben und entsprechend weitergeleitet werden.

Von Chats zu Videoanrufen

Wechseln Sie mit nur einem Klick von einem Chat zu einem Sprach- oder Videoanruf und sparen Sie mit dieser Funktion wertvolle Zeit.

Einheitliche Benutzeroberfläche

Bei 3CX haben Sie alle Funktionen auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Damit verlieren Sie nicht mehr so leicht den Überblick.

CRM & ERP Integration

Integrieren Sie Ihr CRM- & ERP-System und profitieren Sie davon, Anrufe direkt aus dem CRM heraus zu starten. Anrufer werden mit ihren Kundendaten verknüpft und z. B. im CRM protokolliert.

Status checken

Wissen Sie, welche Ihrer Teamkollegen aktuell erreichbar sind, indem Sie den Verfügbarkeitsstatus einsehen.

Leistungen einsehen

Das Contact Center von 3CX bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, genau zu erfassen, welcher Mitarbeiter welche Leistungen erbracht hat.

Auswertungen

Anrufdauer, Wartezeiten oder z. B. abgebrochene Anrufe werden erfasst und können regelmäßig ausgewertet werden. Das kann Ihnen als Grundlage dienen, die Kommunikationsstrategie in Ihrem Unternehmen regelmäßig zu überprüfen und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Ihren Kundenservice auf ein neues Level befördern!

Sie sind überzeugt von dem Konzept, Kunden nicht nur eine Anrufoption, sondern gleich eine Bandbreite an Möglichkeiten zu bieten, um Ihr Unternehmen bei Fragen und Problemen erreichen können? Sie möchten für maximale Kundenzufriedenheit sorgen und mehr über die Contact Center Funktionen vom Kommunikationssystem der 3CX erfahren? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns noch heute! Unsere Consultants sind sehr gerne für Sie da!

Die Erfordernis, am Arbeitsplatz im Unternehmen täglich (oder überhaupt) präsent zu sein, nimmt immer mehr ab. Diesen Trend kann man nicht erst seit gestern beobachten. Schon seit Einzug der Digitalisierung in unsere Gesellschaft begann diese Entwicklung und nimmt seither von Jahr zu Jahr an Fahrt auf. Nicht zuletzt die aktuelle Krise beschleunigt die Veränderungen immens. Immer bessere und moderne Technologien ermöglichen es, ganz unabhängig von Zeit und Arbeitsort dem täglichen Geschäft nachzugehen. Die Präsenz-Kultur von damals verwandelt sich so mehr und mehr in eine Digital-Kultur. Doch mobiles Büro bedeutet nicht gleichzeitig Heimarbeit. Der Begriff allein verdeutlicht schon, dass das Büro quasi überall, also auch unterwegs im Auto, im Wohnmobil oder im Café um die Ecke, sein kann. Bei dieser Form des Arbeitens sind Sie sozusagen überall präsent. Sie haben Ihren Wirkungsbereich damit nicht verkleinert, sondern sogar vergrößert – nur eben nicht zwingend am Unternehmensstandort selbst, wenn es denn überhaupt einen gibt.

7 Gründe für ein mobiles Büro

Kosten reduzieren

Sparen Sie durch ein mobiles Büro (unterwegs oder zu Hause) bares Geld, indem Sie z. B. keine Gewerbemiete inkl. Fixkosten zahlen müssen. Gerade als kleines Unternehmen ohne extra Räumlichkeiten zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutzen, z. B. für ein Co-Working-Space, Ausgaben im Café, Wohnmobil etc. Oder Sie mieten sich ein Büro für ein paar Stunden die Woche. Vor allem als Einzelunternehmer oder Start-up mit begrenztem Budget ist das eine gute Option.

Standort testen

Es kann durchaus sinnvoll sein, einen Arbeitsstandort zunächst zu testen, bevor man dort dauerhaft seine Zelte aufschlägt. Sie könnten z. B. herausfinden, wie Ihr Angebot in der Region bei den Leuten ankommt und analysieren, wie hoch die Nachfrage danach ist.

Vereinbarung von Familie und Beruf

Für viele Mitarbeiter ist bei der Auswahl einer Firma und der Bewerbung wichtig, dass sich Familie und Beruf gut vereinbaren lassen. Was wäre da besser, als maximale zeitliche und örtliche Flexibilität? Gerade Arbeitnehmer mit Kindern wünschen sich mehr Möglichkeiten der Heimarbeit, auch nach der aktuellen Krise. Ein mobiles Büro macht das möglich!

Zeitersparnis

Indem Zeiten wie die Fahrt zur Arbeitsstelle wegfallen, haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, zum Beispiel für den Abschluss eines neuen Deals.

Effektivität steigern

Sind Mitarbeiter in Ihrem Handeln und Denken frei und ungebunden und nicht mehr in starren und unbeweglichen Strukturen “gefangen”, kann das sowohl die Produktivität als auch die Effektivität der Arbeit enorm steigern, was wiederum positiv für das Unternehmen ist.

Schneller und flexibler handeln

Mobil können Sie einfacher jederzeit und flexibel am Markt agieren und gerade an dem Ort präsent sein, wo Sie gebraucht werden und wo es sich auch für Ihr Geschäft am meisten rentiert.

Arbeitgeberattraktivität erhöhen

Flexible Arbeitsort- und Arbeitszeitmodelle spielen heutzutage bei der Wahl eines Arbeitgebers eine große Rolle. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein mobiles Büro an, kann das Ihre Attraktivität gegenüber qualifizierten neuen Fachkräften enorm steigern.

Mit diesen Vorbereitungen klappt es auch mobil

Sie glauben, der Umstieg auf ein mobiles Büro ist viel zu kompliziert? Wir zeigen Ihnen, dass das nicht stimmt. Beachten Sie einfach ein paar Vorbereitungen, sind Sie schneller unabhängig unterwegs, als Sie glauben.

Workload sichten

Sie sollten wissen, welche ihrer Arbeiten Sie mobil von unterwegs aus erledigen können und welche nicht. Für manche Kundengespräche zum Beispiel kann es erforderlich sein, einen ruhigen und ungestörten Ort zu haben. Dafür eignet sich z. B. auch das Home Office.

Umgang mit Kundendaten

Checken Sie, welche Programme Sie für die Einpflege und Verwaltung von sensiblen Kundendaten benötigen und richten Sie diese auf Ihrem Arbeitsgerät ein.

Equipment vollständig?

Stellen Sie sicher, dass Sie das erforderliche Equipment für ein mobiles Büro besitzen, egal, ob Sie nun von zu Hause aus dem Home Office oder in einem Café arbeiten. Was es da zu beachten gibt, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Absprache im Team

Sie sollten sich mit Ihren Teamkollegen absprechen. Egal, ob Sie Teammitglied oder sogar Teamleiter sind, die anderen sollten wissen, was Sie vorhaben und es sollte ihnen kein Nachteil dadurch entstehen. Klären Sie die Details, z. B. wie Sie zukünftig telefonisch erreichbar sind.

Kommunikationskanäle und -tools

Legen Sie dafür fest, welche Kommunikationskanäle und -tools Sie nutzen möchten und bringen Sie auch das ins Gespräch.

Eigene Motivation kennen

Nicht zuletzt sollten Sie unbedingt wissen, warum Sie und vielleicht auch der Rest Ihres Teams im mobilen Büro arbeiten möchten. Oder was der Grund dafür ist, als Start-Up auf diese Weise zu starten und erstmal kein teures Büro in bester Lage zu mieten. Das Schöne ist ja, dass Sie mit der Entscheidung sehr flexibel sind. Möchten Sie in ein paar Monaten doch wieder an einem festen Standort arbeiten, ist auch das kein Problem.

Technische Voraussetzungen bitte nicht vergessen!

Laptop oder Tablet?

Eine der wohl wichtigsten Entscheidungen ist die, mit welchem Arbeitsgerät Sie mobil arbeiten möchten. Ein Tablet eignet sich meist für kleinere und einfache Arbeiten, die wenig Multitasking erfordern. Mit einem leistungsfähigen Laptop können Sie dagegen auch umfangreiche Arbeiten tätigen und deutlich mehr Programme nutzen.

Programme checken

Prüfen Sie, ob die Programme, mit denen Sie arbeiten müssen, auf Ihrem mobilen Gerät funktionieren. Das gilt insbesondere für E-Mail Tools, Programme zur Speicherung und Verwaltung von Kundendaten und für das Projektmanagement.

Datenspeicherung und -verwaltung

Legen Sie fest, ob die Daten z. B. in einer Cloud gespeichert werden sollen. Alle Mitarbeiter, die an einem Projekt zusammenarbeiten, sollten das gleiche Programm nutzen. Das ermöglicht es, dass alle Zugriff haben und sichert eine weiterhin reibungslose Zusammenarbeit im Team.

Individuelle Tools

Je nach Branche sind unterschiedliche Programme für die Arbeit erforderlich, wie zum Beispiel Audio- oder Videoschnittprogramme oder individuelle Zeiterfassungs- und Projektmanagement Tools.

Strom- und Internetversorgung

Natürlich sollten Sie auch dafür sorgen, dass Sie stets über einen Stromanschluss und eine gute Internetverbindung verfügen.

Kommunikations Tools

Last but not least: Legen Sie fest, mit welchen Kommunikations-Tools Sie arbeiten möchten und besprechen Sie sich auch dabei mit Ihrem Team. Telefonielösungen für Sprachtelefonie und Videokonferenzen sind die Hauptvoraussetzung für eine gute Zusammenarbeit. Wir empfehlen Ihnen von Anfang an auf eine VoIP Telefonanlage, wie z. B. von 3CX, zu setzen.

Das bietet Ihnen die VoIP Telefonanlage von 3CX

Als Kommunikationsplattform bietet 3CX Lösungen für Telefonie, Webmeetings und Messaging an. Die Telefonanlage kann sowohl in einer Cloud oder lokal auf einem Rechner installiert werden. Sie ermöglicht flexible Kommunikation zu günstigen Preisen und erfordert nur einen sehr geringen Verwaltungsaufwand. Durch das Hosting in deutschen Rechenzentren ist Ihre VoIP Telefonanlage von 3CX rundum geschützt und Sie können sich auf eine nahezu hundertprozentige Ausfallsicherheit verlassen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Intern kostenlos telefonieren
• Screen- & File-Sharing
• Videokonferenzen & Webmeetings
• Live Chats
• Mobile Verfügbarkeit
• Interaktives Sprachmenü
• Beliebig Rufnummern hinzufügen
• Rufnummern mitnehmen
• Wartemusik
• Desktop Client
• Fax 2 Mail
• uvm.

Ein mobiles Büro birgt auch Risiken

Es hat schon sehr viele Vorteile, wenn man zeit- und ortsunabhängig arbeiten kann. Doch auch ein paar Risiken sollten bedacht werden bei der Überlegung, mobil(er) zu werden.

Vorsicht vor Überstunden

Wer zu häufig im Home Office arbeitet, macht oftmals auch mehr Überstunden als sonst – und das sogar meist unbezahlt. Manchmal erfolgt eine Zeitgutschrift auf dem Zeitkonto in der Firma.

Vermischung von Arbeits- und Privatleben

Die Möglichkeit zur mobilen Arbeit und damit auch der Heimarbeit erhöht das Risiko, dass sich Arbeits- und Privatleben stark vermischt. So ist nicht nur die Familie evtl. ein Ablenkungsfaktor, sondern auch alltägliche Dinge wie die Wäsche, der Einkauf oder das Gassigehen mit dem Hund. Da hilft, wenn Sie sich trotz neu gewonnener Freiheit Regeln aufstellen, um Ihren täglichen Workload dennoch effektiv zu meistern.

Leistungsbeurteilung erschwert

Sind Angestellte weniger oder sogar gar nicht mehr im Büro am Firmenstandort, ist es für den Vorgesetzten schwierig, die individuellen Leistungen seiner Mitarbeiter zu beurteilen.

Datenmissbrauch

Gerade wenn Sie mobil mit größeren Datenmengen arbeiten möchten, sollten Sie sorgfältige Sicherheitsvorkehrungen treffen, damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten.

Austausch mit Kollegen

Schnell mal zum Kollegen ins Nachbarbüro gehen und sich eine zweite Meinung zu einem Fall einholen – das ist live nicht mehr möglich, wenn sich jeder an einem anderen Standort befindet. Aber niemand braucht sich isoliert fühlen. Moderne Videotelefonie-Lösungen wie die oben genannten schaffen da schnell Abhilfe.

Ihr Plan ist ein mobiles Büro?!

Sie möchten von den vielen Vorteilen eines mobilen Büros schon bald profitieren und planen nun die konkrete Umsetzung? Vielleicht sind Sie noch unsicher, welche Telefonanlage die richtige für Sie ist. Wir können Ihnen da weiterhelfen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir sind sehr gerne für Sie da!

Balance zwischen Optimieren und Wachsen

Kostenoptimierung bezeichnet einen Management Prozess, bei dem die Unternehmenskosten analysiert und gezielt gesteuert werden. Ziel ist, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten bzw. zu verbessern, zum Beispiel durch die Verbesserung der Qualität, Risikominimierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Unterschieden wird zwischen strategischem (mittel- bis langfristigem) und operativem (eher kurzfristigem) Kostenmanagement. Wer bei Ihnen im für die Kostenoptimierung im Unternehmen verantwortlich ist, hat einen verantwortungsvollen Job, der nicht immer einfach ist. Auf der einen Seite muss er schauen, dass Kosten gesenkt werden und auf der anderen Seite sollte das Potenzial für weiteres Wachstum vorhanden bleiben. In mittleren und größeren Firmen ist für diesen Bereich die Abteilung des Controllings zuständig.

Strategisches Kostenmanagement

Ein gutes Beispiel dafür, wie Firmen ihr mittel- bis langfristiges strategisches Kostenmanagement optimieren, ist die Prüfung und Anpassung von Verträgen im Bereich Versicherungen und Telekommunikation. Aber auch Reisekosten, Kosten für das Gebäudemanagement oder den Fuhrpark können gesenkt und angepasst werden.

Optimierung sollte dabei keinesfalls allein mit dem Punkt der Kostenreduktion gleichgesetzt werden. Denn auch gezielte Investitionen können zu einem positiven Ergebnis und einer Steigerung der Effizienz beitragen, zum Beispiel, indem Sie mehr Personal einsetzen und damit Ihre Produktionsprozesse beschleunigen.

Doch der Reihe nach…Kosten, die wohl jedes Unternehmen, egal welcher Größe, hat, sind Ausgaben im Bereich Telekommunikation. In den letzten Jahren hat sich da einiges getan und deshalb sind wir davon überzeugt, dass Sie besonders hier wahrscheinlich noch einiges an Potenzial nicht vollständig ausgeschöpft haben.

Telekommunikation als wichtiger Kostenfaktor

Wissen Sie, wie viele und vor allem welche Verträge Sie und Ihre Mitarbeiter im Mobilfunkbereich haben und wie sieht es mit Ihrer Telefonanlage aus? Die Verwaltung kann ganz schön zeitaufwendig werden und Ihre Personalressourcen stark beanspruchen. Ist Ihnen klar, ob die Preise Ihrer TK Anlage noch zeitgemäß sind und haben Sie sich schon mal über Alternativen informiert? Die meisten Unternehmen zahlen viel zu viel für ihre Telekommunikation – und sind sich darüber leider nicht bewusst. Dabei stimmt meist noch nicht einmal das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Wenn Sie es anders machen möchten und Wert darauf legen, Ihre Kommunikation effektiv und zugleich effizient zu gestalten, dann sollten Sie über geeignete Anpassungsmöglichkeiten nachdenken. Maßgeblich für die Kostenoptimierung in Ihrem Unternehmen und Ihren Erfolg ist, dass Sie Ihre Telekommunikationskosten zum einen kostengünstig gestalten und zum anderen die Kommunikationsabläufe optimieren.

Das ist für den TK-Verantwortlichen in Ihrer Firma nicht immer leicht umzusetzen – nimmt doch die Dynamik auf dem TK Markt ständig zu und sind Kosten oftmals sehr intransparent. Auch Telefonrechnungen, die vom jeweiligen Anbieter kommen, sind nicht selten fehlerhaft und bedürfen einer genauen Betrachtung. All das erfordert eine stetige Analyse, Optimierung und Kontrolle der eigenen TK Umgebung, der Technik und der monatlichen Ausgaben.

Mit VoIP nicht nur Kosten sparen

Haben Sie sich schon mal Gedanken zu einer alternativen Lösung zu Ihrer derzeitigen Telefonanlage gemacht? Mit einer Voice over IP Telefonanlage können Sie nicht nur Ihre monatlichen Kosten reduzieren, sondern auch Ihre internen und externen Kommunikationsprozesse massiv verbessern. Gerade der Verwaltungsaufwand ist weitaus geringer als bei einer herkömmlichen Anlage. Welche Vorteile unter anderem auf Sie warten, wenn Sie sich für einen Wechsel entscheiden, zeigen wir Ihnen jetzt.

Kostengünstig Telefonieren

Entscheiden Sie sich für den Wechsel zu einer VoIP Telefonanlage profitieren Sie von einer Abrechnung auf Basis tatsächlicher Nutzung. Teure Fixum-Verträge können Sie dann getrost vergessen und nur noch zahlen, was Sie auch wirklich (ver-)brauchen. Auch die Anschaffung von kostenaufwendiger Hardware ist nicht notwendig. Sie gehen also kein Risiko ein.

Flexible Erreichbarkeit

Egal ob Laptop, Bürotelefon oder Smartphone – jeder Ihrer Mitarbeiter ist ab sofort immer erreichbar und wichtige Anrufe und Kontaktversuche bleiben auch auf dem Weg zum Außentermin beim Kunden nicht unbeantwortet. Und das Beste ist, dass das sowohl für das In- als auch für das Ausland gilt.

Skalierbarkeit

Ihr kleines Unternehmen soll nicht klein bleiben, sondern Sie streben nach Wachstum? Benötigen Sie neue Rufnummern, können Sie diese ganz einfach selbst über die Benutzeroberfläche Ihrer TK Anlage hinzufügen und müssen niemanden mehr beauftragen, der diese Aufgabe für Sie erledigt.

IT-Experte und Wartung nicht notwendig

Auch die Einrichtung Ihrer Telefonanlage auf Basis von VoIP können Sie ganz leicht selbst vornehmen. Updates werden automatisch von Ihrem Provider übernommen. Ein IT-Experte vor Ort ist nicht mehr zwingend nötig.

Hohe Sicherheit

Profitieren Sie außerdem von einer nahezu hundertprozentigen Ausfallsicherheit. Ihre Anlage wird in einem Rechenzentrum innerhalb Deutschlands gehostet und ist damit absolut sicher.

Unkomplizierter Wechsel

Über den Wechsel brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Nehmen Sie Ihre alten Rufnummern ganz bequem mit und verwalten Sie die Anlage direkt und ohne großen Aufwand über ein Webportal.

Kostenoptimierung im Unternehmen endlich angehen

Sie brauchen einen starken Partner an der Seite, der Sie beim Thema Kostenoptimierung im Unternehmen unterstützt und Ihnen passende Möglichkeiten im Bereich Telekommunikation aufzeigt? Wir schauen uns Ihre bestehenden Verträge an und helfen dabei, Ihre Kosten im Blick zu halten und bei Bedarf zu optimieren – damit Sie Ihr Kostenpotenzial richtig ausschöpfen! Schicken Sie uns einfach eine Nachricht oder rufen Sie uns an!

Wofür virtuelle Team Meetings?

Virtuelle Team Meetings gewinnen nicht nur in Zeiten von Corona an Bedeutung. Online Team Sitzungen sind aus dem Unternehmensalltag der meisten Firmen aktuell nicht mehr wegzudenken. Ohne sie wäre es sehr viel schwieriger, dauerhaft und über räumliche Entfernungen hinweg produktiv zusammenzuarbeiten. Sie bieten die Möglichkeit, völlig unabhängig von Ort und Zeit mit Kollegen, Geschäftspartnern und Vorgesetzten zu kommunizieren – und das sogar über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg.

Sie sind nicht nur eine begrenzte Ausweich- oder Notfalllösung, sondern bergen das große Potenzial in sich, die Geschäftswelt von morgen nachhaltig und digital zu verändern. Denn digitales Denken und Handeln steht schon seit langem immer mehr im Fokus! Meetings im Allgemeinen fördern Zusammenhalt, Kreativität und Innovationen. Beziehungen zwischen den Teammitgliedern werden gepflegt und die Teamatmosphäre aufrecht erhalten. Sie schaffen Raum, um ins Gespräch zu kommen, Informationen auszutauschen sowie um mit- und voneinander zu lernen oder sich gegenseitig bei Problemen zu helfen.

Doch wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Einfach eine Einladung an alle Teilnehmer schicken und das wars? Besser nicht so! Damit ein virtuelles Team Meeting nicht schon von Beginn im Chaos endet, sollte es gründlich vorbereitet werden. Sie sollten vor allem nur dann ein Online Treffen planen, wenn es auch wirklich notwendig ist. Viele verzetteln sich in endlos langen Sitzungen und verlieren dadurch kostbare Arbeitszeit. Regel Nummer eins lautet deshalb: Ein Meeting muss nicht lange dauern!

Die richtige Planung macht den Unterschied

Das Zeitfenster

Legen Sie vorab fest, zu welcher Uhrzeit das virtuelle Team Meeting starten und wann es in etwa wieder enden soll. Setzen Sie sich ein Zeitlimit! Zu lange Zusammenkünfte können auf die Teilnehmer ermüdend wirken. Auch kann jeder den Termin so leichter in seinen Arbeitsalltag integrieren.

Inhaltliches planen

Bereiten Sie das Treffen inhaltlich vor. Sie sollten genau wissen, was Sie bezwecken möchten. Welches Ziel soll mit der Team-Besprechung erreicht werden? Wie sieht der Ablauf aus? Welche Priorität haben die einzelnen Punkte, die Sie ansprechen möchten? Welche Aufgaben müssen verteilt werden und welche Deadlines gibt es?

Auf Teilnehmer eingehen

Während eines Online Meetings sollten Sie immer darauf achten, alle Teilnehmer mit in das Gespräch einzubeziehen. Überlegen Sie sich vorab, wie Sie das gestalten möchten. Sie können zum Beispiel die Chat Funktion nutzen, um in Kontakt zu bleiben. Teilen Sie Ihren Bildschirm, damit alle Anwesenden Ihre Gedankengänge besser nachvollziehen können. Bitten Sie vor allem darum, dass alle ihre Kamera einschalten. In einer real stattfindenden Besprechung würde man schließlich auch jeden in der Runde sehen können. Reagieren Sie auf Handzeichen oder andere virtuelle Reaktionen, die von den Kollegen übermittelt werden.

Technik prüfen

Sorgen Sie dafür, dass die technischen Voraussetzungen stimmen. Das wichtigste ist eine stabile Internetverbindung. Daneben sollten Sie über ein passendes Endgerät verfügen und dafür sorgen, dass der Akku geladen oder die Stromversorgung anderweitig gewährleistet ist. Testen Sie, ob Mikrofon, Headset und Lautsprecher funktionieren. Und was natürlich auf keinen Fall fehlen darf, ist die Wahl der entsprechenden Software, die virtuelle Team Meetings erst ermöglicht.

Team Leitung

Legen Sie fest, wer aus Ihrem Team die Gesprächsführung übernimmt. Diese Person sollte dann dafür sorgen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen können und stellt gleichzeitig sicher, dass die Besprechung nicht völlig unorganisiert abläuft. Schließlich ist es im virtuellen Raum anders, als wenn Sie Ihren Kollegen in einem Raum gegenüber sitzen. Vor allem nonverbale Signale wie die Körpersprache können schlechter wahrgenommen werden. Der direkte Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber fehlt zum Beispiel komplett.

Protokoll führen

Bestimmen Sie in jedem Meeting jemanden, der über das Gesagte stichpunktartig Protokoll führt. Zusätzlich können Sie das Gespräch über die Aufnahmefunktion aufzeichnen, sodass verhinderte Kollegen dieses auch im Nachhinein noch einmal komplett anschauen könnten.

Ungestörtheit ein Muss

Sorgen Sie für ein ungestörtes Umfeld. Ob im Home Office oder im Büro, nichts stört eine Besprechung mehr als laute und unpassende Hintergrundgeräusche. Schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos und sagen Sie zum Beispiel Ihren Familienangehörigen Bescheid, dass Sie an einem geschäftlichen Meeting teilnehmen.

Das richtige Tool wählen

Die wohl wichtigste Entscheidung ist die, mit welcher Software Sie Ihre virtuellen Team Meetings planen und durchführen möchten. Das passende Tool bietet Ihnen dabei umfangreiche Funktionen wie zum Beispiel Videokonferenzen, Einwahl per Telefon, Live Chat Funktionen, Bildschirmfreigabe, File Sharing, Cloud Zugang uvm. Sind Sie in Ihrer Wahl unsicher, sprechen Sie uns gerne an.

Unterstützende Maßnahmen

Nutzen Sie die Funktionen, die Ihre Team Meeting Software Ihnen bietet. Mit einem virtuellen Whiteboard zum Beispiel können Sie Ihre mündliche Präsentation unterstützen und somit die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer einfangen und steigern.

Rotierende Moderation

Sorgen Sie für Abwechslung bei Ihren Zusammenkünften und gestalten Sie die Moderation nach dem Rotationsprinzip. Damit kommt jeder im Team an die Reihe und jedes Meeting bekommt je nach Moderator einen unterschiedlichen Stil.

Warm-Up nicht vergessen

Planen Sie Zeit für ein Warm-Up oder eine kurze Vorstellungsrunde ein. Wie auch bei einem real stattfindenden Treffen lockert das die Stimmung und Inhaltliches kann leichter aufgenommen werden.

Agenda festlegen

Legen Sie Tagesordnungspunkte fest und gehen Sie diese während des Gesprächs Stück für Stück durch. Überschlagen Sie in Ihrer Planung, wie viel Zeit Sie in etwa für jeden dieser Punkte benötigen.

Einladung

Nicht zuletzt nützt Ihnen ein Virtuelles Team Meeting gar nichts, wenn niemand weiß, dass es stattfindet. Haben Sie den Zeitpunkt und Zeitrahmen einmal festgelegt, schicken Sie allen Teilnehmern eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung des Termins. So wissen Sie gleich, ob Sie mit allen rechnen können oder nicht.

3CX Webmeeting bietet Ihnen umfangreiche Funktionen

Das auf WebRTC basierte 3CX Webmeeting macht Ihre Planung noch einfacher. Denn ein zeitaufwendiges Herunterladen und Installieren einer separaten Software ist hier nicht notwendig. Sowohl Organisator wie auch Teilnehmer können sich ganz einfach über den Web-Browser in ein virtuelles Team Meeting einwählen – und das mit nur einem Klick. Profitieren Sie anschließend von zahlreichen Funktionen wie:

• Video- oder Telefonkonferenzen planen und durchführen
• Bildschirm teilen
• Virtuelle Reaktionen abgeben
• Umfragen starten und Feedback einholen
• Whiteboard Funktion
• Konferenz aufzeichnen
• Einwahl per Telefon
• Individuelle Einstellungen
• Remote Control nutzen
• und viel mehr…

Nachbereitung nicht vergessen

Fertigen Sie am besten schon während der virtuellen Team Sitzung ein digitales Protokoll an, das für jeden Anwesenden oder auch Abwesenden nach dem Termin zugänglich ist. Am besten ist, jemand schreibt mit und alle Teilnehmer können live mitlesen oder sich das Dokument direkt im Anschluss runterladen. So verhindern Sie, dass wichtige Informationen wie Deadlines, Zuständigkeiten, Strategie-Entscheidungen o.ä. erst viel zu spät bei den Verantwortlichen ankommen.

Virtuelle Team Meetings: Wussten Sie…?

…Dass mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland plant, auch nach der Krise virtuelle Team Meetings durchzuführen? Sowohl Präsenz-Meetings als auch Geschäftsreisen sollen dadurch deutlich reduziert werden. Warum also nicht gleich auf eine Software Lösung setzen, die nicht nur vorübergehend, sondern auch langfristig das bietet, was Sie für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit im Team benötigen?! Wir helfen Ihnen gerne, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Nehmen Sie am besten gleich noch Kontakt zu uns auf!

Was bedeutet Unified Communications?

Unified Communications oder kurz UC heißt übersetzt “Einheitliche Kommunikation”. Eine UC-Lösung steht für eine einzige Plattform, die alle modernen Kommunikationsdienste gebündelt anbietet, wie zum Beispiel Telefonie-, E-Mail-, Chat-, Video-Dienste und mehr. Mit ihr bekommt der User die Möglichkeit, alles von einem Ort aus zu pflegen und zu steuern. Sowohl interne als auch externe Kommunikations- und Geschäftsprozesse können dadurch verbessert werden. Diese maßgebliche, eine Benutzeroberfläche wird auch als UC-Client bezeichnet.

Ziel von Unified Communications ist, Grenzen zu überwinden, indem jeder Nutzer zu jeder Zeit erreicht werden kann, ganz unabhängig davon, ob er gerade mobil über das Smartphone unterwegs oder ob er im Home Office über seinen privaten Laptop erreichbar ist. Grundsätzlich geht es also um die Ermöglichung standortunabhängiger Echtzeitkommunikation – und das alles möglich durch VoIP (Voice over IP)!

Viele moderne Unternehmen setzen bereits auf Unified Communications (UC) und Unified Collaboration (UCC). Die meisten Firmen haben mehrere Mitarbeiter, die zusammen in Teams arbeiten, gemeinsam Projekte vorantreiben und sich untereinander austauschen (müssen). Eine einheitliche Kommunikationsplattform wie UC ermöglicht nicht nur die Vereinigung unterschiedlichster Tools, sondern berücksichtigt auch die Nutzung verschiedener Endgeräte oder auch deren Kombination.

UC – Gibt es das nicht schon lange?

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob die Idee von Unified Communications wirklich neu ist?! Schließlich legt Ihr Unternehmen schon seit langem auf unterschiedlichste Kommunikationsdienste Wert, um jedem Bedürfnis der Kunden und auch der Mitarbeiter gerecht zu werden. Aber es gibt einen Unterschied! Wesentliches Merkmal für UC ist, dass nicht nur viele Lösungen vorhanden, sondern zusätzlich untereinander vernetzt sind und damit zusammenarbeiten.

Die meisten Firmen haben immer noch für jeden Dienst ein separates Programm, so zum Beispiel für das Instant Messaging, Videotelefonie oder für E-Mails. Je mehr hinzu kommt desto unübersichtlicher wird das Ganze mit der Zeit. Nicht nur etliche Passwörter müssen erstellt und verwaltet werden, der Wechsel von einem Tool zum nächsten ist auch weitaus zeitaufwendiger. Kommt Ihnen das bekannt vor, sollten Sie über eine Veränderung nachdenken. Aber schauen wir uns erst einmal an, ob das Konzept von Unified Communications zu Ihnen und Ihrem Business passt.

Unified Communications für Ihr Unternehmen?

Große oder kleine Unternehmen oder gar beide?

Generell ist es besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen und Angestellten geeignet, da hier die Ansprüche an eine reibungslose Kommunikation besonders hoch sind. Aber auch für kleine Firmen kann es sinnvoll sein, die internen Prozesse auf einer Plattform gemeinsam zu bündeln und von Anfang an den Überblick zu behalten.

Technische Voraussetzungen

Eine stabile Breitband-Internetverbindung sowie das Vorhandensein von IP-fähigen Endgeräten (Hardware) ist Grundvoraussetzung für die Nutzung von Unified Communications Lösungen, da nahezu alle Anwendungen über das Internet laufen. Bei einigen Anbietern ist es möglich, bereits vorhandene Hardware in eine neue UC-Lösung zu integrieren, das heißt, Sie können noch etwas aus Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld mitnehmen. Ob und inwieweit das möglich ist, sollten Sie am besten vorab klären.

11 Vorteile mit einer Unified Communications Lösung

Nicht nur für Sie als Unternehmen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter ergeben sich aus der Nutzung einer UC-Anwendung zahlreiche Vorteile. Wir zeigen Ihnen nachfolgend auf, welche das unter anderem sind.

• Unified Communications Lösungen sind flexibel skalierbar. Wachsen Sie, Ihr Team oder die Anzahl der Tools, die Sie nutzen, wächst die Plattform ganz einfach mit.
• Seien Sie auch außerhalb des Büros erreichbar, zum Beispiel über das Smartphone oder Tablet und haben Sie alle Daten und Informationen stets griffbereit.
• Verlieren Sie keine wertvolle Zeit mehr, in der Sie darauf warten, dass Ihre E-Mails beantwortet werden. Mit der Live-Chat Kommunikation können Sie sich direkt mit Ihren Teamkollegen austauschen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder in Ihrem Team sich wohl und verstanden fühlen und stärken Sie das Miteinander durch eine einheitliche Plattform.
• Erfahren Sie Ortsunabhängigkeit und überwinden Sie Grenzen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, zum Beispiel durch die Möglichkeit, Videokonferenzen mit hunderten von Teilnehmern zu starten.
• Die leichte Bedienung und meist sehr übersichtliche Benutzeroberfläche garantiert Ihnen eine positive User Experience.
• Ihre Daten sind geschützt – Das Thema Sicherheit wird bei UC groß geschrieben.
• Produktivitäts- und Effizienzsteigerung Ihrer Mitarbeiter durch eine optimierte Zusammenarbeit untereinander.
• Seien Sie immer Up-to-Date und arbeiten Sie stets mit der neuesten UC-Lösung durch automatische Updates.
• Die kontinuierliche Anschaffung neuer Hardware oder die Aktualisierung von Lizenzen gehört mit Unified Communications der Vergangenheit an. Sparen Sie dadurch bares Geld.
• Profitieren Sie nicht zuletzt von der Möglichkeit, bereits vorhandene Programme wie ERP- und CRM Systeme ganz einfach zu integrieren und optimieren Sie damit Ihre Arbeitsprozesse und auch Ihren Kundenservice.

Was Sie mit Unified Communications bekommen

Sprachtelefonie

Eine der wohl wichtigsten Funktionen, die eine UC Plattform bieten sollte, ist die Sprachtelefonie. Mit VoIP sind Sie über das Internet für Mitarbeiter und Kunden erreichbar – egal ob über das Festnetz oder mobil.

Videotelefonie

Planen und veranstalten Sie Online Video Konferenzen, in denen Sie nicht nur die Teilnehmenden live sehen, sondern gleichzeitig auch mit ihnen interagieren können. Teilen Sie zum Beispiel Ihren Bildschirm oder geben Sie eine virtuelle Reaktion (wie zum Beispiel ein Handzeichen) auf etwas Gesagtes.

Instant Messaging

Tauschen Sie sich live und ohne Zeitverlust mit Ihren Angestellten und Kollegen aus und bleiben Sie untereinander vernetzt.

Datenaustausch

Teilen Sie Dokumente oder rufen Sie Daten direkt aus Ihrem verknüpften System ab und bleiben Sie so immer Up-to-Date, egal wo Sie gerade sind. Geben Sie Ihren Kollegen Zugriff auf Ihren geschäftlichen Kalender.

Präsenzstatus

Wissen Sie immer, welcher Ihrer Mitarbeiter und Teamkollegen gerade verfügbar ist und wer nicht. Mit der Präsenzstatus Funktion können Sie sich gegenseitig wissen lassen, ob Sie zum Beispiel gerade an- oder abwesend sind.

Website Live Chats

Ihren Website Besuchern können Sie mit der Live Chat Funktion die Option geben, direkt und in Echtzeit schriftlich mit Ihnen zu kommunizieren. So können schnell und unkompliziert Fragen geklärt und Kunden zum Kauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen animiert werden.

Mailbox

Auch die klassische Mailbox darf natürlich nicht fehlen. Richten Sie sie so ein, wie Sie sie brauchen und programmieren Sie zum Beispiel verschiedene Ansagen für spezielle Anlässe. Lassen Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner mit einer professionellen und zur Situation passenden Bandansage immer wissen, woran sie gerade sind.

Social Media

Verknüpfen Sie auch Ihre Social Media Plattformen mit Ihrer UC-Lösung und verpassen Sie keine Anfrage oder Nachricht mehr.

Integration von Hard- und Software

Behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über über all Ihre Kommunikationskanäle und Arbeits-Tools, indem Sie alle Ihre Anwendungen auf einer Plattform vereinen. Das bedeutet zum einen, dass Sie nicht auf alles Gewohnte verzichten müssen und zum anderen, dass Sie trotzdem Ihre Prozesse und Ihren Workflow kontinuierlich verbessern können.

Sie möchten mehr erfahren?

Vereinfachen Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und steigern Sie sowohl die Produktivität als auch den Zusammenhalt innerhalb Ihres Teams! Wir empfehlen Ihnen die Unified Communications Lösung von 3CX – eine softwarebasierte IP TK-Anlage. Haben Sie Fragen oder Wünsche zu dem Thema? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns noch heute. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter!

Ihr Unternehmen hat gleich mehrere Niederlassungen und deshalb benötigen Sie eine Telefonanlage für mehrere Standorte? Gerade in mittelständischen und größeren Firmen wirkt das auf den ersten Blick vielleicht wie eine große Herausforderung. Aber auch kleine Betriebe, die Ihren Mitarbeitern zum Beispiel Remote Work oder andere Modelle der flexiblen Arbeitszeitgestaltung anbieten, stehen immer häufiger vor der Frage, wie Sie Ihre Kommunikationsstrukturen intern ausbauen und besser organisieren können – und das ohne einen zu hohen Kostenaufwand!

Vor nicht allzu langer Zeit gab es nur die Option, dass Sie zunächst teure Investitionen tätigen mussten, um eine entsprechende Hardware anzuschaffen. Auch war lange erforderlich, dass Ihr IT-Experte sich mit einem Dienstleister für Telekommunikation an jedem einzelnen Standort trifft, um die Einrichtung der jeweiligen Anlagen sicherzustellen. Ein meist sehr kostenaufwendiges und Zeit intensives Unterfangen, vor dem der ein oder andere Verantwortliche sicher schon mal zurückgeschreckt ist.

Dabei geht es doch dank Voice over IP (VoIP) heutzutage sehr viel schneller und auch einfacher! Nicht nur eine der wohl entscheidendsten Anforderungen, die eine TK-Anlage für mehrere Standorte bieten sollte, wird damit erfüllt – nämlich das kostenfreie, interne Telefonieren. Sondern auch viele weitere Funktionen stehen Ihnen damit zur Verfügung, die Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Angestellten mit Sicherheit um einiges erleichtern werden.

Mehrere Standorte sind keine Seltenheit mehr

Immer häufiger kommt es vor, dass Unternehmen an unterschiedlichen Standorten aktiv sind, zum Beispiel aufgrund internationaler Vernetzungen und der Möglichkeit, im Zuge der Digitalisierung von überall aus arbeiten zu können. Vielleicht wollen Sie auch einfach expandieren und neue Filialen eröffnen.

Standortübergreifende Kommunikation wird deshalb zunehmend wichtiger. Entscheidend für Sie ist, dass Sie innerhalb Ihrer Firma auf eine Telefonielösung setzen, die es ermöglicht, trotz Distanzen effektiv und und vor allem effizient innerhalb des Teams zusammenzuarbeiten, ohne dass die Qualität der Arbeit darunter leidet.

Telefonanlage mehrere Standorte: Das sollte sie bieten

Telefonanlagen für mehrere Standorte müssen vor allem flexibel, überall verfügbar und noch dazu kostengünstig sein. Die wichtigsten Features sind zum Beispiel diese:

Kostenlose interne Telefonie

Eine Telefonanlage für mehrere Standorte sollte es ermöglichen, dass intern unbegrenzt und kostenlos miteinander telefoniert werden kann. Denn gerade dieser Kostenfaktor ist es, der Telefonrechnungen schnell in die Höhe treibt und deshalb nicht zu unterschätzen ist.

Screen- & File-Sharing

Tauschen Sie im Team Daten und Informationen aus, schnell und unkompliziert. Teilen Sie bei Bedarf Ihren Bildschirm mit Ihren Kollegen, damit diese sehen können, was Sie sehen. Besonders für Meetings ist das eine Funktion, die jede TK-Anlage mitbringen sollte.

Videokonferenzen planen und durchführen

Planen und halten Sie Videokonferenzen oder -seminare online ab. Dadurch sparen Sie und alle Teilnehmenden viel Zeit und Aufwand.

Live Chats starten

Eine Chat-Funktion für direkten schriftlichen Austausch in Echtzeit sollte es in jedem Fall geben. Mit dieser können Ihre Mitarbeiter sich über Projekte austauschen und sich gegenseitig unterstützen.

Mobile Verfügbarkeit

Unterschiedliche Standorte miteinander zu vernetzen ist das eine – auch auf Außenterminen oder unterwegs weiterhin über die Büronummer erreichbar zu sein, das andere. Mit einer VoIP TK-Anlage ist beides möglich.

Interaktives Sprachmenü

Um sowohl Zeit als auch Nerven zu sparen, sollte Ihre Telefonanlage in jedem Fall ein Interaktives Sprachmenü bieten. Damit Ihre Mitarbeiter direkt mit den richtigen Kunden verbunden werden – und der Kunde mit dem passenden Mitarbeiter!

Rufnummern hinzufügen

Benötigen Sie für einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Geschäftsstelle weitere Nebenstellen, fügen Sie diese mit wenigen Klicks ohne großen Aufwand hinzu. Und das Beste ist: Auch internationale Rufnummern für Zweigstellen im Ausland sind möglich.

Faxe per Mail

Empfangen Sie “Old-School” Faxe auf eine moderne Art und Weise – nämlich ganz einfach per E-Mail.

uvm.

Wie die richtige TK-Anlage gleich mehrere Probleme in Ihrem Unternehmen löst

Langfristige Kostenersparnis

Profitieren Sie nicht nur von einmaligen Einsparungen (z.B. keine teure Hardware oder Einrichtungskosten), sondern auch von langfristig niedrigeren Telefonkosten (bis zu 50% und mehr). Möglich wird das, da durch die Vernetzung mittels VoIP zwischen Ihren mehreren Niederlassungen keine Extra-Kosten (mehr) anfallen.

Bessere Kommunikation

Ob im In- oder Ausland, die interne Kommunikation unter Ihren Mitarbeitern wird durch eine VoIP Telefonanlage enorm verbessert. Mit Kurzwahlen haben Sie schnell genau den Kollegen in der Leitung, den Sie erreichen möchten.

Teamgefühl stärken

Durch einen verbesserten Austausch untereinander entsteht unter Ihren Mitarbeitern und Teamkollegen ein gestärktes Teamgefühl und damit auch ein besserer Zusammenhalt – gerade in Krisenzeiten! Sie werden sehen, dass sich das auch auf die Arbeitsergebnisse positiv auswirken wird.

Erreichbarkeit erhöhen

Haben Sie Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen, können Sie zudem Ihre Erreichbarkeit maximal erhöhen.

Mehr Flexibilität und maximale Skalierbarkeit

Passen Sie Ihre Telefonanlage schnell und einfach entsprechend Ihren Bedürfnissen an, aktivieren Sie in Nullkommanichts neue Nebenstellen oder vernetzen Sie ganze Standorte neu miteinander.

Enorme Zeitersparnis

Vorbei sind lange Wartezeiten für Einrichtungs- oder Wartungsarbeiten. Ihre VoIP Telefonanlage für mehrere Standorte ist sofort einsatzbereit.

Ortsunabhängigkeit

Mit einer mobilen App auf Ihrem Smartphone sind Sie unterwegs überall zu erreichen und komplett unabhängig vom eigentlichen Firmenstandort.

Diese Möglichkeiten haben Sie

Lokal (On-Premise)

1. Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Standorten mit jeweils wenigen Mitarbeitern bietet sich an, eine TK-Anlage am Hauptstandort einzurichten und die anderen Geschäftsstellen per VPN (Virtual Private Network) miteinander zu verbinden. Da nur eine Telefonanlage genutzt wird, ist der Kostenaufwand durch Wartungen etc. eher gering.
3. Bei einer größeren Firma mit vielen Geschäftsniederlassungen können Sie auch an jedem Standort eine eigene IP TK-Telefonanlage einrichten und diese untereinander vernetzen. Dadurch kann die benötigte Bandbreite bei einem erhöhten Telefonaufkommen zuverlässig gewährleistet werden. Die verschlüsselte Verbindung der einzelnen Anlagen erfolgt dann wiederum mittels eines VPN-Tunnels. Die geografische Distanz ist dabei nicht entscheidend.

Cloud Telefonanlage

Eine Telefonanlage für mehrere Standorte zusammengefasst in einer Cloud ist vor allem eine gute Option für sowohl kleine als auch mittelständische Unternehmen. Eine Vor-Ort-Einrichtung ist hier nicht notwendig. Ein Stromanschluss und Internetzugang reicht völlig aus. Das Setup erfolgt bequem aus der Ferne. Über eine Weboberfläche in Ihrem Browser können Sie Telefone an- oder abmelden, Mitarbeiter verwalten und alle notwendigen Konfigurationen vornehmen.

Telefonanlage mehrere Standorte – Längst kein Problem mehr!

Egal ob lokal installiert oder aus der Cloud, die einzige und wichtigste Voraussetzung ist immer, dass Ihr Internetanschluss an jedem Standort über eine ausreichende Bandbreite verfügt. Welche Option für Sie und Ihr Unternehmen die beste ist und welche Möglichkeiten es sonst noch gibt, erfahren Sie am besten in einem persönlichen Gespräch mit einem unserer Consultants. Fragen Sie uns!

Ohne Kunden – kein Unternehmen! Es ist so einfach, wie es klingt! Sie können das beste und günstigste Produkt auf dem Markt haben, wenn die Kundenbeziehung nicht stimmt, verkaufen Sie gar nichts! Genau da kommt der CRM Manager ins Spiel!

Er ist für die Pflege von Kundendaten und -beziehungen verantwortlich. Dabei ist sein Ziel, sowohl neue Kunden zu gewinnen als auch Bestandskunden umfangreich und zufriedenstellend zu betreuen und damit langfristig an das Unternehmen zu binden. Dafür kennt er seine Käufer so genau, dass er ihnen stets treffsichere Angebote unterbreiten kann. Kurzum: Er trägt die Verantwortung für glückliche Kunden und das Kundenwachstum.

Wächst Ihre Firma, wachsen automatisch auch die Kundendaten, die Sie irgendwo sammeln und abspeichern müssen. Eine CRM-Software allein ist schon mal Grundvoraussetzung, um den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern, aber ohne einen Fachexperten wird die Verwaltung und Analyse schnell zu einem langwierigen Unterfangen und vielversprechende Verkaufschancen bleiben ungenutzt.

Ein CRM Manager kennt seine Zielgruppe

CRM (Customer Relationship Management) bedeutet übersetzt Kundenbeziehungsmanagement. Dabei geht es generell um die strategische Gestaltung und Abbildung von allen Prozessen, die zwischen einem Kunden und einem Unternehmen stattfinden. Ein Customer Relationship Manager hat ein gutes Gespür für den Menschen und seine Bedürfnisse und Wünsche und weiß, was dieser will, noch bevor er es ausspricht. Dafür analysiert er den Markt und aktuelle Trends und schaut sich das Kaufverhalten seiner Zielgruppe genau an.

Gleichzeitig weiß er bestens über interne Möglichkeiten, Abläufe und Prozesse Bescheid. Als fester und zentraler Ansprechpartner innerhalb der Firma hat er die Aufgabe, zwischen den Abteilungen als wichtiges Bindeglied zu fungieren. Er ist quasi ein “Verkuppler” zwischen den Wünschen und Interessen des Kunden und denen des Unternehmens und findet passende, überzeugende und beste Lösungen für beide Parteien. Ein CRM Manager ist dabei sowohl analytisch topfit, als auch ein kreativer Kopf mit vielen neuen Ideen.

Ebenso ist er direkter Ansprechpartner für externe Dienstleister. Als Organisationstalent weiß ein CRM Leiter immer, welche Aufgaben als nächstes an der Reihe sind. Schlussendlich wertet ein CRM Manager anhand unterschiedlichster Daten aus, ob seine Maßnahmen erfolgreich waren oder nicht. Fühlt sich der Kunde wohl bei Ihnen und bekommt er genau das, was er gesucht hat? Anhand dieser Erfolgskontrollen leitet er dann nächste Schritte, wie zum Beispiel die Optimierung einer Marketing Kampagne, ein.

Was Sie von einem guten CRM-System erwarten können

Eine professionelle CRM-Software ist das Hauptarbeitsmittel eines CRM Managers. In dieser werden alle relevanten Kundendaten und Vorgänge detailliert erfasst und als Basis für jedes Beratungs- und Verkaufsgespräch genutzt. Ohne sie ist die Arbeit gerade in größeren Unternehmen und Konzernen nahezu unmöglich. Ein CRM hilft, die vielen Daten innerhalb eines Unternehmens, wie zum Beispiel aus dem Vertrieb, dem Kundenservice und dem Marketing, übersichtlich und kompakt zusammenzustellen und eine Grundlage für detaillierte Analysen zu schaffen.

• Archiv für Dokumente: Bündeln Sie alle Dokumente und Informationen zu einem Kunden wie E-Mails, Briefe, Angebote und Verträge, kompakt an einem Ort.
• Aufgaben und Termine im Blick: Haben Sie nicht nur Ihren eigenen Kalender, sondern auch den von Kollegen und Vorgesetzten im Auge und verwalten Sie die Termine.
• Kontaktverwaltung: Importieren und speichern Sie Adressen, prüfen Sie auf Dubletten und erstellen Sie Beziehungen unter den Kontakten. Drucken Sie sich einen Bericht über einzelne Kontakte aus.  
• Serienbriefe erstellen: Wählen Sie aus, für welche Kunden Sie einen Serienbrief erstellen möchten und versenden Sie ihn in Nullkommanichts.
• Historie: Haben Sie einen Überblick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Kunden in Kontakt war und worüber gesprochen wurde mithilfe der Historie. Diese Funktion ist besonders für die Akquise oder Beratungsgespräche hilfreich.
• Statistiken: Erstellen Sie Kontakt Statistiken, Verkaufszahlen oder Diagramme mit nur wenigen Klicks.
• Vertriebsprognosen: Treffen Sie umfangreiche und treffsichere Vertriebsprognosen.
• Berichte & Diagramme: Lassen Sie sich übersichtlich anzeigen, wie Ihr Team in den letzten Wochen gearbeitet hat und analysieren Sie, wo es Optimierungsbedarf gibt. Erstellen Sie jederzeit Datenexporte und Berichte Ihrer wichtigsten Kennzahlen.
• E-Mail Vorlagen: Sparen Sie viel Zeit, indem Sie fertige Vorlagen verwenden.
• Follow-Up Mails: Versenden Sie automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt E-Mails an Ihre Kunden und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn diese geöffnet oder gar ein Link darin geklickt wurde.
• Einfache Datenerfassung: Ein CRM sollte auch über die Funktion verfügen, zum Beispiel automatisch Telefonanrufe aufzuzeichnen und für spätere Zeitpunkte zu speichern.
• Integration anderer Software: Die Möglichkeit zur Integration mit anderen Softwarelösungen, die Sie für Ihre Arbeit im Unternehmen benötigen, erleichtert Ihren Workflow enorm.
• Mobile Verfügbarkeit: Ein gutes CRM ist auch mobil per App auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar und ermöglicht Ihnen, immer und jederzeit einsatzbereit sein.
• Leads verfolgen: Finden Sie heraus, wer Ihre Website besucht und sich für Ihre Produkte und Dienstleistungen interessiert hat.
• Echtzeit Dashboard: Organisieren und kontrollieren Sie Ihre Arbeit, planen Sie Aktionen und lassen Sie sich diese auf dem Live-Dashboard anzeigen.
• uvm…

Vorteile einer CRM Software

• Kundenbeziehungen stärken und Zufriedenheit erhöhen: Eine gute Betreuung schafft Vertrauen und führt dazu, dass Kunden sich langfristig an Ihr Unternehmen binden.
• Mitarbeitereffizienz verbessern: Schneller und unkomplizierter Zugriff auf benötigte Daten und Informationen ist die Basis für eine gesteigerte Produktivität.
• Informationen immer und überall abrufbar: Ob bei einem Außentermin oder im Home Office, ein CRM stellt Ihnen jederzeit alle Infos zur Verfügung, die Sie brauchen.
• Live-Überblick durch Echtzeit-Dashboard: Nie mehr den Überblick verlieren, weder über Ihre eigene Arbeit noch über die Ihres Teams. Sehen Sie, welche Aufgabe oder Aktivität als nächstes ansteht oder vergleichen Sie Ihre Leistung mit der einer anderen Woche.
• Bessere Entscheidungen und Prognosen treffen: Die Übersicht über allein relevante Daten hilft Ihnen dabei.
• Weniger Zeitaufwand: Planen Sie zum Beispiel Anrufe, E-Mails oder Angebote im Voraus und vor allem zur passenden Zeit für den Kunden.
• Mehr Umsätze generieren: Glückliche Kunden kommen wieder und damit können Sie Ihre Umsätze kontinuierlich steigern.
• Bessere Marketing Mails versenden: Kennen Sie Ihren Kunden, können Sie auch zielgerichteter in Marketing E-Mails und Newslettern auf ihn eingehen und genau da abholen, wo er ein Bedürfnis hat.
• Team Management optimieren: Wissen Sie, was Ihre Team-Kollegen tun, wann welche Aktionen ausgeführt wurden und nutzen Sie die Chancen, Ihr Teamwork zu verbessern.
• Zielgerichtete Kampagnen entwickeln: Erstellen Sie Listen und teilen Sie Ihre Kontakte in unterschiedliche Zielgruppen ein. Kennen Sie Ihre Zielgruppe, können Sie auch bessere Marketing Kampagnen entwickeln.
• Bedarf des Kunden besser ermitteln: Kennt ein CRM Manager das Kaufverhalten seiner Kunden, können beispielsweise Cross-Selling Chancen besser wahrgenommen und ergriffen werden. Welche Verträge wurden bereits abgeschlossen? Wo sehen Sie noch Handlungsbedarf?
• Schnellere Kommunikation mit dem Kunden: Mit E-Mail Vorlagen oder fertigen Angebots-Mustern, Newslettern usw. ist die Kommunikation mit Ihren Kunden schnell und eine zügige Reaktion ist gern gesehen.

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